Importando cronogramas do Excel

Não são raros os casos de pessoas que utilizam o Microsoft Excel para criar cronogramas e controlar seus projetos e iniciativas corporativas. Mesmo não sendo a ferramenta ideal para atender este tipo de necessidade, a utilização do Excel é muito comum, pois as pessoas estão familiarizadas com o software e, as vezes, não possuem licenças do Microsoft Project para criar seus cronogramas.

Se você possuir cronogramas criados em Excel, ou mesmo se receber projetos de fontes externas neste formato (de clientes, fornecedores, parceiros, etc.) você pode importá-los para o Microsoft Project de maneira simples e passar a controlá-los através da ferramenta correta.

Em primeiro lugar, você precisa organizar o cronograma separando cada campo da sua planilha em uma coluna específica, conforme exemplo abaixo:

Para importar os dados para o Project, abra o software e clique em Arquivo à Abrir. Na caixa de diálogo Abrir, selecione o tipo de arquivo Pasta de Trabalho do Excel. Em seguida, selecione o diretório onde seu arquivo está armazenado e clique em abrir.

O Microsoft Project irá abrir o Assistente para Importação. Clique em avançar para continuar:

O assistente irá perguntar se você deseja criar o seu projeto a partir de um mapa existente. Caso você já tenha feito alguma vez uma importação e tenha salvo um mapa, clique em Usar mapa existente. Como essa é a primeira vez em que esta ação está sendo executada, clique em Novo Mapa. Em seguida, o assistente irá perguntar como você deseja importar este arquivo. Selecione a opção Como um novo projeto. Como você está importando um cronograma originário de uma planilha em Excel, na próxima etapa selecione a opção Tarefas, para que o Microsoft Project entenda a qual entidade os dados importados devem pertencer:

Na etapa seguinte, você deve informar quais os campos que serão mapeados na importação do cronograma, especificando a planilha de origem dos dados e mesclando os dados das colunas do Excel com os campos do Microsoft Project. Perceba que o assistente tentará reconhecer os campos através de seu nome, sugerindo como os dados oriundos do Excel deverão ser aceitos pelo Project. Caso existam campos com nomes diferentes, o mapeamento não será realizado de maneira direta pelo assistente (caso dos campos Fase/Atividade e Links):

Você pode especificar manualmente o mapeamento dos campos que o assistente não conseguir organizar:

Ao finalizar o processo de importação, você poderá salvar o mapa criado, caso seja necessário utilizá-lo em futuras importações de cronograma. Para isso, clique no botão Salvar mapa e especifique o seu nome:

Durante a importação, o Microsoft Project pode encontrar alguns problemas na criação do vínculo entre as tarefas. Isto acontece principalmente em virtude da não organização das tarefas em fases e resumos, uma vez que o assistente de importação consegue identificar quais atividades do cronograma devem ser consideradas como tarefas de resumo e quais devem ser consideradas como tarefas. Você irá visualizar algumas mensagens como a do exemplo abaixo, mas poderá finalizar o processo e efetuar o recuo das tarefas posteriormente, de maneira manual:

O cronograma será criado e exibido conforme exemplo:

Para ajustas o cronograma, exiba a Tarefa de Resumo do projeto, modifique o Modo das Tarefas para automático, recue as tarefas de acordo com as fases/tarefas de resumo e confira suas predecessoras. O resultado deverá ser:

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UPDATE

Em Janeiro/2017 publiquei um vídeo no YouTube para demonstrar, na prática, como importar tarefas e recursos do Excel para o Project. O vídeo está disponível abaixo: