Personalizando o Ribbon

Entre as muitas novidades introduzidas pela Microsoft na versão 2010 do Microsoft Project, uma das mais significativas foi a mudança dos antigos Menus e Barras de Ferramentas pela Faixa de Opções (Ribbon, em inglês). Já incorporada na versão 2007 dos aplicativos do pacote office (Excel, Word, Power Point e Access), a faixa de opções só foi adicionada a versão 2010 do Project, não estando disponível na versão 2007 do software.

Muitos usuários da versão 2010 sentem-se, num primeiro momento, desconfortáveis em relação a utilização da faixa de opções, assim como aconteceu com os outros aplicativos do office na versão 2007. Contudo, com o passar do tempo, muitos percebem que ela contribui de maneira significativa para a organização das ações que são tomadas no software, uma vez que os comandos são organizados em grupos lógicos – separados por assunto e, em seguida, por grupos. Essa maneira de organização permite que os usuários possam trabalhar de maneira mais eficiente, uma vez que suas ações são realizadas dentro dos grupos que segmentam a faixa de opões, de acordo com o ciclo de vida do seu projeto.

Personalizando a Faixa de Opções

Mesmo sendo mais interativa e dinâmica que os antigos Menus e Barras de Ferramentas, é comum que a faixa de opções requeira um tempo razoável de utilização para que os usuários se acostumem e se sintam confortáveis em explorar todos os seus recursos. Nesse sentido, para evitar perder tempo procurando um determinado comando, você pode personalizar a faixa de opções da maneira desejada, criando novas guias e colocando nelas os comandos que você utiliza com mais frequência.

Para personalizar a faixa de opções e deixá-la do seu jeito, siga os passos:

No Microsoft Project, clique em Arquivo > Opções. Em seguida, clique em Personalizar Faixa de Opções. O Microsoft Project apresenta todas as guias existentes na faixa de opções, apontando quais estão sendo exibidas e quais estão ocultas, conforme exemplo abaixo:

Para criar a sua própria guia, clique em Nova Guia. O Project irá criar uma guia chamada Nova Guia (Personalizado), a qual contém um único grupo chamado Novo Grupo (Personalizado):

Para renomear a nova guia, selecione-a e clique em Renomear. Neste exemplo, vou dar à minha guia o nome de Favoritos. Em seguida, crie novos grupos e os renomeie conforme suas características. Utilizarei no meu exemplo os
grupos Projeto, Tarefa, Recurso e Geral:

Em seguida, você deve escolher quais comandos utilizará em cada grupo personalizado. Como estamos falando de uma personalização individual, cada usuário deverá configurar seus grupos e comandos de acordo com os botões que utiliza com maior frequência no dia-a-dia. Para ter acesso a todos os comandos disponíveis para o Microsoft Project, do lado esquerdo da janela de personalização da faixa de opções, na seção Escolher comandos em, selecione o item Todos os comandos. Em seguida, você deve selecionar os comandos desejados e adicioná-los em cada um dos grupos criados.

Eu personalizei a minha faixa de opções com os seguintes comandos:

Grupo Projeto: Abrir, Fechar, Novo, Salvar, Salvar como, Definir Linha de Base, Informações do Projeto, Relatórios Visuais.

Grupo Tarefa: 0% concluída, 25% concluída, 50% concluída, 75% concluída, 100% concluída, Agendamento Automático, Informações da tarefa, Recuo, Rolar até a tarefa, Vincular Tarefas, Anotações da Tarefa.

Grupo Recurso: Atribuir Recursos, Substituir Recursos, Planejador de Equipe.

Grupo Geral: Gráfico de Gantt, Planilha de Recursos, Mostrar Estrutura de Tópicos, Escala de Tempo, Linha de Base, Número da Estrutura de Tópicos, Tarefa de Resumo do Projeto.

Ao finalizar a personalização da faixa de opções, posicione o novo grupo criado da maneira que lhe for mais conveniente. Em seguida clique OK para ver o resultado:

Exportando a Faixa de Opções

Após personalizar todos os grupos e comandos da sua faixa de opções, você pode compartilhá-la com amigos e outras pessoas que também utilizam o Microsoft Project 2010. Esta é uma ação que agrega valor quando membros de uma mesma organização desejam ter um único modelo de grupos e campos personalizados, estabelecendo um padrão único na companhia. Para compartilhar as personalizações efetuadas na faixa de opções, clique em Arquivo > Opções. Em seguida, clique em Personalizar Faixa de Opções. Na parte inferior da janela você verá a opção Importar/Exportar:

Ao clicar em Exportar todas as personalizações, o Microsoft Project irá salvar um arquivo com as personalizações que você realizou. Você poderá enviar o arquivo para seu colega, ou mesmo disponibilizá-lo em uma pasta compartilhada na rede da sua empresa. As pessoas que tiverem interesse em aplicar as configurações ao Project Professional deverão clicar em Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de Opções > Importar/Exportar. Em seguida, bastará escolher o local do arquivo exportado e clicar em abrir para que o Microsoft Project assuma as customizações realizadas.



Dashboards em Excel

Dashboards - Getting Started

O termo inglês Dashboard, que por vezes é traduzido em língua portuguesa como Painel de Indicadores ou mesmo Painel de Controle, refere-se ao conjunto e a combinação de diversos elementos gráficos e visuais que tem como função principal oferecer a visualização de dados gerenciais para suportar a interpretação, a análise e a tomada de decisões estratégicas. No mundo corporativo, os Dashboards podem ser definidos como a representação gráfica do desempenho dos negócios de uma organização.

Os Dashboards são, ao fim e ao cabo, o resultado do trabalho de Business Intelligence que é efetuado em uma organização. O conceito de Business Intelligence refere-se ao conjunto de processos, ferramentas e técnicas para coleta, organização, análise e compartilhamento de um grande volume de dados complexos, gerando um esforço para desenvolvimento de um apurado processo de entendimento dos negócios, de modo a apoiar e oferecer suporte e orientação na condução e organização dos objetivos estratégicos da companhia. Em outras palavras, o principal objetivo do Business Intelligence é o de capturar um volume considerável de dados, organizá-los, entende-los e utilizá-los no processo de tomada de decisão. Com isso, temos a dimensão da importância dos Dashboards, uma vez que eles são, na grande maioria das vezes, a principal fonte de apresentação de toda a análise realizada pelos processos de BI.

Atualmente, inúmeros sistemas de ERP oferecem plataformas para criação e manipulação de Dashboards e relatórios estratégicos. Todavia, por conterem informações e referencias pré-definidas, por muitas vezes essas plataformas acabam por “engessar” o usuário, uma vez que se no meio do caminho uma nova necessidade é descoberta os relatórios já padronizados quase nunca oferecem flexibilidade suficiente para serem alterados, fazendo com que o usuário tenha sempre que recorrer aos experts da solução e criando assim um ciclo de dependência.

Por esses (e outros) motivos, o Microsoft Excel se apresenta como uma das melhores (senão a melhor) opção para a criação de Dashboards corporativos, pois desde que o usuário possua acesso aos dados que irão alimentar os seus relatórios, suas opções de criação são ilimitadas, restringindo-se apenas a habilidade do usuário na manipulação dos dados e às necessidades apresentadas pela sua organização.

Dashboards – principais requisitos

Além de ser a porta de saída para avaliação, análise e tomada de decisões estratégicas e gerenciais, os Dashboards devem possuir duas características básicas para valerem a pena: 1) devem ser fáceis de compreender e 2) devem ser dinâmicos.

Fáceis de entender porque os gráficos e demais elementos visuais que compõem os Dashbodards devem apresentar o panorama que será analisado de modo que qualquer pessoa o consiga interpretar sem maiores problemas. Dinâmicos porque, ao invés de apresentar apenas gráficos estáticos, os Dashboards devem ser interativos, estando conectados com as atualizações realizadas na sua base de dados e oferecendo aos usuários a possibilidade de manipulação das informações, de modo que possam realizar análises em mais do que uma única dimensão.

Irei utilizar o blog para compartilhar, trocar ideias e colaborar, com pessoas que tenham interesse em se aprofundar no assunto, os principais fundamentos, mecanismos, processos e ferramentas requeridas para a construção e combinação de gráficos e elementos visuais para a geração de Dashboards dinâmicos e funcionais.

A ideia é escrever uma série de posts com os principais itens que compõem os Dashboards e qual o passo-a-passo necessário para sua construção.

Abaixo alguns exemplos de Dashboards corporativos construídos com a ajuda do Microsoft Excel 2010:

Espero que as dicas e ideias compartilhadas sejam úteis.

Certificação MCTS Project 2010 - 70-178

Tenho observado que atualmente muitas pessoas que trabalham (ou que pretendem trabalhar) com gestão de projetos estão procurando se especializar cada vez mais nessa abrangente área, tanto do ponto de vista de conhecimento técnico como do ponto de vista operacional. Há hoje no Brasil um mercado em plena expansão para absorver a crescente demanda por cursos, treinamentos e formações que ajudem as pessoas a conquistar certificações que lhe deem credenciais para atuar como gerentes de projeto.

