Utilizando fórmulas para aplicar formatação condicional

Quando precisamos demonstrar visualmente o resultado de um determinado trabalho, baseado em condições e critérios pré-definidos, não há dúvidas de que o recurso de Formatação Condicional do Microsoft Excel, principalmente na versão 2010, oferece excelentes alternativas para realizar o trabalho.

Entretanto, normalmente os usuários do Excel acabam subutilizando as funcionalidades que a Formatação Condicional oferece, uma vez que a grande maioria das pessoas as aplica somente a um restrito grupo de células. Para exemplificar, imagine uma planilha onde você registra todos os gastos mensais da sua empresa, para depois comparar a média mensal com a meta de gastos definida para cada despesa no início do ano. Ao final do período, você precisa destacar em vermelho os gastos que ficaram acima da meta e em verde os que ficaram abaixo. O resultado seria mais ou menos esse:

Mas....... e se, ao invés de usar o método simplista de aplicar a formatação condicional apenas às células, desejássemos aplicá-la a todas a todas as células das linhas que se encaixassem na regra de validação? Observe a planilha abaixo:

Nesta planilha são armazenados todos os projetos que fazem parte do portfólio de iniciativas de uma determinada empresa. Baseado na comparação do % de Progresso Previsto com o % de Progresso Realizado, a planilha apresenta o Status de Progresso de cada projeto.

O nosso objetivo será simples: todas os projetos que apresentarem o Status de Progresso “Atrasado” deverão ter sua linha, da coluna B até a coluna H, formatada condicionalmente.

Para isso, selecione todos os campos da tabela de projetos, com exceção da linha de cabeçalho:

Em seguida, clique em Formatação Condicional > Nova Regra. Porém, ao iniciar uma nova regra, selecione a opção Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas:

A fórmula a ser utilizada deverá comparar o resultado das células da coluna H (Status de Progresso) com o critério Atrasado, conforme definido previamente. Para isso, clique na célula H5 e digite =”Atrasado”, conforme exemplo abaixo:

Em seguida, remova o sinal de cifrão ($) da frente do número 5, para desbloquear a linha. Você poderá fazer isso manualmente (clicando na linha da fórmula e deletando o cifrão) ou de modo automático (clicando na linha e pressionando o botão F4 do teclado até o Excel exibir a expressão =$H5=”Atrasado”):

Vamos entender a fórmula: quando você clicar na célula H5 ela está bloqueada, ou seja, acompanhada de cifrão antes da letra H e do número 5 ($H$5). Contudo, analisando a expressão, você irá perceber que é necessário remover o cifrão que está posicionado antes do número 5, para informar ao Excel que a linha não será fixa. Isto acontece porque H5 representa o primeiro status de progresso do primeiro projeto da lista, dentro de vários outros projetos existentes na tabela. Se deixarmos a linha 5 fixa ($H$5), a análise será realizada apenas nesta linha, e os demais projetos deixarão de ser analisados. Como o Excel tem de aplicar o critério de análise em todos os projetos da tabela, você teve que excluir o cifrão da linha 5 de modo a permitir que a verificação seja feita verticalmente, considerando assim todos os projetos da companhia.

Agora basta que você aplique a formatação condicional às células de acordo com a sua necessidade. Clique em Formatar... e escolha a cor de preenchimento que desejar:

O Excel irá destacar na tabela exatamente as linhas dos projetos que se encaixarem no critério aplicado:

Bem mais simples que os velhos marca-texto, não é verdade? J

A planilha utilizada como referência neste post pode ser baixada aqui.

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Até a próxima.