Otimizando o agrupamento no MS Project

Antes de iniciar: estou usando o Microsoft Project 2013 como referência neste post, mas todas as funcionalidades também estão disponíveis na versão 2010.

Apesar do grande número de excelentes funcionalidades disponibilizadas pelo Microsoft Project, o software acaba sendo, na maioria das vezes, subutilizado por seus usuários – que, por desconhecimento ou falta de tempo, não exploram os benefícios que poderiam obter ao utilizar esses recursos.

Neste post vamos discutir uma dessas funcionalidades não tão bem exploradas – o Agrupamento.

Agrupar informações do cronograma pode ser muito útil quando se precisa visualizar itens que estejam dentro de um mesmo critério. Ao utilizar o recurso de agrupamento, os gerentes de projetos podem responder a algumas perguntas, tais como:

1. Quantas tarefas do projeto são críticas?
2. Quantas tarefas do projeto estão atrasadas? E quantas estão no prazo?
3. Quantos milestones estão planejados para o projeto?
4. E assim por diante...

Aparentemente, o uso do recurso de agrupamento é negligenciado pelos gerentes de projeto porque ele não efetua a contagem dos itens agrupados. A título de exemplo, vamos supor que um gerente deseja que agrupar o cronograma para saber qual o número de milestones planejados. Via de regra, ele vai clicar no menu Exibição e depois escolher a opção Agrupar por. Na lista de opções disponibilizada, é só escolher agrupar por Milestones:

Após selecionar o agrupamento desejado, seu cronograma será organizado da seguinte maneira:

Ao aplicar o agrupamento, você até consegue visualizar a organização das tarefas que são milestones e as que não são. Entretanto, você precisa ‘contar’ de cabeça quantas das tarefas pertencem a cada grupo, uma vez que o Project não exibe essa informação. Para cronogramas menores, até dá pra considerar fazer a conta. Porém, em se tratando de cronogramas mais complexos, fica mais complicado a separação e o entendimento dos dados.

Para resolver o problema, iremos utilizar uma solução simples. Para cada tarefa do projeto será atribuído um valor, e esses valores serão somados sempre que algum agrupamento for feito. Os valores serão atribuídos através da criação de campos personalizados. Para criar o campo, siga os passos:

• Clique em Projeto > Campos personalizados
• Na caixa de diálogo Campos Personalizados, escolha o tipo de campo Número
• Dentre os campos de número, selecione aquele que estiver disponível pra você. Neste exemplo, vou escolher o campo Número1. Após a seleção do campo, clique em Renomear e modifique o nome do campo para Contagem
• Em seguida, na seção Atributos Personalizados, clique em Fórmula. Como precisamos atribuir um valor ao campo para que ele seja contado, digite o número 1 na caixa de diálogo da fórmula e clique OK
• Para finalizar, no item Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo, escolha a opção Acúmulo

Uma vez que o campo para contagem já foi criado, basta inserir a coluna do campo na Tabela. Assim fica muito mais fácil identificar que este cronograma foi planejado para conter 3 milestones.

Outros exemplos que poderiam ser utilizados para agrupamento:

• Quantidade de tarefas críticas x não críticas

• Quantidade de tarefas por Status (Concluídas, Atrasadas, No Prazo e Tarefas Futuras)

É interessante notar que, utilizando procedimentos simples, é possível melhorar bastante os recursos e funcionalidades nativas do Microsoft Project.

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Já o arquivo digital deste post pode ser obtido para download aqui.

Espero que tenha gostado do post.

Até a próxima!