Acompanho com frequência os podcasts do Ricardo Vargas, e um dos últimos que foi disponibilizado me chamou bastante atenção: o que fala sobre a cerificação 70-178 – Microsoft Certified Tecnhical Specialist (MCTS) – Microsoft Project 2010. Esta certificação oficial da Microsoft tem como público-alvo pessoas que utilizam o Microsoft Project Professional 2010 para gerenciar seus projetos, efetuando a gestão completa durante todo seu ciclo de vida, e possibilitando a comunicação das informações com os stakeholders envolvidos (indivíduos, recursos e membros de equipe, clientes, fornecedores, executivos e etc.)

Um dos pontos bem colocados pelo Ricardo Vargas é justamente o valor agregado produzido pela combinação de uma certificação de técnicas de gestão de projetos (como por exemplo PMP ou Prince2) com uma certificação técnica de ferramentas de gestão (caso do exame 70-178), pois este mix garante que a pessoa possui as qualificações técnicas para a gestão de projetos e conhece os mecanismos e ferramentas para aplicá-las na prática.

O valor do exame atualmente é de 100 dólares americanos, e pode ser feito tanto em Português (brasileiro) como em Inglês. Para agendá-lo, você deve recorrer a um centro autorizado Prometric.

Abaixo alguns links que podem ajudá-lo no processo de certificação. Espero que sejam de boa utilidade.

Ouça o podcastdo Ricardo Vargas

Informações sobre a certificação MCTS

Onde realizar o exame

Boa sorte!

Importando cronogramas do Excel

Não são raros os casos de pessoas que utilizam o Microsoft Excel para criar cronogramas e controlar seus projetos e iniciativas corporativas. Mesmo não sendo a ferramenta ideal para atender este tipo de necessidade, a utilização do Excel é muito comum, pois as pessoas estão familiarizadas com o software e, as vezes, não possuem licenças do Microsoft Project para criar seus cronogramas.

Se você possuir cronogramas criados em Excel, ou mesmo se receber projetos de fontes externas neste formato (de clientes, fornecedores, parceiros, etc.) você pode importá-los para o Microsoft Project de maneira simples e passar a controlá-los através da ferramenta correta.

Em primeiro lugar, você precisa organizar o cronograma separando cada campo da sua planilha em uma coluna específica, conforme exemplo abaixo:

Para importar os dados para o Project, abra o software e clique em Arquivo à Abrir. Na caixa de diálogo Abrir, selecione o tipo de arquivo Pasta de Trabalho do Excel. Em seguida, selecione o diretório onde seu arquivo está armazenado e clique em abrir.

O Microsoft Project irá abrir o Assistente para Importação. Clique em avançar para continuar:

O assistente irá perguntar se você deseja criar o seu projeto a partir de um mapa existente. Caso você já tenha feito alguma vez uma importação e tenha salvo um mapa, clique em Usar mapa existente. Como essa é a primeira vez em que esta ação está sendo executada, clique em Novo Mapa. Em seguida, o assistente irá perguntar como você deseja importar este arquivo. Selecione a opção Como um novo projeto. Como você está importando um cronograma originário de uma planilha em Excel, na próxima etapa selecione a opção Tarefas, para que o Microsoft Project entenda a qual entidade os dados importados devem pertencer:

Na etapa seguinte, você deve informar quais os campos que serão mapeados na importação do cronograma, especificando a planilha de origem dos dados e mesclando os dados das colunas do Excel com os campos do Microsoft Project. Perceba que o assistente tentará reconhecer os campos através de seu nome, sugerindo como os dados oriundos do Excel deverão ser aceitos pelo Project. Caso existam campos com nomes diferentes, o mapeamento não será realizado de maneira direta pelo assistente (caso dos campos Fase/Atividade e Links):

Você pode especificar manualmente o mapeamento dos campos que o assistente não conseguir organizar:

Ao finalizar o processo de importação, você poderá salvar o mapa criado, caso seja necessário utilizá-lo em futuras importações de cronograma. Para isso, clique no botão Salvar mapa e especifique o seu nome:

Durante a importação, o Microsoft Project pode encontrar alguns problemas na criação do vínculo entre as tarefas. Isto acontece principalmente em virtude da não organização das tarefas em fases e resumos, uma vez que o assistente de importação consegue identificar quais atividades do cronograma devem ser consideradas como tarefas de resumo e quais devem ser consideradas como tarefas. Você irá visualizar algumas mensagens como a do exemplo abaixo, mas poderá finalizar o processo e efetuar o recuo das tarefas posteriormente, de maneira manual:

O cronograma será criado e exibido conforme exemplo:

Para ajustas o cronograma, exiba a Tarefa de Resumo do projeto, modifique o Modo das Tarefas para automático, recue as tarefas de acordo com as fases/tarefas de resumo e confira suas predecessoras. O resultado deverá ser:

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UPDATE

Em Janeiro/2017 publiquei um vídeo no YouTube para demonstrar, na prática, como importar tarefas e recursos do Excel para o Project. O vídeo está disponível abaixo: