Linha de Base

Na maioria dos treinamentos do Microsoft Project que ministro, é comum encontrar pessoas que já utilizam o software, seja por necessidade ou por curiosidade. Contudo, por não terem tido oportunidade de participar de um treinamento anteriormente, acabam utilizando pouco as excelentes funcionalidades que o Project oferece. E uma das principais funcionalidades não utilizadas é a Linha de Base. E é por esse motivo que este post será dedicado a este assunto.

A Linha de Base é uma das mais importantes ferramentas oferecidas pelo Microsoft Project, e o entendimento da sua utilização é de vital importância para que os gerentes possam controlar e monitorar seus projetos de maneira efetiva e eficaz. De modo geral, pode-se dizer que a linha de base é o mecanismo pelo qual se é possível armazenar as informações referentes ao planejamento de um projeto.

Importância da Linha de Base

A linha de base tem como função principal armazenar os dados planejados de um determinado projeto. No momento em que uma linha de base é salva, informações atuais sobre as tarefas são armazenadas pelo software de maneira automática, assim como as informações de recursos e as atribuições definidas. A linha de base é o ponto de referência a partir do qual será possível efetuar a medição e a comparação do planejamento com as alterações efetuadas durante o decorrer do projeto.

Como a linha de base fornece os pontos de referência a partir do qual o usuário poderá comparar o andamento do projeto com o que foi planejado, ela deve incluir as melhores estimativas para a duração de tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis que se deseja monitorar. As informações reais do projeto que diferirem daquelas armazenadas na linha de base indicarão que o plano original não está sendo seguido, permitindo assim que o gerente de projetos possa tomar decisões para minimizar ou mesmo eliminar essas variações.

Para garantir que a linha de base apresente a melhor estimativa esperada, ela só deve ser salva após a criação de todo o plano de projeto e aprovação deste pelos stakeholders e demais interessados, no momento anterior ao início efetivo do projeto.

Quando você salva uma linha de base, o Microsoft Project captura toda informação armazenada no seu plano de projeto e a copia no plano da linha de base. São cinco os campos copiados:

• Início
• Fim
• Duração
• Trabalho
• Custo

Uma maneira interessante de visualizar os principais campos que são armazenados pela linha de base é através da obtenção da visualização da caixa de diálogo Estatísticas do Projeto, através da sequência Projeto > Informações do Projeto > Estatísticas:

Perceba que a janela apresenta um overview geral do projeto, baseado em três perspectivas: Atual, LinhaBase e Real. A partir do momento que uma linha de base for definida, os campos Variação e Restante também estarão disponíveis, uma vez que estes são campos calculados que apresentam as diferenças entre o previsto e o realizado.

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Definindo a Linha de Base

Para definir a linha de base do seu projeto, clique na guia Projeto e em seguida Definir Linha de Base > Definir Linha de Base:

Quando você definir a linha de base do seu projeto, você pode escolher duas opções: projeto inteiro ou tarefas selecionadas. Ao escolher a opção Projeto inteiro, os campos de todas as tarefas do seu projeto serão adicionados à linha de base. Se você desejar salvar a linha de base para apenas algumas tarefas do seu projeto, selecione Tarefas selecionadas. Esta opção pode ser muito útil quando você ainda não possui todas as informações a respeito do cronograma ou das alocações do seu projeto (por exemplo, um projeto longo e com muitas fases, no qual o cronograma das fases futuras ainda não está definido).

Neste exemplo, mantenha a opção Projeto Inteiro selecionada e clique em OK. Neste momento, todas as informações do seu projeto estão armazenadas e disponíveis para futuras comparações.

Visualizando os dados salvos na Linha de Base

Para visualizar o comportamento do Microsoft Project quando você salva uma linha de base, clique no botão Adicionar Coluna no Gráfico de Gantt e escolha, por exemplo, a coluna Duração da Linha de Base. Perceba que os dados da coluna Duração foram copiados para o campo Duração da Linha de Base. Isso também aconteceu para os outros 4 campos que são copiados para a linha de base (Início, Término, Trabalho e Custo).

Outra maneira de visualizar o comportamento do Project quando uma linha de base é salva é visualizar o próprio Gráfico de Gantt. Sua visualização apresenta a estrutura do cronograma do projeto, conforme exemplo abaixo:

Para comparar a duração das tarefas com a duração da linha de base (através da visualização da barra de tarefa), clique na guia Formato e em seguida no botão Linha de Base (dentre as linhas de base apresentadas, selecione a que indicar que o salvamento foi realizado, que é a que estamos trabalhando):

Veja que agora há uma nova barra em tom cinza, que tem como finalidade apresentar a duração das tarefas conforme previsto no planejamento. Se uma determinada tarefa tiver a duração superior ao planejado, a simples comparação da barra de duração da tarefa com a barra de linha de base proporcionará ao gerente de projetos a identificação deste atraso:

Espero que este post tenha sido útil.

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