Caminho crítico

Definição de caminho crítico

Por padrão, o Microsoft Project define tarefas críticas como aquelas que não possuem margem de atraso. Nesse sentido, as tarefas críticas são aquelas que devem ser concluídas exatamente no dia programado de finalização, de modo que não comprometam a data final do projeto. Se uma tarefa crítica sofrer um atraso, a data de conclusão do projeto sofrerá este impacto, e consequentemente o projeto será atrasado. O conjunto de tarefas críticas constitui o Caminho Crítico de um projeto.

A análise do caminho crítico é uma das atividades mais importantes do gerenciamento de projetos através da utilização do Microsoft Project. Conhecendo e controlando o caminho crítico do projeto, bem como os recursos atribuídos a cada tarefa crítica, o gerente de projetos poderá identificar as tarefas com potencial para afetar sua data de término, de modo a gerenciá-las de maneira mais ativa, evitando riscos de atraso.

Identificando o caminho crítico

Para que os gerentes de projeto possam identificar, entender e analisar o caminho crítico em seus projetos, o Microsoft Project oferece uma série opções, que podem ser aplicadas tanto no Gráfico de Gantt quanto nas tabelas. Iremos utilizar como referência o projeto abaixo:

Visualizando o caminho crítico com diferentes modos de exibição

É possível utilizar diferentes modos de exibição existentes no Microsoft Project para visualizar o caminho crítico de um projeto. A primeira opção de visualização se dá através do próprio Gráfico de Gantt. Na versão 2010 do Project, o gerente de projetos pode optar por visualizar o caminho crítico apenas clicando em Formato e escolhendo a opção Tarefas Críticas, presente na guia Estilos de Barra:

Após marcar esta opção, as barras que constituírem o caminho crítico do projeto serão destacadas na cor vermelha no Gráfico de Gantt:

A segunda opção que pode ser utilizada pelos gerentes de projeto é a aplicação do modo de exibição Gantt de Controle. Esse modo de exibição tem como objetivo apontar de maneira direita quais tarefas fazem parte do caminho crítico do projeto, aplicando à suas barras um tom vermelho. Para aplicar este modo de exibição, clique em Exibição à Gráfico de Gantt e escolha a opção Gantt de Controle (se você estiver utilizando o Project 2007, clique em Exibir > Gantt de Controle):

As barras em vermelho constituem o caminho crítico do projeto. Já as barras azuis representam as tarefas que possuem margem de atraso (ou seja, podem ser atrasadas em alguns dias sem que comprometam a data final do projeto).

É importante notar que, se o projeto estiver com a linha de base salva, uma barra com tonalidade cinza também será exibida no Gantt de Controle, para que se possa identificar visualmente se o projeto possui desvios de prazo em relação aquilo que foi planejado:

A terceira alternativa para visualização do caminho crítico é através do modo de exibição Gantt Detalhado. A grande diferença deste modo de exibição para o Gantt de Controle é que, no Gantt Detalhado, o Microsoft Project exibe junto das barras a margem de atraso permitida, que é a quantidade de dias em que a tarefa pode ser atrasada sem que comprometa a data de término do projeto. Para exibir o Gantt Detalhado, clique em Exibição > Outros Modos de Exibição > Mais Modos de Exibição. Na caixa de diálogo aberta, selecione o modo de exibição Gantt Detalhado (se você estiver utilizando o Project 2007, clique em Exibir > Mais Modos de Exibição. Em seguida, selecione o Gantt Detalhado):

É interessante perceber que o Gantt Detalhado possui a mesma visualização da aplicação das tarefas críticas no Gráfico de Gantt. A única diferença é que o Gantt Detalhado, por padrão, já traz consigo a margem de atraso permitida.

  

Outro modo de exibição que permite a visualização do caminho crítico é o Diagrama de Rede. Este modo de exibição tem como objetivo exibir a dependência existente entre as tarefas do projeto através da visualização de caixas conectadas com linhas que representam os links entre as tarefas. Para exibir o modo de exibição Diagrama de Rede, clique em Exibição > Outros Modos de Exibição > Mais Modos de Exibição. Na caixa de diálogo aberta, selecione o modo de exibição Diagrama de Rede (se você estiver utilizando o Project 2007, clique em Exibir > Mais Modos de Exibição. Em seguida, selecione Diagrama de Rede):

Visualizando o caminho crítico nas tabelas

Também é possível destacar o caminho crítico do projeto nas tabelas do Microsoft Project. Esta opção pode ser bastante útil quando se deseja dar maior ênfase nas linhas de tarefas críticas ao invés dos modos de exibição de Gráficos de Gantt.

A primeira opção de formatação das linhas de tarefas críticas é o Realce. Como o próprio nome sugere, o realce apresenta a opção de destacar as tarefas críticas do projeto de maneira simples e direta (lembre-se que a funcionalidade de Realce não está disponível para versões anteriores a 2010 do Microsoft Project).

Para realçar o caminho crítico, clique em Exibição. Na guia Dados, escolha o subitem Realçar e defina o critério Crítica para destacar esta informação no seu cronograma:

Como neste projeto quase todas as tarefas são críticas, você pode também criar um realce reverso, destacando apenas as tarefas não críticas. Para criar um novo filtro de realce, clique em Exibição. Na guia Dados, escolha o subitem Realçar e clique em Novo filtro de realce. Na caixa de diálogo Definição de filtro, defina um nome para o Realce (usarei como exemplo ‘Tarefas não críticas’). Em seguida, monte o critério de validação, conforme exemplo abaixo:

Clique em Aplicar:

Você também pode utilizar simplesmente o recurso de Filtro para visualizar apenas as tarefas críticas (ou não críticas) do projeto, caso não tenha interesse em utilizar o Realce.

A segunda opção disponível para visualização das tarefas que compõem o caminho crítico nas tabelas do Project é a aplicação do recurso Estilos de Texto. Essa opção funciona de maneira quase que semelhante ao Realce, com a diferença de que a ênfase de preenchimento não é realizada nas células das linhas das tarefas críticas, e sim à fonte do seu texto. A vantagem de se utilizar os Estilos de Texto é que a visualização das tarefas críticas não é tão agressiva ao usuário como o Realce.

Para aplicar os Estilos de Texto, primeiro remova o Realce. Em seguida, clique em Formato > Estilos de Texto. Na caixa de diálogo Estilos de Texto, escolha a opção Tarefas Críticas em Alterar item. Em seguida, escolha o tipo de formato que deseja aplicar:

Clique em OK para visualizar a formatação aplicada às tarefas críticas:

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Até a próxima!

Dropbox

Olá pessoal,

Nós que dependemos da tecnologia em todos os aspectos (profissionais, pessoais e etc.), acabamos virando reféns dos cada vez menores (e cada vez mais espaçosos) pen-drives. Sem eles, quem consegue sobreviver hoje em dia?


Pois bem, eu já consegui me livrar deles. Até porque, convenhamos, é um risco considerável deixar todos nossos arquivos ali naquele mini drive externo, uma vez que perdê-lo, esquecê-lo ou até danificá-lo não é das coisas mais difíceis... Por isso achei importante compartilhar uma ferramenta simplesmente espetacular que estou usando: o Dropbox.


Basicamente, o você instala o Dropbox em quantas máquinas (e dispositivos móveis) quiser, e ele sincroniza seus arquivos em todos esses dispositivos. Não entendeu? Pense o seguinte: você tem o seu laptop pessoal, mais o computador no trabalho, mais o seu celular, mais o seu tablet. Hoje em dia, precisa do pen-drive ou de um cartão de memória pra levar seus arquivos pessoais de um lugar pra outro, não é? Instalando o Dropbox, o sistema cria uma pasta em cada um desses dispositivos, e sempre que você adicionar, editar ou excluir um documento de uma das máquinas, ele fará o sincronismo em todas as outras, mantendo as pastas sempre atualizadas. Além disso, você ainda pode fazer todos esses procedimentos via web, caso você não esteja em uma das máquinas que você instalou o Dropbox.


Simplesmente fantástico. Fora que ele permite que você compartilhe determinados arquivos com quem você quiser. Os caras dão 2GB de espaço free pra você usar a vontade. Acima deste limite, você paga um valor anual.


Faça o teste, tenho certeza que você não vai se arrepender.


www.dropbox.com


Até a próxima!

