Planejamento Financeiro 2013

Olá pessoal,

Final de ano chegando, é hora de elaborar o planejamento financeiro para 2013. Minha colaboração para você começar o ano novo com o orçamento 100%.

https://www.box.com/shared/kp4tg54y1n1f0if0sg86

Feliz 2013 J

Criando Dashboards em Visio com dados importados do Excel

Olá pessoal,

Faz tempo que não compartilho nada referente a Dashboards, então resolvi preparar algo bem legal (pelo menos assim eu espero...). A ideia hoje é como criar um Dashboard no Microsoft Visio, com dados importados do Excel.

No final do trabalho, o resultado será algo mais ou menos parecido com isso:

Como são muitos passos e o material está bem detalhado, deixei disponível o download do documento, para ficar mais fácil:

https://www.box.com/s/gzmzvkyxh207rpcpo0ly

Bem, é isso aí. Espero que achem legal o post.

Até a próxima!

Boas práticas para manutenção da Linha de Base no Microsoft Project (parte 01 de 02)

Antes de começar, é importante que você já conheça os conceitos básicos da Linha de Base. Publiquei há um tempo um post sobre a importância e sobre como salvar uma Linha de Base. Caso queira visualizá-lo, clique aqui.

Isso posto, vamos lá.

Diz o ditado que um projeto sem linha de base nunca estará atrasado. A explicação para essa afirmação é que não há como enxergar desvios se não foram definidos parâmetros para que seja possível realizar as comparações. Bem... suponha que você tenha criado seu cronograma, estimado prazos, atribuído recursos, definido custos e acertado o esforço necessário para realização do seu projeto. Depois de tudo verificado e aprovado, você salva a Linha de Base e o projeto tem início. Entretanto, é importante levantar algumas questões se apenas o salvamento da Linha de Base oferece subsídios suficientes para que os gerentes possam controlar todo o ciclo de vida do projeto. Qual é o impacto na Linha de Base caso haja, por exemplo, adição de tarefas não previstas ao cronograma? E se o escopo do projeto for modificado e requerer alterações significativas no cronograma?

O objetivo deste tópico é compartilhar as opções que o Microsoft Project oferece para manutenção das Linhas de Base. Como esse é um assunto extenso, vou dividir o post em duas partes, para facilitar o entendimento.

Definição de múltiplas linhas de base

Quando você define uma Linha de Base para o seu projeto, você está armazenando as informações do seu planejamento, para que possa posteriormente compará-las com as informações reais. No jargão comum, a Linha de Base salva é conhecida como Linha de Base zero - 0 (em virtude de essa linha de base não receber numeração. Entretanto, neste post iremos nos referir à linha de base 0 apenas como Linha de Base). Os dados salvos nesta linha de base serão utilizados para os cálculos de variação ao longo de todo o projeto, e todas as fórmulas internas do Microsoft Project são calculadas a utilizando como referência.

Todavia, o Microsoft Project oferece mais dez opções de linhas de base, numeradas de 1 a 10:

Estas linhas de base devem ser utilizadas opcionalmente para que os gerentes de projeto possam armazenar os dados históricos do planejamento do projeto durante o seu ciclo de vida. Quando você efetua o primeiro planejamento do projeto, você armazena as informações na linha de base. Como essa linha de base pode vir a ser modificada no futuro (em virtude de replanejamento, nova priorização, mudança no escopo do projeto e etc.), é importante que os dados iniciais (oriundos do primeiro planejamento) sejam salvos em uma base histórica, que poderá servir como consulta no futuro. Neste caso, o gerente de projetos pode copiar os dados da linha de base na linha de base 1.

Para copiar os dados da linha de base na linha de base 1, clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base. Em seguida, selecione a opção Salvar Plano Provisório. Na opção Copiar selecione Linha de Base, e na opção Em selecione Linha de Base 1. Mantenha a opção Projeto Inteiro selecionada:

Esta ação fará com que todas as informações que estão armazenadas na linha de base sejam copiadas para a linha de base 1. Isso significa que você irá manter os dados do primeiro planejamento armazenados durante todo o ciclo de vida do projeto, podendo compará-los no futuro caso mudanças sejam feitas na linha de base original.

Imagine que, passado algum tempo, o projeto atual seja paralisado, ou então haja uma modificação no seu escopo original. Provavelmente os dados do primeiro planejamento não serão os mesmos, novas datas deverão ser consideradas e até mesmo o cronograma poderá sofrer modificações, com a inclusão ou exclusão de fases e tarefas. Nesse sentido, será necessário redefinir a linha de base, que deverá considerar agora os dados mais atuais esperados para o projeto. Se isto acontecer, você poderá redefinir a linha de base e salvar estas informações na linha de base 2, pois estes são os dados esperados para o segundo planejamento realizado no projeto. Esta ação lhe permitirá manter a linha de base sempre atualizada (para fins de comparação, cálculos e etc.), com os dados históricos de planejamento salvos nas linhas de base de 1 a 10.

Se você possui conta no LinkedIn, não deixe de participar do nosso grupo de discussões sobre o Microsoft Project e Project Server. Nosso grupo de chama ‘Project na Prática’, e você pode acessá-lo no link abaixo:

http://www.linkedin.com/groups?gid=4241980&trk=hb_side_g

Como de costume, você pode realizar o download deste post clicando aqui.

Em breve a parte 2 deste post será publicada.

Até a próxima!

Otimizando o agrupamento no MS Project

Antes de iniciar: estou usando o Microsoft Project 2013 como referência neste post, mas todas as funcionalidades também estão disponíveis na versão 2010.

Apesar do grande número de excelentes funcionalidades disponibilizadas pelo Microsoft Project, o software acaba sendo, na maioria das vezes, subutilizado por seus usuários – que, por desconhecimento ou falta de tempo, não exploram os benefícios que poderiam obter ao utilizar esses recursos.

Neste post vamos discutir uma dessas funcionalidades não tão bem exploradas – o Agrupamento.

Agrupar informações do cronograma pode ser muito útil quando se precisa visualizar itens que estejam dentro de um mesmo critério. Ao utilizar o recurso de agrupamento, os gerentes de projetos podem responder a algumas perguntas, tais como:

1. Quantas tarefas do projeto são críticas?
2. Quantas tarefas do projeto estão atrasadas? E quantas estão no prazo?
3. Quantos milestones estão planejados para o projeto?
4. E assim por diante...

Aparentemente, o uso do recurso de agrupamento é negligenciado pelos gerentes de projeto porque ele não efetua a contagem dos itens agrupados. A título de exemplo, vamos supor que um gerente deseja que agrupar o cronograma para saber qual o número de milestones planejados. Via de regra, ele vai clicar no menu Exibição e depois escolher a opção Agrupar por. Na lista de opções disponibilizada, é só escolher agrupar por Milestones:

Após selecionar o agrupamento desejado, seu cronograma será organizado da seguinte maneira:

Ao aplicar o agrupamento, você até consegue visualizar a organização das tarefas que são milestones e as que não são. Entretanto, você precisa ‘contar’ de cabeça quantas das tarefas pertencem a cada grupo, uma vez que o Project não exibe essa informação. Para cronogramas menores, até dá pra considerar fazer a conta. Porém, em se tratando de cronogramas mais complexos, fica mais complicado a separação e o entendimento dos dados.

Para resolver o problema, iremos utilizar uma solução simples. Para cada tarefa do projeto será atribuído um valor, e esses valores serão somados sempre que algum agrupamento for feito. Os valores serão atribuídos através da criação de campos personalizados. Para criar o campo, siga os passos:

• Clique em Projeto > Campos personalizados
• Na caixa de diálogo Campos Personalizados, escolha o tipo de campo Número
• Dentre os campos de número, selecione aquele que estiver disponível pra você. Neste exemplo, vou escolher o campo Número1. Após a seleção do campo, clique em Renomear e modifique o nome do campo para Contagem
• Em seguida, na seção Atributos Personalizados, clique em Fórmula. Como precisamos atribuir um valor ao campo para que ele seja contado, digite o número 1 na caixa de diálogo da fórmula e clique OK
• Para finalizar, no item Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo, escolha a opção Acúmulo

Uma vez que o campo para contagem já foi criado, basta inserir a coluna do campo na Tabela. Assim fica muito mais fácil identificar que este cronograma foi planejado para conter 3 milestones.

Outros exemplos que poderiam ser utilizados para agrupamento:

• Quantidade de tarefas críticas x não críticas

• Quantidade de tarefas por Status (Concluídas, Atrasadas, No Prazo e Tarefas Futuras)

É interessante notar que, utilizando procedimentos simples, é possível melhorar bastante os recursos e funcionalidades nativas do Microsoft Project.

Se você possui conta no LinkedIn, não deixe de participar do nosso grupo de discussões sobre o Microsoft Project e Project Server. Nosso grupo de chama ‘Project na Prática’, e você pode acessá-lo no link abaixo:

http://www.linkedin.com/groups?gid=4241980&trk=hb_side_g

Já o arquivo digital deste post pode ser obtido para download aqui.

Espero que tenha gostado do post.

Até a próxima!

Treinamento Online Microsoft para novos usuários do Project

Olá pessoal,

A Microsoft disponibiliza gratuitamente uma série de vídeos de treinamento do Microsoft Project 2010 para usuários iniciantes. Ao todo são 5 sessões, que discutem os procedimentos necessários para criar novos cronogramas no software.

Os vídeos do treinamento estão disponíveis no link abaixo:

http://office.microsoft.com/pt-br/project-help/introducao-ao-project-2010-RZ101831071.aspx?goback=%2Egmr_4004070%2Egde_4004070_member_163755350

Boa semana!!

Dicas para agendamento de atividades em projetos

Olá pessoal,

Passada rápida para postar o link de um ótimo manual com dicas para agendamento de tarefas em projetos. Vale a pena dar uma conferida.

http://www.slideshare.net/wladmir_araujo/regras-para-agendamentos-de-atividades-em-projetos

Até a próxima!

Apresentação Online com o Power Point 2013

Olá pessoal,

Hoje vou sair um pouco do eixo Project-Excel. Estava fazendo uns testes com os produtos do novo Microsoft Office 2013, e um recurso muito legal me chamou a atenção no Power Point: a possibilidade de compartilhar os slides via internet com múltiplas pessoas, sem a necessidade de utilizar qualquer programa adicional.

Em resumo, você pode usar a sua conta no Windows Live para compartilhar sua apresentação, sendo que o hosting é todo feito pela Microsoft. A nova funcionalidade está disponível na seção Slide Show do Power Point, e se chama Present Online:

Uma vez acionada a funcionalidade, você efetua o login nos serviços do Windows Live e recebe o link de onde a

apresentação estará hospedada, de modo a distribuir o endereço com as pessoas que irão assistir a apresentação:

Uma vez compartilhada a apresentação, as pessoas que receberam o link poderão assisti-la.

No link abaixo a Microsoft disponibiliza maiores detalhes técnicos em relação a este novo recurso.

http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint-help/broadcast-your-powerpoint-presentation-to-a-remote-audience-HA010382418.aspx

Muito bom isso né?

Boa semana pós-feriado!

Ribbon personalizado para Project (2010/2013)

Olá pessoal,

Sem mais delongas, estou disponibilizando o procedimento para instalação do Ribbon personalizado para Microsoft Project 2010 e 2013.

Download aqui.

J

Visualizando desvios no cronograma

Um dos principais desafios dos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project para controlar seus projetos está em identificar desvios no cronograma, de maneira simples e rápida. A identificação de um desvio em uma tarefa, por exemplo, pode ajudar os gerentes no entendimento de como o cronograma é afetado, de modo que eles possam tomar decisões para alinhar o projeto ao planejamento inicial.

Contudo, para conseguir identificar os tais desvios, muitos gerentes acabam criando indicadores, fórmulas personalizadas entre outros recursos oferecidos pelo Project. Nesse sentido, vou procurar explorar neste post como identificar desvios no cronograma de maneira simples, utilizando recursos nativos da ferramenta.

Suponha que tenhamos construído um cronograma simples, como no exemplo abaixo:

A lista de atividades, fases e milestones está representada no Gráfico de Gantt, conforme se pode verificar. Após a finalização do planejamento do projeto, o gerente deverá salvar a Linha de Base, para armazenar os dados do planejamento para comparação futura (aqui há um post completo sobre os conceitos sobre a Linha de Base).

Digamos que o projeto se inicie. Como é necessário acompanhar os desvios do cronograma em relação ao que foi planejado, o Microsoft Project permite que os gerentes possam exibir, no Gráfico de Gantt, a comparação das barras de andamento e de linha de base. Assim, enquanto as duas forem simétricas, entende-se que o projeto está alinhado com aquilo que foi planejado. Para exibir a barra da linha de base, na guia Formato, seção Estilo de Barras, selecione a linha de base salva:

Assim, a partir de agora, o Gráfico de Gantt irá exibir as duas barras de modo paralelo, permitindo a comparação de maneira simples:

Suponha que uma determinada tarefa tenha uma duração maior do que o que havia sido previsto. Ao efetuar a mudança no campo Duração, o gerente de projetos observará automaticamente como esta alteração irá impactar o restante do projeto:

Para melhorar ainda mais o entendimento, clique no Gráfico de Gantt com o botão direito do mouse e escolha a opção Estilos de Barra:

Na caixa de diálogo Estilos de Barra, clique na aba Texto e escolha o campo Variação de Término na seção direita da barra do Gantt:

Desse modo você poderá visualizar, além da comparação das barras, também a quantidade de dias de desvio no
cronograma:

Participe do nosso grupo de discussões no LinkedIn - Project na Prática

Link para download deste post.

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