Raphael Santos: Utilizando formulários na construção de Dashboards

Baseado na introdução feita no primeiro post sobre Dashboards, um passo muito importante, e que deve ser observado antes do início da construção de Dashboards, é a modelagem dos dados que irão compor os indicadores visuais. A modelagem é o tratamento dado às informações brutas que alimentarão dos Dashboards, ou seja, ela consiste em compilar, agrupar, segmentar e classificar os dados recebidos para depois disponibiliza-las na forma de gráficos e relatórios.

Conforme visto, os Dashboards devem ser, antes de tudo, fáceis de compreender e dinâmicos. E é sobre este dinamismo que este post será dedicado.

Formulários: overview

Os formulários são recursos disponibilizados pelo Excel que tem como objetivo facilitar a experiência dos usuários na navegação e seleção das informações existentes na planilha. Através da utilização de formulários, você pode escolher, por exemplo, em uma lista pré-existente, ao invés digitá-lo diretamente em uma célula. Este é um excelente recurso para situações nas quais os usuários devem escolher dados de diferentes lugares da planilha, garantindo sua integridade.

Como estamos tratando do assunto “dinamismo”, vamos a um exemplo prático de como a utilização de formulários pode ser muito útil na construção de Dashboards: imagine que você é responsável pela área de vendas de uma empresa, e possui uma planilha com o resultado mensal das vendas empresa:

Agora imagine que você precise demonstrar o resultado desta planilha em um gráfico. Se fosse seguir o modelo tradicional, bastaria selecionar os dados e inserir o gráfico. O resultado seria parecido com este:

Difícil de entender, concorda? E se houvesse um botão onde o próprio usuário pudesse manipular os dados de acordo com sua preferência, selecionando quais vendedores deseja visualizar no gráfico? Ficaria muito mais fácil para se efetuar a comparação entre os vendedores, e tornaria o trabalho de exibição dos dados muito mais dinâmico.

Controles de formulário: caixa de seleção

Para iniciar o trabalho, selecione e exclua o gráfico atual. Em seguida, selecione o cabeçalho da Plan1 (de Vendedor a Total) e cole na Plan2:

Agora vamos começar a trabalhar com o controle de formulário Caixa de seleção. Para utilizá-lo, você precisará primeiro habilitar a guia que disponibiliza o comando. Siga a trilha: Arquivo à Opções à Personalizar Faixa de Opções e marque a guia Desenvolvedor.

Em seguida, clique na guia Desenvolvedor e, na seção Controles, clique no botão Inserir. Você verá que o Excel disponibiliza duas subseções, Controles de Formulário e Controles ActiveX. A subseção Controles de Formulário contém os botões que podem ser utilizados para organizar os formulários da planilha de um modo geral. Já a subseção Controles ActiveX possui os botões de formulários a serem associados a instruções de Macro.

Como os formulários que serão criados não serão baseados em Macros, iremos utilizar apenas os botões da subseção Controles de Formulário. Clique no botão Inserir e, em seguida, clique no botão Caixa de Seleção:

Toda vez que um botão de formulário é inserido na planilha, ele precisa ser vinculado a uma célula. Esse vínculo terá a função de garantir que, sempre que o botão for utilizado/atualizado, as células que dele são dependentes também recebam esta atualização. Para vincular o botão a uma célula da planilha, clique sobre o botão com o botão direito do mouse e selecione a opção Formatar controle. A caixa de diálogo Formatar Controle será exibida, conforme ilustrado abaixo:

Como é necessário vincular o botão a uma célula da planilha, iremos escolher um local que não está sendo utilizado. A título de exemplo, irei utilizar a célula Q1. Clique na caixa Vínculo da célula e selecione Q1. Se desejar aplicar um efeito ao botão de controle, selecione o item Sombreamento 3D.

Voltando à planilha, você irá perceber que se a caixa de seleção estiver selecionada, a célula Q1 retornará o valor VERDADEIRO. Caso a caixa seja desmarcada, a célula Q1 retornará o valor FALSO. Esta é a representação binária que o Excel aplica ao vínculo de célula que foi criado:

Agora você vai entender porque o cabeçalho da Plan1 foi copiado à Plan2. A Plan2 será utilizada como um espelho dos dados oriundos da Plan1, funcionando como base para exibição dos gráficos. Entretanto, os dados apenas serão exibidos quando as caixas de seleção estiverem selecionadas (ou seja, quando o usuário desejar visualizar os dados de vendas no gráfico). Clique na Plan2 e selecione a célula logo abaixo do item Vendedor. Agora iremos criar uma fórmula que irá exibir os dados de vendas do primeiro vendedor quando a caixa de seleção estiver selecionada:

=SE(Plan1!$Q$1=VERDADEIRO;Plan1!B4;"")

Entendendo a fórmula: se a célula Q1 da Plan1 (onde o botão está vinculado) for igual a VERDADEIRO (ou seja, se o botão estiver selecionado), então a célula deve retornar o valor da célula B4 da Plan1 (o nome do primeiro vendedor). Caso contrário (ou seja, se o botão não estiver selecionado), o resultado deverá ser vazio (pois neste caso o usuário não deseja que os dados deste vendedor sejam exibidos):

Replique agora a fórmula aos meses de Janeiro a Dezembro. Para finalizar a primeira parte do trabalho, volte à Plan1, clique na caixa de seleção com o botão direito do mouse e a renomeie. O ideal é que ela receba o mesmo nome do primeiro vendedor, pois sua função será exibir ou não os dados de venda dessa pessoa:

Agora vem a parte trabalhosa: como o gráfico de vendas será dinâmico, e os usuários que irão manipulá-lo poderão escolher quais dados desejam visualizar, será necessário criar um controle de caixa de seleção para cada um dos vendedores da planilha. Lembre-se que a célula de vínculo de cada uma das caixas de seleção tem de ser uma célula que não esteja sendo utilizada – portanto, a caixa de seleção do segundo vendedor (David Luiz) estará vinculada à célula Q2 e assim por diante, até a vendedora Marisa Silva:

Em seguida, repita as fórmulas que alimentarão os dados na Plan2. Para visualizar se a planilha está funcional, desmarque a caixa de seleção de alguns vendedores na Plan1 e veja o resultado na Plan2.

Por fim, os retoques finais:

Oculte a coluna da Plan1 que contém os vínculos dos botões de caixa de seleção (neste exemplo, a coluna Q);
Marque a caixa de seleção de todos os vendedores, de modo a deixar todos ativos;
Vá à Plan2 e selecione os dados de todos os vendedores. Em seguida, insira um gráfico de linhas;
Clique com o botão direito sobre o gráfico e escolha a opção Mover Gráfico. Na opção Objeto em, selecione a Plan1;
Clique com o botão direito na aba da Plan2 e escolha a opção Ocultar;
Voltando à Plan1, posicione o gráfico onde julgar adequado e utilize as opções de formatação para deixá-lo com a aparência que desejar.