Usando a função REPT para criação de Dashboards em formato de tornado

Olá pessoal,

No último post sobre Dashboards, escrevi sobre como criar um Dashboard de tornado utilizando o recurso de formatação condicional do Excel 2010 (clique aqui para visualizar o post). Todavia, os usuários das versões 2003 e 2007 não conseguem criar o Dashboard utilizando esta funcionalidade, pelos seguintes motivos:

• Na versão 2003, esta funcionalidade não está disponível
• Já na versão 2007, a funcionalidade de formatação condicional oferece menos recursos comparada à versão 2010, o que impossibilita a criação do Dashboard

Para oferecer a possibilidade de que as pessoas que trabalham com o Excel 2003 ou 2007 possam criar o Dashboard de tornado, vou mostrar como criar este gráfico através da aplicação da função REPT. Vou usar como referência a versão 2007 do software, mas o processo de construção na versão 2003 (e também na 2010) é exatamente o mesmo.

Temos aqui a planilha com os dados:

Como não é possível utilizar a formatação condicional, copie os dados da coluna Idade e também os cabeçalhos Homens e Mulheres para colunas à direita. Vou usar como referência inicial a coluna I:

Agora é que vem a parte interessante. Os dados que irão alimentar o Dashboard estão nas colunas C e D (o resultado da distribuição da população por idade entre homens e mulheres). Para criar o aspecto visual de gráfico, iremos utilizar a função REPT do Excel. Essa função tem como finalidade repetir um determinado caractere, de acordo com a quantidade de vezes desejada pelo usuário. Clique na célula J6 e digite a seguinte fórmula:

=REPT("|";C6/100000)

Para que você entenda a fórmula: utilizamos REPT para repetir um determinado caractere. Dentro da função, o primeiro argumento (chamado texto) foi o caractere de barra vertical ( | ), que está entre aspas pois é um caractere do tipo texto. O segundo argumento (núm_vezes) representa a quantidade de vezes que o caractere será repetido. Como essa repetição tem que se dar de acordo com a população, especificamos a célula C6, que contém o primeiro valor das faixas da população do sexo masculino. Estou dividindo o resultado por 100.000, pois a quantidade de repetições dos valores será muito grande, dado os números da planilha. Dessa maneira, é possível trabalhar com números menores e mais fáceis de manipular, sem perder a proporcionalidade entre eles.

Após criar a primeira função, arraste-a para as demais células da coluna I:

Agora é só fazer alguns ajustes:

• Selecione os dados e utilize o alinhamento de texto a direita;
• Modifique a fonte dos dados conforme desejar (uma sugestão é a fonte Arial tamanho 6);
• Modifique o tamanho da largura da coluna para 27 cm;
• Aplique uma cor conforme desejar (azul ou verde são as sugestões).

Veja o resultado preliminar:

Agora basta repetir os mesmos passos para os dados das mulheres, mantendo apenas o alinhamento padrão à esquerda e aplicando uma cor no tom vermelho:

Simples e bastante funcional, não é?

Se desejar, faça o download do arquivo digital deste post clicando aqui.

Até a próxima!

Manual de Certificação PMP em Português

Para o pessoal que está se preparando ou se planejando para obter a certificação PMP (o que é o meu caso), temos aqui o link do Manual de Certificação PMP oficial do PMI, em português, para download.

Clique aqui para visualizar e fazer o download do material e boa leitura!

Até a próxima

Planejamento Financeiro 2012

 Final de ano chegando, hora de traçar as metas e fazer os planos para 2012. Para não ficar apenas na intenção, baixe a planilha para fazer o seu planejamento financeiro para o próximo ano, e tenha um maior controle dos seus gastos.


Se a planilha te ajudar a se organizar e controlar melhor a maneira como você gasta seu dinheiro, já terá valido a pena. Se sobrar alguma coisa, também aceito doações ;-)


Baixe a planilha clicando aqui.


Até a próxima!

Atalhos do Excel

Para os usuários do Excel, esta é uma boa planilha para tornar mais rápido o acesso às funcionalidades e comandos do Excel 2007/2010.


Clique aqui para baixar a planilha.


Até a próxima!

Usando formatação condicional para criação de Dashboards em formato de tornado

O site dos resultados do Censo 2010 do IBGE é uma excelente fonte de dados e ideias para construção de Gráficos, Indicadores e Dashboards. Navegando pelo site, um gráfico em especial chamou a minha atenção: é o que trata da distribuição da população brasileira por sexo, segundo os grupos de idade (clique aqui para visualizar o gráfico). Este gráfico apresenta os dados demográficos do país de maneira bem simples, possibilitando a análise da distribuição da população brasileira atual.

Pegando carona nos dados do IBGE, vou mostrar neste post como replicar as mesmas informações, porém, ao invés de utilizar gráficos, vou mostrar como montar o Dashboard utilizando os recursos de formatação condicional.

