Boas práticas para manutenção da Linha de Base no Microsoft Project (parte 01 de 02)

Antes de começar, é importante que você já conheça os conceitos básicos da Linha de Base. Publiquei há um tempo um post sobre a importância e sobre como salvar uma Linha de Base. Caso queira visualizá-lo, clique aqui.

Isso posto, vamos lá.

Diz o ditado que um projeto sem linha de base nunca estará atrasado. A explicação para essa afirmação é que não há como enxergar desvios se não foram definidos parâmetros para que seja possível realizar as comparações. Bem... suponha que você tenha criado seu cronograma, estimado prazos, atribuído recursos, definido custos e acertado o esforço necessário para realização do seu projeto. Depois de tudo verificado e aprovado, você salva a Linha de Base e o projeto tem início. Entretanto, é importante levantar algumas questões se apenas o salvamento da Linha de Base oferece subsídios suficientes para que os gerentes possam controlar todo o ciclo de vida do projeto. Qual é o impacto na Linha de Base caso haja, por exemplo, adição de tarefas não previstas ao cronograma? E se o escopo do projeto for modificado e requerer alterações significativas no cronograma?

O objetivo deste tópico é compartilhar as opções que o Microsoft Project oferece para manutenção das Linhas de Base. Como esse é um assunto extenso, vou dividir o post em duas partes, para facilitar o entendimento.

Definição de múltiplas linhas de base

Quando você define uma Linha de Base para o seu projeto, você está armazenando as informações do seu planejamento, para que possa posteriormente compará-las com as informações reais. No jargão comum, a Linha de Base salva é conhecida como Linha de Base zero - 0 (em virtude de essa linha de base não receber numeração. Entretanto, neste post iremos nos referir à linha de base 0 apenas como Linha de Base). Os dados salvos nesta linha de base serão utilizados para os cálculos de variação ao longo de todo o projeto, e todas as fórmulas internas do Microsoft Project são calculadas a utilizando como referência.

Todavia, o Microsoft Project oferece mais dez opções de linhas de base, numeradas de 1 a 10:

Estas linhas de base devem ser utilizadas opcionalmente para que os gerentes de projeto possam armazenar os dados históricos do planejamento do projeto durante o seu ciclo de vida. Quando você efetua o primeiro planejamento do projeto, você armazena as informações na linha de base. Como essa linha de base pode vir a ser modificada no futuro (em virtude de replanejamento, nova priorização, mudança no escopo do projeto e etc.), é importante que os dados iniciais (oriundos do primeiro planejamento) sejam salvos em uma base histórica, que poderá servir como consulta no futuro. Neste caso, o gerente de projetos pode copiar os dados da linha de base na linha de base 1.

Para copiar os dados da linha de base na linha de base 1, clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base. Em seguida, selecione a opção Salvar Plano Provisório. Na opção Copiar selecione Linha de Base, e na opção Em selecione Linha de Base 1. Mantenha a opção Projeto Inteiro selecionada:

Esta ação fará com que todas as informações que estão armazenadas na linha de base sejam copiadas para a linha de base 1. Isso significa que você irá manter os dados do primeiro planejamento armazenados durante todo o ciclo de vida do projeto, podendo compará-los no futuro caso mudanças sejam feitas na linha de base original.

Imagine que, passado algum tempo, o projeto atual seja paralisado, ou então haja uma modificação no seu escopo original. Provavelmente os dados do primeiro planejamento não serão os mesmos, novas datas deverão ser consideradas e até mesmo o cronograma poderá sofrer modificações, com a inclusão ou exclusão de fases e tarefas. Nesse sentido, será necessário redefinir a linha de base, que deverá considerar agora os dados mais atuais esperados para o projeto. Se isto acontecer, você poderá redefinir a linha de base e salvar estas informações na linha de base 2, pois estes são os dados esperados para o segundo planejamento realizado no projeto. Esta ação lhe permitirá manter a linha de base sempre atualizada (para fins de comparação, cálculos e etc.), com os dados históricos de planejamento salvos nas linhas de base de 1 a 10.

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Como de costume, você pode realizar o download deste post clicando aqui.

Em breve a parte 2 deste post será publicada.

Até a próxima!