Controles de formulário em Dashboards: caixa de combinação

Pegando carona no post sobre a utilização de controles de formulários para criar Dashboards, um tipo de controle de formulário muito interessante que pode ser utilizado na construção de Dashboards dinâmicos é a Caixa de Combinação. Ela pode ser utilizada para selecionar uma determinada informação dentre uma lista de valores, possibilitando ao usuário a análise individual de suas informações.

Vejamos o exemplo abaixo:

Esta planilha apresenta a quantidade mensal de voos em atraso por companhia aérea no ano de 2010. O objetivo será criar uma visualização gráfica das informações, comparando os dados de todas as companhias em um gráfico de linhas.

Para iniciar o trabalho, selecione os dados das companhias de Janeiro a Dezembro (sem incluir a linha Total Geral) e insira um gráfico de linha:

Para melhorar a apresentação visual das informações, efetue os seguintes passos:

1. Insira o título “Atrasos por Companhia – 2010” no gráfico;
2. Selecione a linha de cada uma das companhias aéreas e aplique uma cor sólida, de preferência com um tom cinza. Esse tom deverá ser aplicado às linhas de todas as companhias;
3. Remova a legenda do gráfico;
4. Se desejar, aplique uma cor clara à área de plotagem do gráfico;
5. Ajuste o tamanho e posicione o gráfico da maneira que desejar.

A esta altura, você deve estar se perguntando: “mas como as pessoas conseguirão comparar os dados se todas as linhas do gráfico possuem a mesma cor e não há legenda para diferenciá-las?”. É aí que entra a caixa de combinação. Conforme dito no início do tópico, a caixa de combinação pode ser utilizada para selecionar uma determinada informação dentre uma lista de valores.

Inserindo e configurando a caixa de combinação

Vamos agora começar a trabalhar com o controle de formulário Caixa de combinação. Para utilizá-lo, clique na guia Desenvolvedor e, na seção Controles, clique no botão Inserir > Caixa de Combinação:

Posicione o mouse onde deseja que a caixa de combinação seja inserida e efetue um clique:

Pode ser que o formulário fique maior do que o esperado. No entanto, você pode utilizar as alças nos cantos do botão para ajustar o seu tamanho:

Agora, você precisa efetuar as configurações de funcionalidades da caixa de combinação. Clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação e escolha Formatar Controle:

As opções de configuração do botão são as seguintes:

• Intervalo de entrada: neste local, você deve fornecer a lista de itens que o botão irá exibir. Como neste trabalho deseja-se comparar os atrasos das companhias aéreas, selecione o intervalor $C$7:$C$12, que é a lista com o nome das empresas;
• Vínculo de célula: conforme vimos na criação da caixa de seleção, toda vez que um botão de formulário é inserido na planilha, ele precisa ser vinculado a uma célula. Relembrando, esse vínculo terá a função de garantir que, sempre que o botão for utilizado, as células que dele são dependentes também recebam esta atualização. A título de exemplo, escolha a célula $Q$1 como vínculo para a caixa de combinação;
• Linhas suspensas: este item é responsável por determinar a quantidade itens que serão exibidos quando o usuário clicar no botão. Por exemplo, você pode ter uma lista de 10 valores, mas deseja que apenas 5 sejam exibidos quando o usuário clicar no botão. Para visualizar os outros 5 valores restantes, o usuário poderá utilizar a barra de rolagem vertical disponibilizada no botão;
• Sombreamento 3D: marque esta caixa caso deseje aplicar um formato 3D para o botão.

Ao final da configuração, clique OK. Em seguida, clique no botão para visualizar as companhias aéreas:

Ao escolher uma determinada companhia (Web Air, por exemplo), a célula Q1 irá exibir o número de classificação desta companhia em relação às demais, ou seja, qual posição ela ocupa (partindo de cima para baixo) na lista selecionada na caixa de combinação:

Veja que o número inserido na célula Q1 foi o número 4, porque a companhia Web Air é a quarta linha das companhias aéreas selecionadas na caixa de combinação.

Configuração do gráfico

Uma vez que a caixa de combinação foi criada e configurada, é necessário passar à segunda parte, para configurar a maneira como os novos dados serão interpretados pelo gráfico. A ideia é que uma nova linha colorida seja acrescida ao gráfico, de modo a destacar a companhia selecionada na caixa de combinação. Para isso, iremos utilizar uma nova fórmula, que será criada a partir da célula C32 (clique nesta célula).

A função ÍNDICE será utilizada para obtermos os valores desejados. De modo geral, a função índice retorna um valor posicionado na intersecção de uma linha e coluna específica, em um intervalo de dados especificado. Caso você nunca tenha utilizado a função índice, sugiro que utilize a Ajuda do Excel para obter maiores informações sobe esta função.

Posicionado na célula C32, clique em Inserir Função e escolha e função Índice. Entre as duas opções de função, escolha a primeira, que contém os argumentos matriz;núm_linha;núm_coluna:

• No argumento Matriz, você deve especificar a tabela de referência que contém os seus dados. Selecione a tabela com todas as informações sobre as companhias, presente no intervalo $C$7:$O$12;
• Em Núm_linha, você deve determinar qual a linha da planilha que será utilizada como referência para o cruzamento das informações. Como esta linha depende da companhia aérea escolhida na caixa de combinação, selecione a célula que funciona como vínculo desta célula –$Q$1;
• Em Núm_coluna é necessário definir qual coluna será utilizada como referência para o cruzamento das informações, assim como foi feito no argumento num_linha. Como desejamos, neste momento, trazer a informação do nome da companhia, digite o número 1 (pois dentro da matriz selecionada, a primeira coluna selecionada é a coluna que contém o nome da companhia).

Perceba que o Excel já informa que o resultado da fórmula trará Web Air. Clique OK para finalizar. Em seguida, você pode modificar a caixa de combinação para outra companhia, de modo a validar o funcionamento da função índice:

Para finalizar o passo de configuração da função Índice, aplique a mesma função nas próximas 12 colunas a direita (da coluna D até a coluna O), tomando o cuidado de mudar a referência da posição de cada coluna para que reflitam o resultado do mês esperado:

Agora, falta apenas introduzir os novos dados no gráfico, para que fiquem destacados. Selecione os dados criados com a função Índice (da célula C32 até a célula O32) e pressione CTRL C (copiar). Em seguida, clique na área de plotagem do gráfico e clique CTRL V (colar). Uma nova linha será criada no gráfico, num tom azul suave:

Selecione a nova linha e aplique um tom mais escuro e destacado, como por exemplo vermelho. Se achar interessante, você pode também aumentar a espessura da linha, na seção Design:

Para melhorar a apresentação dos dados, pinte com a cor branca as células da linha 32 e da coluna Q, pois as mesmas são utilizadas apenas como referência, não havendo necessidade de estarem visíveis aos usuários. Em seguida, você poderá dar os toques pessoais que desejar e modificar a caixa de combinação para destacar as companhias conforme sua preferência:

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Para fazer o download da planilha utilizada como referência para este post, clique aqui.

Até a próxima!