Em primeiro lugar, entre no site e copie os dados para uma planilha do Excel:

Em seguida, selecione todos os dados da distribuição apenas dos homens. Clique em Página Inicial à Formatação Condicional à Nova Regra:

Mantenha a opção Formatar todas as células com base em seus respectivos valores. Na seção Edite a Descrição da Regra, escolha o Estilo de Formatação Barra de Dados e marque a opção Mostrar Barra Somente:

Na seção Aparência da Barra, escolha uma cor de sua preferência. Além disso, em Direção da Barra, modifique a opção para Da Direita para a Esquerda:

Clique OK:

Agora você pode repetir o mesmo processo de criação de uma nova regra de formatação condicional com os dados das mulheres. Modifique apenas a cor da barra para uma cor de sua preferência (neste caso, você não precisará modificar a Direção da Barra):

Vale a pena aumentar um pouco a largura das colunas e remover as linhas de grade da planilha:

Se quiser, você também pode fazer o download do post em formato PDF, clicando aqui.

Até a próxima.

Funções do Excel em Inglês

Se você já utilizou o Excel em Inglês alguma vez, deve ter percebido que a tradução das funções nem sempre é uma coisa fácil de descobrir. Isso acontece porque algumas funções são escritas com siglas, e não há uma tradução imediata para elas – caso do PROCV, que no inglês vira VLOOKUP.

Por isso, é bom sempre ter a mão um tradutor de funções, para uma consulta rápida nos casos que você não lembra – ou não sabe – a tradução de uma determinada função.

Clique aqui para baixar o arquivo de tradução das fórmulas do Excel.

Até a próxima

Controles de formulário em Dashboards: caixa de combinação

Pegando carona no post sobre a utilização de controles de formulários para criar Dashboards, um tipo de controle de formulário muito interessante que pode ser utilizado na construção de Dashboards dinâmicos é a Caixa de Combinação. Ela pode ser utilizada para selecionar uma determinada informação dentre uma lista de valores, possibilitando ao usuário a análise individual de suas informações.

Vejamos o exemplo abaixo:

Esta planilha apresenta a quantidade mensal de voos em atraso por companhia aérea no ano de 2010. O objetivo será criar uma visualização gráfica das informações, comparando os dados de todas as companhias em um gráfico de linhas.

Para iniciar o trabalho, selecione os dados das companhias de Janeiro a Dezembro (sem incluir a linha Total Geral) e insira um gráfico de linha:

Para melhorar a apresentação visual das informações, efetue os seguintes passos:

1. Insira o título “Atrasos por Companhia – 2010” no gráfico;
2. Selecione a linha de cada uma das companhias aéreas e aplique uma cor sólida, de preferência com um tom cinza. Esse tom deverá ser aplicado às linhas de todas as companhias;
3. Remova a legenda do gráfico;
4. Se desejar, aplique uma cor clara à área de plotagem do gráfico;
5. Ajuste o tamanho e posicione o gráfico da maneira que desejar.

A esta altura, você deve estar se perguntando: “mas como as pessoas conseguirão comparar os dados se todas as linhas do gráfico possuem a mesma cor e não há legenda para diferenciá-las?”. É aí que entra a caixa de combinação. Conforme dito no início do tópico, a caixa de combinação pode ser utilizada para selecionar uma determinada informação dentre uma lista de valores.

Inserindo e configurando a caixa de combinação

Vamos agora começar a trabalhar com o controle de formulário Caixa de combinação. Para utilizá-lo, clique na guia Desenvolvedor e, na seção Controles, clique no botão Inserir > Caixa de Combinação:

Posicione o mouse onde deseja que a caixa de combinação seja inserida e efetue um clique:

Pode ser que o formulário fique maior do que o esperado. No entanto, você pode utilizar as alças nos cantos do botão para ajustar o seu tamanho:

Agora, você precisa efetuar as configurações de funcionalidades da caixa de combinação. Clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação e escolha Formatar Controle:

As opções de configuração do botão são as seguintes:

• Intervalo de entrada: neste local, você deve fornecer a lista de itens que o botão irá exibir. Como neste trabalho deseja-se comparar os atrasos das companhias aéreas, selecione o intervalor $C$7:$C$12, que é a lista com o nome das empresas;
• Vínculo de célula: conforme vimos na criação da caixa de seleção, toda vez que um botão de formulário é inserido na planilha, ele precisa ser vinculado a uma célula. Relembrando, esse vínculo terá a função de garantir que, sempre que o botão for utilizado, as células que dele são dependentes também recebam esta atualização. A título de exemplo, escolha a célula $Q$1 como vínculo para a caixa de combinação;
• Linhas suspensas: este item é responsável por determinar a quantidade itens que serão exibidos quando o usuário clicar no botão. Por exemplo, você pode ter uma lista de 10 valores, mas deseja que apenas 5 sejam exibidos quando o usuário clicar no botão. Para visualizar os outros 5 valores restantes, o usuário poderá utilizar a barra de rolagem vertical disponibilizada no botão;
• Sombreamento 3D: marque esta caixa caso deseje aplicar um formato 3D para o botão.

Ao final da configuração, clique OK. Em seguida, clique no botão para visualizar as companhias aéreas:

Ao escolher uma determinada companhia (Web Air, por exemplo), a célula Q1 irá exibir o número de classificação desta companhia em relação às demais, ou seja, qual posição ela ocupa (partindo de cima para baixo) na lista selecionada na caixa de combinação:

Veja que o número inserido na célula Q1 foi o número 4, porque a companhia Web Air é a quarta linha das companhias aéreas selecionadas na caixa de combinação.

Configuração do gráfico

Uma vez que a caixa de combinação foi criada e configurada, é necessário passar à segunda parte, para configurar a maneira como os novos dados serão interpretados pelo gráfico. A ideia é que uma nova linha colorida seja acrescida ao gráfico, de modo a destacar a companhia selecionada na caixa de combinação. Para isso, iremos utilizar uma nova fórmula, que será criada a partir da célula C32 (clique nesta célula).

A função ÍNDICE será utilizada para obtermos os valores desejados. De modo geral, a função índice retorna um valor posicionado na intersecção de uma linha e coluna específica, em um intervalo de dados especificado. Caso você nunca tenha utilizado a função índice, sugiro que utilize a Ajuda do Excel para obter maiores informações sobe esta função.

Posicionado na célula C32, clique em Inserir Função e escolha e função Índice. Entre as duas opções de função, escolha a primeira, que contém os argumentos matriz;núm_linha;núm_coluna:

• No argumento Matriz, você deve especificar a tabela de referência que contém os seus dados. Selecione a tabela com todas as informações sobre as companhias, presente no intervalo $C$7:$O$12;
• Em Núm_linha, você deve determinar qual a linha da planilha que será utilizada como referência para o cruzamento das informações. Como esta linha depende da companhia aérea escolhida na caixa de combinação, selecione a célula que funciona como vínculo desta célula –$Q$1;
• Em Núm_coluna é necessário definir qual coluna será utilizada como referência para o cruzamento das informações, assim como foi feito no argumento num_linha. Como desejamos, neste momento, trazer a informação do nome da companhia, digite o número 1 (pois dentro da matriz selecionada, a primeira coluna selecionada é a coluna que contém o nome da companhia).

Perceba que o Excel já informa que o resultado da fórmula trará Web Air. Clique OK para finalizar. Em seguida, você pode modificar a caixa de combinação para outra companhia, de modo a validar o funcionamento da função índice:

Para finalizar o passo de configuração da função Índice, aplique a mesma função nas próximas 12 colunas a direita (da coluna D até a coluna O), tomando o cuidado de mudar a referência da posição de cada coluna para que reflitam o resultado do mês esperado:

Agora, falta apenas introduzir os novos dados no gráfico, para que fiquem destacados. Selecione os dados criados com a função Índice (da célula C32 até a célula O32) e pressione CTRL C (copiar). Em seguida, clique na área de plotagem do gráfico e clique CTRL V (colar). Uma nova linha será criada no gráfico, num tom azul suave:

Selecione a nova linha e aplique um tom mais escuro e destacado, como por exemplo vermelho. Se achar interessante, você pode também aumentar a espessura da linha, na seção Design:

Para melhorar a apresentação dos dados, pinte com a cor branca as células da linha 32 e da coluna Q, pois as mesmas são utilizadas apenas como referência, não havendo necessidade de estarem visíveis aos usuários. Em seguida, você poderá dar os toques pessoais que desejar e modificar a caixa de combinação para destacar as companhias conforme sua preferência:

Para fazer o download do arquivo digital do post, clique aqui.

Para fazer o download da planilha utilizada como referência para este post, clique aqui.

Até a próxima!