Muitas
pessoas possuem a necessidade de controlar e visualizar, de uma maneira simples
e interativa, os projetos e iniciativas que estão em andamento na sua empresa.
Na grande maioria das vezes, o objetivo é oferecer ao nível de gestão/diretoria
o panorama geral desses projetos com relação a prazos, além da possibilidade de
avaliação de possíveis atrasos e replanejamentos.
É sabido que
o Microsoft Project é o software que oferece as melhores ferramentas e
funcionalidades para o controle e gestão de projetos, e que, em um caso como
este, seria a ferramenta adequada para suprir as necessidades apresentadas.
Todavia, por
não pertencer a suíte padrão do pacote Office, muitas empresas não possuem
licenças do Microsoft Project, obrigando os usuários a utilizar ferramentas
alternativas. Nesse sentido, esse post tem como seu público alvo as pessoas que
utilizam o Microsoft Excel para controlar os cronogramas dos seus projetos
(pelo menos no que tange a observação da distribuição desses cronogramas ao
longo do seu tempo de execução).
Para iniciar
o trabalho, visualize o exemplo abaixo:
Esta planilha
apresenta os projetos de uma determinada empresa, com as seguintes informações:
Nome do
projeto: o nome do projeto que a empresa pretende
executar.
Início:
a data de início do projeto.
Prev. Término:
a data prevista para a finalização do projeto.
Replanejamento:
este campo será utilizado pelos gerentes de projeto para o lançamento de nova
data de término, caso o projeto sofra alguma modificação no seu planejamento
inicial.
A
ideia principal deste trabalho será a de destacar a duração do projeto
(intervalo entre as datas de início e término) na linha do tempo, através de
uma formatação condicional que exiba uma barra colorida. Quando houver um
replanejamento, haverá uma barra com outra cor destacando a diferença da data
de término prevista e este replanejamento.
Configurando a linha do
tempo
A primeira ação a ser
tomada é a formatação da linha do tempo. Os nomes dos meses estão como um campo
de texto, e se forem mantidos dessa forma impedirão a validação da formatação
condicional. Selecione o primeiro campo de mês da planilha (célula F7) e digite
a primeira data do ano de 2011 (01/01/2011). Em seguida, utilize a alça de
preenchimento do Excel para arrastar para os meses seguintes com o botão direito do mouse. Quando
você soltar, o Excel irá exibir uma caixa de diálogo com as opções de
preenchimento. Escolha Preencher Meses:
Em seguida, selecione as células com os meses e
acesse a caixa de diálogo Formatar
células. Selecione a categoria Personalizado
e digite mmm no Tipo:
O Excel irá
formatar os meses da linha do tempo por extenso, porém estes não serão textos e
sim datas:
Aplicando a formatação
condicional
Após
configurar a linha do tempo, você precisará ajustar os parâmetros da formatação
condicional. Selecione toda a área onde as barras poderão ser aplicadas, de
acordo com as datas de início e término dos projetos:
Clique no botão Formatação Condicional, localizado na guia Página Inicial da faixa de opções. Siga a sequência Nova Regra > Usar uma
fórmula para determinar quais células devem ser formatadas:
O Microsoft
Excel deve aplicar a formatação condicional ao intervalo de células que
estiverem entre a data de início e término dos projetos. Para isso, utilize a
seguinte fórmula:
=E(F$7>=$C8;F$7<=$D8)
Aqui a
explicação da lógica da função:
o
Em primeiro lugar, utilizamos uma
função E, pois o Excel precisa considerar duas condições para validar a fórmula
como verdadeira (data de início e data de término do projeto);
o
A primeira expressão (F$7>=$C8),
determina que a primeira condição a ser avaliada é se a primeira data do calendário
(F$7) é maior ou igual a data de início do primeiro projeto ($C8);
o
A segunda expressão
(F$7<=$D8) visa garantir que a primeira data do calendário (F$7) esteja
dentro da data de término do projeto ($D8);
o
A combinação destas duas
expressões garantirá que apenas sejam formatadas as linhas de projeto com datas
dentro do intervalo da linha do tempo determinada.
Após digitar a regra,
clique em formatar e escolha a cor a ser aplicada ao seu portfólio:
Em
seguida clique Ok e veja o resultado:
Para criar a formatação condicional que será
aplicada aos projetos que sofrerem replanejamento, selecione novamente a área
onde as barras deverão ser aplicadas. Execute a mesma configuração de
formatação condicional aplicada na seção anterior, com a diferença de que neste
momento você deve considerar a data de Previsão
de término e a data de Replanejamento.
Clique
no botão Formatar e escolha uma cor
diferenciada às células que deverão ser formatadas quando houver
replanejamento, como por exemplo o vermelho. A expressão de validação da
formatação condicional será:
=E(F$7>=$D8;F$7<=$E8)
Voltando ao Excel, selecione um determinado projeto e informe uma data de replanejamento para visualizar o resultado:
Para melhorar a visualização da planilha, aplique uma legenda abaixo do portfólio de projetos informando qual o critério para cada exibição de cada barra. Digite novas datas de replanejamento e diferentes projetos para visualizar o resultado:
Se desejar, faça o donwload do arquivo clicando aqui.
Até a próxima!
