Modo de Agendamento de Tarefas no Project 2010

Quando se é um usuário de versões anteriores do Microsoft Project (2000, 2003 e 2007, por exemplo), uma das primeiras mudanças sentidas ao utilizar a versão 2010 do software é o Modo de Agendamento das tarefas. Em versões anteriores, as tarefas possuíam apenas um modo de agendamento, que era automático. No Project 2010, as tarefas também podem ser manualmente agendadas, e isso tem causado certa confusão entre os usuários que acabaram de migrar de versão. Mas, o que é e, sendo mais prático, para quê serve o Modo de Agendamento manual?

Você pode utilizar o modo de agendamento manual para criar tarefas que você sabe que deverão fazer parte do seu cronograma, mas que talvez você ainda não tenha informações suficientes sobre seu agendamento. Outra alternativa para o uso de tarefas manuais se dá em cronogramas que possuem maior flexibilidade de agendamento, como por exemplo quando se utiliza como referência a metodologia Ágil.

Quando o Microsoft Project 2010 é acessado, o sistema informa ao usuário, na parte inferior da janela, o Modo de Agendamento definido para as tarefas:

Quando você efetua a digitação das tarefas do cronograma, irá perceber que, a princípio, o Microsoft Project não preenche automaticamente as colunas de Início, Término e Duração, como fazia nas versões anteriores. É importante também notar que as barras das tarefas não são apresentadas no Gráfico de Gantt:

Quando uma tarefa é agendada manualmente, sua duração não precisa seguir as regras de lançamento padrão das tarefas automáticas (que apenas aceitam as medidas de horas, dias, semanas e meses). Veja:

Entretanto, a qualquer momento é possível digitar uma duração às tarefas manuais. Deste modo, as barras passarão a ser exibidas no Gráfico de Gantt:

Caso seja necessário, você também poderá definir as datas de Início e/ou Término das tarefas. Note que o estilo das barras das tarefas no Gráfico de Gantt também sofrem o impacto esta alteração:

Perceba que o ícone da coluna de indicadores de Modo da Tarefa apresenta o símbolo de interrogação para a tarefa Planejamento, pois ainda há informações pendentes para esta atividade:

Convertendo as tarefas para Modo de Agendamento automático

Considerados os benefícios de utilizar o Modo de Agendamento manual em algumas tarefas do projeto, é importante considerar que, a não ser em casos muito específicos, a grande parte das tarefas de um cronograma serão agendadas automaticamente (seguindo assim o padrão das versões anteriores do Project). Nesse sentido, para configurar o Modo de Agendamento das tarefas, considere os cenários abaixo:

• Tarefas manuais já existentes no cronograma devem ser convertidas em automáticas:
• Você pode clicar no ícone da coluna Modo da Tarefa e alterar de Manual para Automaticamente agendado, ou;
• Na guia Tarefa, clicar no botão Agendamento Automático para a(s) tarefa(s) desejada(s):

• Todas as novas tarefas do projeto devem ser configuradas com o padrão de automaticamente agendadas
• Clique no ícone Novas Tarefas na Barra de Status e escolha a opção Agendado Automaticamente, ou;
• Clique em Arquivo > Opções > Cronograma e altere o Modo de Agendamento das tarefas, na seção Opções de agendamento deste projeto:

Alterando o padrão de agendamento do Microsoft Project

Caso você deseje alterar as configurações do Microsoft Project 2010 para que todos os novos projetos tragam o modo automático de agendamento como padrão, execute os seguintes passos:

Clique em Arquivo > Opções > Cronograma. No item Opções de agendamento deste projeto efetue a mudança do projeto que está atualmente aberto para Todos os Novos Projetos. Em seguida, modifique a opção Novas tarefas criadas para Agendada Automaticamente:

Se precisar de material de referência, você pode fazer o download deste post clicando aqui.

Aproveitando, faço o convite para que participe do nosso grupo de discussões sobre o Microsoft Project no LinkedIn:

Project na Prática

Inté!

