Personalizando o Ribbon

Entre as muitas novidades introduzidas pela Microsoft na versão 2010 do Microsoft Project, uma das mais significativas foi a mudança dos antigos Menus e Barras de Ferramentas pela Faixa de Opções (Ribbon, em inglês). Já incorporada na versão 2007 dos aplicativos do pacote office (Excel, Word, Power Point e Access), a faixa de opções só foi adicionada a versão 2010 do Project, não estando disponível na versão 2007 do software.

Muitos usuários da versão 2010 sentem-se, num primeiro momento, desconfortáveis em relação a utilização da faixa de opções, assim como aconteceu com os outros aplicativos do office na versão 2007. Contudo, com o passar do tempo, muitos percebem que ela contribui de maneira significativa para a organização das ações que são tomadas no software, uma vez que os comandos são organizados em grupos lógicos – separados por assunto e, em seguida, por grupos. Essa maneira de organização permite que os usuários possam trabalhar de maneira mais eficiente, uma vez que suas ações são realizadas dentro dos grupos que segmentam a faixa de opões, de acordo com o ciclo de vida do seu projeto.

Personalizando a Faixa de Opções

Mesmo sendo mais interativa e dinâmica que os antigos Menus e Barras de Ferramentas, é comum que a faixa de opções requeira um tempo razoável de utilização para que os usuários se acostumem e se sintam confortáveis em explorar todos os seus recursos. Nesse sentido, para evitar perder tempo procurando um determinado comando, você pode personalizar a faixa de opções da maneira desejada, criando novas guias e colocando nelas os comandos que você utiliza com mais frequência.

Para personalizar a faixa de opções e deixá-la do seu jeito, siga os passos:

No Microsoft Project, clique em Arquivo > Opções. Em seguida, clique em Personalizar Faixa de Opções. O Microsoft Project apresenta todas as guias existentes na faixa de opções, apontando quais estão sendo exibidas e quais estão ocultas, conforme exemplo abaixo:

Para criar a sua própria guia, clique em Nova Guia. O Project irá criar uma guia chamada Nova Guia (Personalizado), a qual contém um único grupo chamado Novo Grupo (Personalizado):

Para renomear a nova guia, selecione-a e clique em Renomear. Neste exemplo, vou dar à minha guia o nome de Favoritos. Em seguida, crie novos grupos e os renomeie conforme suas características. Utilizarei no meu exemplo os
grupos Projeto, Tarefa, Recurso e Geral:

Em seguida, você deve escolher quais comandos utilizará em cada grupo personalizado. Como estamos falando de uma personalização individual, cada usuário deverá configurar seus grupos e comandos de acordo com os botões que utiliza com maior frequência no dia-a-dia. Para ter acesso a todos os comandos disponíveis para o Microsoft Project, do lado esquerdo da janela de personalização da faixa de opções, na seção Escolher comandos em, selecione o item Todos os comandos. Em seguida, você deve selecionar os comandos desejados e adicioná-los em cada um dos grupos criados.

Eu personalizei a minha faixa de opções com os seguintes comandos:

Grupo Projeto: Abrir, Fechar, Novo, Salvar, Salvar como, Definir Linha de Base, Informações do Projeto, Relatórios Visuais.

Grupo Tarefa: 0% concluída, 25% concluída, 50% concluída, 75% concluída, 100% concluída, Agendamento Automático, Informações da tarefa, Recuo, Rolar até a tarefa, Vincular Tarefas, Anotações da Tarefa.

Grupo Recurso: Atribuir Recursos, Substituir Recursos, Planejador de Equipe.

Grupo Geral: Gráfico de Gantt, Planilha de Recursos, Mostrar Estrutura de Tópicos, Escala de Tempo, Linha de Base, Número da Estrutura de Tópicos, Tarefa de Resumo do Projeto.

Ao finalizar a personalização da faixa de opções, posicione o novo grupo criado da maneira que lhe for mais conveniente. Em seguida clique OK para ver o resultado:

Exportando a Faixa de Opções

Após personalizar todos os grupos e comandos da sua faixa de opções, você pode compartilhá-la com amigos e outras pessoas que também utilizam o Microsoft Project 2010. Esta é uma ação que agrega valor quando membros de uma mesma organização desejam ter um único modelo de grupos e campos personalizados, estabelecendo um padrão único na companhia. Para compartilhar as personalizações efetuadas na faixa de opções, clique em Arquivo > Opções. Em seguida, clique em Personalizar Faixa de Opções. Na parte inferior da janela você verá a opção Importar/Exportar:

Ao clicar em Exportar todas as personalizações, o Microsoft Project irá salvar um arquivo com as personalizações que você realizou. Você poderá enviar o arquivo para seu colega, ou mesmo disponibilizá-lo em uma pasta compartilhada na rede da sua empresa. As pessoas que tiverem interesse em aplicar as configurações ao Project Professional deverão clicar em Arquivo > Opções > Personalizar Faixa de Opções > Importar/Exportar. Em seguida, bastará escolher o local do arquivo exportado e clicar em abrir para que o Microsoft Project assuma as customizações realizadas.