Tarefa de resumo do projeto

Você sabe a importância da tarefa de resumo do projeto?

Uma ação muito comum entre os usuários do Microsoft Project é a iniciação da construção de seus cronogramas pela tarefa que leva o nome do projeto. Em outras palavras, ao começarem a digitar o cronograma, normalmente os usuários reservam a primeira linha para abrigar o nome do projeto, para só então digitarem as demais fases, subfases e tarefas que o projeto irá requerer.

Ao finalizarem a construção do cronograma, a tarefa de ID número 1 é aquele que contém o nome do projeto. Observe o exemplo abaixo:

Perceba que a tarefa 1 armazena o nome do projeto: Projeto de Implementação do Escritório de Projetos PMO.

Todavia, este procedimento não é o mais correto quando criamos cronogramas no Microsoft Project. Isto porque pode ser necessária a decomposição do cronograma em uma estrutura analítica, para que seja possível identificar os pacotes de trabalho que o projeto visa entregar – a famosa EAP (Estrutura Analítica de Projetos) ou WBS (Work Breakdown Structure).

O Microsoft Project possui uma ferramenta que efetua a decomposição visual das fases e subfases do cronograma de maneira automática, a qual é chamada de Número da Estrutura de Tópicos. Para aplicar o número da estrutura de tópicos no seu cronograma, siga os passos:

• No Project 2010, clique na seção Formato e selecione a opção Número da Estrutura de Tópicos
• No Project 2007, clique em Ferramentas > Opções. Na guia Exibir, selecione a opção Número da Estrutura de Tópicos

O resultado será:

Perceba que os níveis da EAP estão caracterizados de maneira incorreta. Vejamos:

• A tarefa que recebeu o nível 1 (Projeto de Implementação do Escritório de Projetos PMO) não deveria ser considerada um nível do projeto, uma vez que ela é o próprio projeto em si
• A tarefa que está no nível 1.1 (Iniciação) é que na verdade deveria receber o número 1, pois este sim é o primeiro pacote de trabalho do projeto.

Nesse sentido, a estrutura do cronograma acima deveria ser representada da seguinte maneira:

0. Projeto de Implementação do Escritório de Projetos PMO

    1. Iniciação

         1.1 Planejamento

         1.2 Níveis de Maturidade

         1.3 Ações Corretivas

         1.4 Estrutura Funcional

  2. Definições e critérios

E assim por diante.

Dessa maneira, fica claro que a utilização da primeira linha do cronograma como sendo a tarefa que resume o projeto se mostra inadequada, pois ela irá oferecer uma visão distorcida da EAP planejada para o projeto. Se estivéssemos utilizando ferramentas de mercado para gerar uma ilustração visual da EAP, teríamos uma visão incorreta, conforme podemos ver na figura abaixo:

Para resolver esta desconformidade, são necessários apenas alguns simples passos:

1. Selecione todas as tarefas do projeto, menos a primeira linha (que contém o nome do projeto)
2. Utilize o botão Recuar Tarefa para a Esquerda (o botão com a seta verde contrário ao que é utilizado para agrupar tarefas em fases)
3. Clique na tarefa 1 (que contém o nome do projeto) com o botão direito do mouse e escolha Excluir Tarefa
4. Se você estiver utilizando o Project 2010, clique na seção Formato e selecione a opção Tarefa de Resumo do Projeto. Se você estiver utilizando o Project 2007, clique em Ferramentas > Opções e, na seção Exibir, selecione a opção Tarefa de Resumo do Projeto

Pronto! Você irá perceber que o Project irá inserir uma tarefa com ID 0, a qual não é utilizada como referência para estruturação da EAP:

Visualizando a decomposição da EAP em ferramentas de mercado, temos:

Agora, da próxima vez que for iniciar um cronograma no Microsoft Project, a sugestão é já considerar a exibição da tarefa de resumo do projeto como a primeira ação a ser tomada =D

Como sempre, você também pode fazer o download deste post clicando aqui. 

Até a próxima!