Utilizando o Planejador de Equipe no Project 2010

Dentre as novas funcionalidades apresentadas na versão 2010 do Microsoft Project, uma das que oferecem maior ganho de produtividade aos gerentes de projeto, no que tange ao entendimento e gestão das atribuições dos recursos às tarefas do cronograma, é o Modo de Exibição Planejador de Equipe. Este novo modo de exibição permite uma análise mais detalhada das atribuições dos recursos no cronograma, através de uma visualização simples e amigável.

Uma vez que o cronograma foi desenvolvido e os recursos alocados às tarefas, você pode utilizar o Planejador de Equipe para entender melhor as alocações de seu projeto. Para isso, clique na aba Recursos e, em seguida, clique no botão Planejador de Equipe:

Como é possível verificar, o Planejador de Equipe divide as informações de atribuição dos recursos em dois painéis. Do lado esquerdo, os recursos do projeto são apresentados de acordo com o cadastro efetuado na Planilha de Recursos. Já do lado direito da janela as barras do Gráfico de Gantt são exibidas de modo a refletir a alocação desses recursos no projeto, com uma linha única representando as atribuições de cada recurso. Do mesmo modo, as tarefas que estão atribuídas aos recursos mas que ainda não foram agendadas são apresentadas com as cores da barra de tarefas manuais, na coluna Tarefas não Agendadas. Por fim, na parte inferior direita da janela é possível observar as tarefas que estão agendadas, mas que ainda não estão atribuídas.

Ao posicionar o mouse sobre uma tarefa do Planejador de Equipe, o Microsoft Project apresentará informações adicionais da tarefa, em forma de dica:

Para facilitar o entendimento das atribuições pelos gerentes de projeto, o Planejador de Equipe utiliza cores diferenciadas para representar as informações e o status das tarefas atribuídas aos recursos. Vejamos:

Barra do Gantt em tonalidade azul – representa tarefas agendadas automaticamente, que não estão iniciadas:

Barra do Gantt em diferentes tonalidades de azul – representa tarefas agendadas automaticamente, que já foram iniciadas:

Barra do Gantt em tonalidade Turquesa – representa tarefas agendadas manualmente:

Barra do Gantt em tonalidade acinzentada – representa tarefas atrasadas (onde o % concluído não se estende à Data de Status):

Nomes dos recursos em tonalidade vermelha – representa recursos superalocados:

Bordas das barras do Gantt na tonalidade vermelha – representa os períodos de superalocação de um recurso:

Resolvendo problemas de superalocação com o Planejador de Equipe

Ao utilizar o Planejador de Equipe, o Microsoft Project 2010 permite que você possa resolver problemas de superalocação através de diferentes métodos, incluindo:

• Utilização da ferramenta de Redistribuição do Microsoft Project 2010;
• Organizar o agendamento da tarefa superalocada arrastando-a para um período diferente;
• Reatribuir a tarefa superalocada arrastando-a para outro recurso.

Para resolver problemas de superalocação utilizando a ferramenta de Redistribuição do Microsoft Project 2010, selecione o nome do recurso superalocado e clique no botão Opções de Redistribuição, presente na guia Recurso:

Na caixa de diálogo Redistribuição de recursos, selecione as opções que desejar e clique no botão Redistribuir Tudo.

Quando você utiliza a ferramenta de Redistribuição para resolver problemas de superalocação, o Microsoft Project 2010 a resolver usando um dos métodos a seguir:

• O software atrasa tarefas ou atribuições
• O software divide tarefas ou atribuições.

Para obter maiores informações sobre as opções da Redistribuição, clique aqui.

Caso você queira controlar manualmente como as tarefas serão redistribuídas para resolver problemas de superalocação, você pode simplesmente selecionar as tarefas superalocadas e arrastá-las para um período diferente. Veja o exemplo abaixo:

As tarefas Desenvolvimento History Book e Testes Funcionais estão, em um determinado período, atribuídas simultaneamente ao recurso Daniel Esteves, causando um problemas de superalocação. Supondo que a tarefa Testes Funcionais pudesse ser atrasada, você poderia selecioná-la e arrastá-la para que fosse realizada após o término da tarefa Desenvolvimento History Book. Contudo, lembre-se que quando você modifica as datas de uma tarefa utilizando este método, o Microsoft Project 2010 criará uma restrição do tipo Não Iniciar Antes De... automaticamente.

O terceiro método de resolução de superalocações se dá através da atribuição da tarefa para um recurso que esteja disponível no período. Para isso, clique a arraste a tarefa para o recurso desejado ou clique com o botão direito sobre a tarefa e escolha a opção Reatribuir Para:

Por fim, você pode habilitar o Microsoft Project 2010 para resolver problemas de superalocação de maneira automática. Quando esta opção está selecionada, o software efetua a redistribuição de todas as tarefas superalocadas de maneira imediata, bem como resolver novas superalocações que por ventura aconteçam. Para ativar o modo automático de Redistribuição, no Modo de Exibição Planejador de Equipe, clique em Formato à Evitar Superalocações:

Sem sombra de dúvidas, ficou muito mais fácil identificar e resolver problemas de superalocação com o Planejador de Equipe.

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Até a próxima!