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UPDATE:

Em Dezembro de 2016 gravei um vídeo no meu canal no YouTube para tratar esse assunto com um maior nível de detalhamento. O vídeo está disponível através do seguinte link:

https://www.youtube.com/watch?v=JuNz_QW4JpQ

Microsoft Showcase: Análise de Valor Agregado no Project

No mês de Março/2012 a Microsoft realizou, em Phoenix – AZ, a Microsoft Project Conference 2012 – um evento dedicado a discutir todos assuntos relacionados ao Microsoft Project e Microsoft Project Server 2010.

O evento reuniu especialistas de todo o mundo, com foco em promover discussões, troca de ideias, dicas, truques e boas práticas adotadas na utilização do software.

A Microsoft disponibilizou em vídeo todas as sessões realizadas na conferência, para aqueles que não puderam participar do evento. Nesse sentido, vou procurar indicar aqui no blog algumas das sessões mais interessantes realizadas durante a MSPC12, começando pela excelente palestra do Andrew Lavinsky sobre ‘Análise de Valor Agregado no Project 2010’:

http://www.microsoft.com/en-us/showcase/details.aspx?uuid=6ee08843-5463-4328-ad9a-b67f6176b446

Bom aprendizado!

Criando Gráficos de dois Eixos (Linha e Coluna)

Como sabemos, os gráficos são, definitivamente, a melhor maneira de exibir informações armazenadas em tabelas. E trabalhar com o Microsoft Excel significa, de um jeito ou de outro, ter que construir gráficos bons gráficos gerenciais.


Uma das maiores dificuldades encontradas pelos usuários do software é a criação de gráficos que utilizem dois eixos para exibir seus valores. Geralmente os gráficos em dois eixos são necessários quando se é necessário comparar informações distintas, como, por exemplo, a quantidade de quilômetros rodados por um carro versus o valor gasto com combustível. Veja o exemplo abaixo:

As informações de KM Rodados, se comparadas com o Valor do Combustível, trariam uma visão distorcida se analisadas no mesmo eixo, pois a escala de valores dos itens é diferente:

Por isso, a melhor alternativa seria trabalhar com eixos distintos para cada tipo de informação, respeitando sua escala de valores:

Configurando um gráfico de dois eixos

Para configurar um gráfico de dois eixos, alguns passos simples são necessários. Vamos utilizar nesse exemplo uma planilha que permite a análise de um determinado investimento no período de 1 ano, comparando o valor de rendimento mensal com os juros daquele período. Veja a ilustração:

Para iniciar a construção e personalização do gráfico, selecione os dados de B7 a N9 (a linha de cabeçalho e os dados mensais de Juros % e Rendimento). Em seguida, clique na guia Inserir > Gráfico:

De acordo com a organização das informações na tabela, o Excel gerou o gráfico acima. Entretanto, as informações disponibilizadas nos eixos estão incorretas, pois o Eixo X (horizontal) deve ser preenchido pelas informações dos meses, e não dos itens Rendimento e Juros %. Para posicionar os eixos de maneira correta, efetue os seguintes passos:

• Clique no gráfico
• Na aba Design, disponível em Ferramentas de Gráfico, clique no botão Alternar Linha/Coluna

O resultado será:

Agora basta fazer os ajustes finais para configurar o gráfico:

• Clique no gráfico
• Na aba Layout, disponível em Ferramentas de Gráfico, vá até a guia Seleção Atual. Há uma caixa de combinação chamada Elementos do Gráfico, onde você poderá selecionar uma área específica do gráfico. Dentre as opções disponíveis, selecione a Série “Juros %”

Isso fará com que todos os dados relacionados a juros estejam selecionados pelo Microsoft Excel. Em seguida, clique em Design > Alterar Tipo de Gráfico e modifique os dados de juros para um gráfico de Linha:

• Você irá perceber que as informações de juros não são passíveis de comparação com os dados de rendimento, uma vez que a escala dos valores não é a mesma. Para corrigir este problema, clique com o botão direito do mouse na linha de juros e escolha a opção Formatar Série de Dados...
• Em Opções de Série, plote os dados no Eixo Secundário do gráfico:

O resultado:

Agora basta formatar o gráfico de acordo com a sua necessidade e, voilá, você tem suas informações do jeito que precisa.

Caso queira, você pode baixar o arquivo digital deste post clicando aqui.

Você também pode exercitar na prática os passos deste post. Para isso, baixe a planilha de exemplo clicando aqui.

Até a próxima!