Criando cronogramas em Excel

Muitas pessoas possuem a necessidade de controlar e visualizar, de uma maneira simples e interativa, os projetos e iniciativas que estão em andamento na sua empresa. Na grande maioria das vezes, o objetivo é oferecer ao nível de gestão/diretoria o panorama geral desses projetos com relação a prazos, além da possibilidade de avaliação de possíveis atrasos e replanejamentos.

É sabido que o Microsoft Project é o software que oferece as melhores ferramentas e funcionalidades para o controle e gestão de projetos, e que, em um caso como este, seria a ferramenta adequada para suprir as necessidades apresentadas.

Todavia, por não pertencer a suíte padrão do pacote Office, muitas empresas não possuem licenças do Microsoft Project, obrigando os usuários a utilizar ferramentas alternativas. Nesse sentido, esse post tem como seu público alvo as pessoas que utilizam o Microsoft Excel para controlar os cronogramas dos seus projetos (pelo menos no que tange a observação da distribuição desses cronogramas ao longo do seu tempo de execução).

Para iniciar o trabalho, visualize o exemplo abaixo:

Esta planilha apresenta os projetos de uma determinada empresa, com as seguintes informações:

Nome do projeto: o nome do projeto que a empresa pretende executar.

Início: a data de início do projeto.

Prev. Término: a data prevista para a finalização do projeto.

Replanejamento: este campo será utilizado pelos gerentes de projeto para o lançamento de nova data de término, caso o projeto sofra alguma modificação no seu planejamento inicial.

A ideia principal deste trabalho será a de destacar a duração do projeto (intervalo entre as datas de início e término) na linha do tempo, através de uma formatação condicional que exiba uma barra colorida. Quando houver um replanejamento, haverá uma barra com outra cor destacando a diferença da data de término prevista e este replanejamento.

Configurando a linha do tempo

A primeira ação a ser tomada é a formatação da linha do tempo. Os nomes dos meses estão como um campo de texto, e se forem mantidos dessa forma impedirão a validação da formatação condicional. Selecione o primeiro campo de mês da planilha (célula F7) e digite a primeira data do ano de 2011 (01/01/2011). Em seguida, utilize a alça de preenchimento do Excel para arrastar para os meses seguintes com o botão direito do mouse. Quando você soltar, o Excel irá exibir uma caixa de diálogo com as opções de preenchimento. Escolha Preencher Meses:

Em seguida, selecione as células com os meses e acesse a caixa de diálogo Formatar células. Selecione a categoria Personalizado e digite mmm no Tipo:

O Excel irá formatar os meses da linha do tempo por extenso, porém estes não serão textos e sim datas:

Aplicando a formatação condicional

Após configurar a linha do tempo, você precisará ajustar os parâmetros da formatação condicional. Selecione toda a área onde as barras poderão ser aplicadas, de acordo com as datas de início e término dos projetos:

Clique no botão Formatação Condicional, localizado na guia Página Inicial da faixa de opções. Siga a sequência Nova Regra > Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas:

O Microsoft Excel deve aplicar a formatação condicional ao intervalo de células que estiverem entre a data de início e término dos projetos. Para isso, utilize a seguinte fórmula:

=E(F$7>=$C8;F$7<=$D8)

Aqui a explicação da lógica da função:

o    Em primeiro lugar, utilizamos uma função E, pois o Excel precisa considerar duas condições para validar a fórmula como verdadeira (data de início e data de término do projeto);

o    A primeira expressão (F$7>=$C8), determina que a primeira condição a ser avaliada é se a primeira data do calendário (F$7) é maior ou igual a data de início do primeiro projeto ($C8);

o    A segunda expressão (F$7<=$D8) visa garantir que a primeira data do calendário (F$7) esteja dentro da data de término do projeto ($D8);

o    A combinação destas duas expressões garantirá que apenas sejam formatadas as linhas de projeto com datas dentro do intervalo da linha do tempo determinada.

Após digitar a regra, clique em formatar e escolha a cor a ser aplicada ao seu portfólio:

Em seguida clique Ok e veja o resultado:

Para criar a formatação condicional que será aplicada aos projetos que sofrerem replanejamento, selecione novamente a área onde as barras deverão ser aplicadas. Execute a mesma configuração de formatação condicional aplicada na seção anterior, com a diferença de que neste momento você deve considerar a data de Previsão de término e a data de Replanejamento.

Clique no botão Formatar e escolha uma cor diferenciada às células que deverão ser formatadas quando houver replanejamento, como por exemplo o vermelho. A expressão de validação da formatação condicional será:

=E(F$7>=$D8;F$7<=$E8)

Voltando ao Excel, selecione um determinado projeto e informe uma data de replanejamento para visualizar o resultado:

Para melhorar a visualização da planilha, aplique uma legenda abaixo do portfólio de projetos informando qual o critério para cada exibição de cada barra. Digite novas datas de replanejamento e diferentes projetos para visualizar o resultado:

Se desejar, faça o donwload do arquivo clicando aqui.

Até a próxima!