Gerenciando os custos dos projetos - 01/03

Aplica-se ao Microsoft Project 2010 e 2007.

Ao trabalhar com o Microsoft Project, a combinação da taxa padrão cadastrada para os recursos (de trabalho, materiais ou custos) com a quantidade de horas ou insumos/materiais requeridos para a execução das atividades permitirá que o gerente de projetos saiba qual o valor necessário para a execução do seu projeto. E, considerando que o gerenciamento dos custos constitui um dos fatores críticos para o sucesso do projeto, todo gerente precisa garantir que os custos de execução do seu projeto sejam os mais próximos possíveis daquilo que foi planejado.

Vou dividir este tema em uma sequência de três posts, com o objetivo de exemplificar quais os melhores métodos para o cadastro e lançamento do custo dos recursos ao longo da utilização do Microsoft Project.

Tipos de Recurso


O Microsoft Project possui três tipos de recurso:

Recursos de Trabalho: as pessoas ou equipamentos que dedicam esforço (horas) para a conclusão das tarefas. Seu trabalho é contabilizado em horas, e o custo destes recursos em um determinado projeto é medido multiplicando-se seu valor hora pela quantidade de horas alocadas nas atividades.

Recursos do tipo Material: são os suprimentos e insumos necessários para completar determinadas tarefas do projeto (como computadores, maquinário, móveis de escritório ou itens de consumo em geral). Seu custo é medido de acordo com a quantidade de itens necessários para a execução de uma ou mais tarefas do projeto.

Recursos do tipo Custo: este tipo de recurso, disponível a partir do Microsoft Project 2007, permite que o gerente de projetos efetue o lançamento de gastos do orçamento que não estejam relacionados com os recursos associados à execução das atividades, ou então recursos que serão utilizados repetidamente nos projetos, mas que, entretanto, não possuem um valor pré-definido (como almoço de negócios, corrida de táxi, passagens aéreas, hospedagens, etc.).

Cadastrando recursos e definindo a taxa padrão

Para cadastrar os recursos que farão parte do seu projeto, e consequentemente especificar o valor do seu custo, abra o Project Professional e, na guia Tarefa, clique no modo de alternância do Gráfico de Gantt para acessar a subseção Planilha de Recursos (se vocês estiver usando o Project 2007, clique em Exibir > Planilha de Recursos). Nesta seção você poderá cadastrar todos os recursos que serão utilizados no seu projeto, sua categoria (trabalho, material ou custo), sua taxa padrão, taxa de hora extra, custo uso, calendário e etc.

Ao alocar os recursos às tarefas do seu projeto, o custo das atividades será calculado em virtude da quantidade de horas das tarefas (para recursos de trabalho) ou da quantidade de recursos a serem utilizados (para recursos material).

Para visualizar os custos do projeto de acordo com a alocação dos recursos nas tarefas, clique na guia Exibição, na Faixa de Opções. Em seguida, no item Tabelas, selecione a Tabela de Custo (no Project 2007, volte à visualização do Gráfico de Gantt e clique em Exibir > Tabela > Custo):

Alterando o valor da taxa padrão dos recursos

Durante o desenvolvimento e a execução de projetos, surgem situações nas quais é preciso controlar e manipular o custo dos recursos que estão sendo empregados, aumentando ou diminuindo o valor da sua taxa padrão. Suponhamos um projeto que está sendo realizado para atender uma demanda da área de construção civil: ao longo do tempo, o custo dos materiais pode sofrer alterações, e o seu preço subir. Assim como, de modo coletivo ou espontâneo, o salário das pessoas alocadas para o projeto pode vir a ser reajustado a partir de uma determinada data.

Ao efetuar o cadastro de um recurso, o valor da taxa padrão sempre é definido na Planilha de Recursos. Para modificar o valor da taxa padrão do recurso, não se recomenda a alteração da taxa padrão atual, pois isso causaria impacto em todos os custos passados do projeto. Também não seria interessante cadastrar um novo recurso com o mesmo nome, uma vez que dessa forma não teríamos o histórico dos custos deste recurso ao longo do projeto, bem como possíveis superalocações não seriam identificadas.

Para resolver esta questão, o Microsoft Project permite que o gerente de projetos cadastre novas taxas padrão para o recurso, baseadas em datas específicas. Para cadastrar taxas diferenciadas, vá à Planilha de Recursos e efetue duplo-clique no recurso que deseja alterar. Ao acessar a caixa de diálogo Informações sobre o recurso, vá até a guia Custos e especifique o novo valor da taxa padrão, em conjunto com a data de início na qual o novo valor deve ser considerado:

Voltando ao cronograma do projeto, ao cadastrar o recurso nas tarefas, o valor da sua taxa padrão será aplicado de acordo com as datas determinadas:

Pode-se ver o funcionamento da taxa padrão diferenciada ao acessar a Tabela de Custo do projeto: