Um dos
principais desafios dos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project
para controlar seus projetos está em identificar desvios no cronograma, de
maneira simples e rápida. A identificação de um desvio em uma tarefa, por
exemplo, pode ajudar os gerentes no entendimento de como o cronograma é
afetado, de modo que eles possam tomar decisões para alinhar o projeto ao
planejamento inicial.
Contudo, para
conseguir identificar os tais desvios, muitos gerentes acabam criando
indicadores, fórmulas personalizadas entre outros recursos oferecidos pelo
Project. Nesse sentido, vou procurar explorar neste post como identificar
desvios no cronograma de maneira simples, utilizando recursos nativos da
ferramenta.
Suponha que tenhamos construído um cronograma
simples, como no exemplo abaixo:
A lista de atividades, fases e milestones está representada no Gráfico
de Gantt, conforme se pode verificar. Após a finalização do planejamento do
projeto, o gerente deverá salvar a Linha
de Base, para armazenar os dados do planejamento para comparação futura (aqui há um post completo sobre
os conceitos sobre a Linha de Base).
Digamos que o projeto se inicie. Como é
necessário acompanhar os desvios do cronograma em relação ao que foi planejado,
o Microsoft Project permite que os gerentes possam exibir, no Gráfico de Gantt,
a comparação das barras de andamento e de linha de base. Assim, enquanto as
duas forem simétricas, entende-se que o projeto está alinhado com aquilo que
foi planejado. Para exibir a barra da linha de base, na guia Formato, seção Estilo de Barras, selecione a linha de base salva:
Assim, a partir de agora, o Gráfico de Gantt irá
exibir as duas barras de modo paralelo, permitindo a comparação de maneira
simples:
Suponha que uma determinada tarefa tenha uma
duração maior do que o que havia sido previsto. Ao efetuar a mudança no campo
Duração, o gerente de projetos observará automaticamente como esta alteração
irá impactar o restante do projeto:
Para melhorar ainda mais o entendimento, clique
no Gráfico de Gantt com o botão direito do mouse e escolha a opção Estilos de Barra:
Na caixa de diálogo Estilos de Barra, clique na aba Texto e escolha o campo Variação
de Término na seção direita da barra do Gantt:
Desse modo você poderá visualizar, além da
comparação das barras, também a quantidade de dias de desvio no
cronograma:
