Obtendo dados externos
Quando se pretende utilizar o Microsoft Excel para a
criação de Dashboards dinâmicos, um dos pontos mais importantes é o
estabelecimento e a manutenção da conexão com os dados que irão alimentar a
planilha. O estabelecimento de conexões com dados externos (oriundos de um site
na web ou de um banco de dados, por exemplo) traz um ganho real de
produtividade para os usuários, pois permite que os dados que irão alimentar as
planilhas sejam atualizados automaticamente sempre que a fonte (o lugar onde os
dados originais estão armazenados) sofra uma atualização, como a inclusão,
edição ou exclusão de dados.
O Microsoft Excel possui um excelente conjunto de
recursos para o estabelecimento de conexões com diferentes fontes de dados,
facilitando a obtenção das informações e a construção de gráficos e elementos
visuais que compõem os Dashboards. Este será o tópico de estudo deste capítulo.
Obtendo dados do Access
Imagine que você possui um arquivo que contém o
histórico dos pagamentos e transações financeiras da sua empresa ao longo de um
determinado período. Você precisa gerar um relatório com base nesses dados,
importando as informações do Access para o Excel e mantendo-as atualizadas
sempre que modificações forem realizadas na base primária.
Um dos tipos de conexão externa mais comum é a
importação de dados de um banco de dados em Access. Por serem ferramentas que
compõem o pacote Office da Microsoft, a comunicação entre os dois softwares
(Access e Excel) é simples e amigável, tornando o processo de importação de
dados mais fácil para os usuários.
Para iniciar a importação dos dados, no Microsoft
Excel, clique na guia Dados. Você
irá visualizar, a esquerda da Faixa de Opções, a seção Obter Dados Externos. Clique na opção Do Access:
Ao
clicar no botão para obter dados do Access, você deverá informar o local onde o
arquivo de banco de dados está salvo. Aponte o local do arquivo e clique em Abrir:
Você
irá visualizar a janela que determina a fonte de dados que está sendo utilizada
como referência para a criação da conexão. Se o arquivo de banco de dados
possuir restrições de acesso, você terá de inserir a credencial que possui a
permissão para estabelecer a conexão. Do contrário, mantenha as informações
conforme sugeridas pelo Excel e clique OK:
Se
o arquivo do Access que estiver sendo utilizado como referência para importação
dos dados possuir mais do que uma tabela ou consulta, você deverá apontar em
qual dos itens as informações que deseja importar está armazenada:
Neste
exemplo, utilizarei a tabela Ocorrencia
– Jan a Jul 2011. Selecione a consulta e clique OK. Em seguida, você poderá
definir o modo como os dados serão exibidos na planilha:
- Tabela: os dados serão copiados à planilha no formato original do Access, com os registros distribuídos em linhas. Selecione esta opção caso seja necessário manipular os dados antes de construir os relatórios, como por exemplo a inclusão/exclusão de linhas, colunas ou a criação de fórmulas;
- Relatório de Tabela Dinâmica: os dados serão transferidos à planilha diretamente no formato de tabela dinâmica. Selecione esta opção caso não haja necessidade de efetuar edições nos dados originais;
- Relatório de Tabela e Gráfico Dinâmico: este item possui as mesmas características do item anterior, com a diferença de que um gráfico dinâmico também é gerado na construção da tabela dinâmica.
Selecione a opção Relatório
de Tabela Dinâmica e clique OK:
Agora
que você possui todos os dados necessários à criação do relatório, você só
precisa construir a tabela dinâmica para exibir os resultados:
Gerenciando a conexão de dados
Após estabelecer a conexão com os dados externos, você
pode tomar algumas ações de gerenciamento para melhorar o vínculo de
comunicação entre o Access e o Excel. No Microsoft Excel, clique em Dados >
Conexões > Propriedades.
Na guia Uso
você poderá marcar a opção Atualizar
dados ao abrir o arquivo. Isso irá determinar que, sempre que o Excel for
aberto, a comunicação seja estabelecida e os dados atualizados sejam carregados
no arquivo.
Se a entrada de informações no Microsoft Access for
diária, você também poderá marcar as seguintes opções:
- Habilitar a atualização em segundo plano: selecione esta opção para que você possa continuar trabalhando com o Excel enquanto os dados são atualizados;
- Atualizar a cada...: a opção anterior só deve ser selecionada caso esta opção também seja definida. Aqui você poderá definir o intervalo de tempo para a atualização da sua planilha.
Se desejar, você pode clicar na guia Definição para visualizar a
configuração estabelecida para a conexão dos dados. Esta é uma opção
interessante se você desejar saber a cadeia de conexão construída, pois assim
poderá utilizá-la futuramente para a construção de um código VBA. Além disso,
caso a origem dados seja modificada, você poderá especificar o novo local onde
o arquivo está armazenado.
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