Normalmente, quando surge a necessidade de criação de
Dashboards via Microsoft Excel, os usuários vislumbram como primeira
alternativa a utilização dos gráficos disponibilizados pelo software. É inegável
que a utilização de gráficos é maneira mais simples e eficiente para traduzir
dados em informações gerenciais, principalmente se levarmos em conta que a
maioria dos usuários do software já utilizou em algum momento este recurso. Todavia,
esta não é a única alternativa disponível para criar um painel de indicadores
dinâmico e com excelente aspecto visual.
O Microsoft Excel 2010 possui um rico conjunto de
opções para formatar condicionalmente as células de uma planilha, permitindo
que os usuários possam identificar rapidamente variações em uma faixa de
valores distintos, através de uma visualização simples e intuitiva. Neste post,
iremos aprender como utilizar os recursos de Formatação Condicional do Excel para a criação de um painel de
indicadores visuais.
Conjunto de ícones
O Microsoft Excel oferece uma série de opções para
aplicação de formatação condicional às planilhas. A utilização de cada modelo
irá depender do resultado que se espera obter. Para este trabalho iremos
utilizar o Conjunto de ícones, os
quais funcionam como indicadores gráficos para apontar os desvios da carteira
de projetos.
A planilha abaixo pertence a uma empresa que deseja
analisar sua carteira de projetos:
O principal objetivo da planilha é controlar e
identificar os desvios dos seus projetos, com referência nos seguintes
indicadores:
- % variação de progresso = a diferença entre o % de progresso previsto e o % de progresso realizado
- % variação de prazo = a diferença entre a data de finalização prevista e a data de término real
- % variação de custo = a diferença entre os custos estimados e os custos reais
- % variação de esforço = a diferença entre o esforço previsto e o esforço atual realizado
Como a visualização atual desta carteira de projetos
não permite uma análise rápida do comportamento de seus principais indicadores,
vamos utilizar alguns recursos de formatação condicional para facilitar o
entendimento dos dados.
Para iniciar o trabalho, clique em uma célula da
planilha e, em seguida, clique em Inserir
> Tabela Dinâmica.
Clique OK para criar a tabela dinâmica baseada no intervalo de dados sugerido
pelo Excel:
Em primeiro lugar, vamos imaginar que a empresa deseja
executar um filtro deste relatório através de dois campos-chave: Status e Vice Presidência. Para isso, marque os dois campos na Lista de campos da tabela dinâmica e
posicione-os na área Filtro de Relatório:
Em seguida, insira o campo Nome do projeto na área Rótulo
de Linha:
Para finalizar o processo inicial de construção,
insira o campo % Variação Progresso
na área Valores:
Selecione todos os dados da coluna Soma de % Variação Progresso. Em
seguida, na guia Página Inicial da
Faixa de Opções (Ribbon), selecione a
opção Formatação Condicional >
Nova Regra.
Na caixa de diálogo Nova Regra de Formatação, efetue as seguintes modificações:
- Selecione a opção Todas as células mostrando valores “Soma de % Variação Progresso”
- No estilo de Formatação, selecione Conjuntos de Ícones
Os parâmetros definidos pela empresa para geração dos
indicadores são os seguintes:
- Quando o desvio (% de variação) for superior a 20%, o ícone deve ser vermelho;
- Quando o desvio (% de variação) for entre 5% e 20%, o ícone deve ser amarelo;
- Quando o desvio (% de variação) for menor que 5%, o ícone deve ser verde.
Para adaptar a planilha atual aos parâmetros
predefinidos, modifique as regras dos indicadores conforme exemplo abaixo:
Após definir as regras, clique em OK para visualizar o
resultado:
Deste ponto em diante, insira também os indicadores de
Prazo, Custo e Esforço e repita
os mesmos passos aplicados para o indicador de progresso. O resultado será:
Otimizando a visualização
Após a aplicação da formatação condicional, você pode
executar alguns passos para otimizar a visualização dos indicadores:
- Clique no campo Rótulos de Linha e modifique seu nome para Carteira de Projetos.
- Clique no campo Soma de % Variação Progresso com o botão direito do mouse e selecione Configurações do campo de valor. Na opção Nome Personalizado, digite Progresso e clique OK.
- Repita a ação anterior para os campos de Prazo, Custo e Esforço.
- Clique com o botão direito na tabela dinâmica e selecione Opções da Tabela Dinâmica. Em seguida:
- Na guia Layout e Formato, desmarque a opção Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar.
- Na guia Totais e Filtros, desmarque a opção Mostrar totais gerais das colunas.
- Formate a planilha do modo que desejar. Entre outras opções, você pode:
- Ajustar a largura das colunas.
- Aumentar ou reduzir o tamanho da fonte dos indicadores.
- Inserir um título para o relatório.
- Inserir o logo tipo da sua empresa.
Quando você finalizar o trabalho, o resultado será
parecido com este:
Como os dados que constituem o Dashboard estão
baseados em uma Tabela Dinâmica, os usuários da planilha poderão filtrar os
projetos pelo Status ou pela Vice presidência para segmentar as
informações:
Se desejar, faça o download do arquivo digital deste post (.pdf) clicando aqui
Para fazer o download da planilha utilizada como modelo neste post, clique aqui
Até a próxima!
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