Boas práticas para manutenção da Linha de Base no Microsoft Project (parte 02 de 02)

Olá pessoal,

Antes de começar, é importante que você já conheça os conceitos básicos da Linha de Base. Este é o último de uma sequência de 3 posts publicados sobre o tema Linha de Base. A parte 01 desta sequência pode ser baixada aqui.

Porém, se você não conhece ou ainda não utiliza o recurso de salvamento da Linha de Base para seus projetos, sugiro que comece por este post.

Isso posto, é hora de começar.

Como todos sabemos, um projeto pode ser modificado e reprogramado inúmeras vezes ao longo de sua execução, por razões diversas. Quando uma alteração ou um replanejamento realizado no projeto justificar uma modificação na Linha de Base, você poderá aplicar as novas estimativas em dois níveis: para o projeto inteiro ou apenas para tarefas selecionadas.

Salvando a Linha de Base para o projeto inteiro

Quando você redefine a linha de base para o Projeto inteiro, você substitui todas as informações anteriormente salvas na Linha de Base pelos novos dados. Esta opção é interessante quando o projeto ainda não foi iniciado, e se identifica a necessidade de realizar algumas mudanças no seu cronograma/alocação de recursos que justifiquem o salvamento do novo planejamento.

Para redefinir uma linha de base para o projeto inteiro, clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base. Certifique-se que a linha de base que deve ser redefinida esteja selecionada e clique em OK. Quando o Microsoft Project exibir uma mensagem de confirmação de substituição dos dados da linha de base, clique OK.

Deste modo, os dados salvos na Linha de Base anteriormente serão substituído pelas novas informações.

Salvando a Linha de Base apenas para tarefas selecionadas

A segunda opção oferecida pelo Microsoft Project é a definição da linha de base apenas para um conjunto específico de tarefas do projeto. Na maioria dos casos esta é a opção que será utilizada, uma vez que você pode redefinir a linha de base apenas para as tarefas desejadas. Imagine duas situações distintas:

• Após efetuar o planejamento do projeto, você define sua linha de base. Entretanto, após o projeto ser iniciado, você identifica a necessidade de inserção de novas tarefas que não haviam sido previstas. Quando você adiciona novas tarefas no cronograma, você deve também definir sua linha de base, porém sem modificar a linha de base das tarefas existentes;

• Um projeto está sendo executado e, em virtude de novas necessidades, sofre uma mudança de escopo que irá impactar em prazo, trabalho, custos e etc. Todavia, o projeto já apresenta alguns desvios em relação ao planejamento inicial, os quais devem ser mantidos a título de visualização e comparação. Neste caso, você deve reprogramar o seu projeto conforme as mudanças do escopo, porém sem perder os desvios que já aconteceram.

Note que em ambas as situações a Linha de Base precisa ser redefinida para abrigar apenas as mudanças que ocorreram no projeto, mantendo os dados daquilo que já ocorreu. Para redefinir uma linha de base para apenas algumas tarefas do projeto, você deve executar os seguintes passos:

1. Selecione todas as tarefas para as quais a Linha de Base deve ser redefinida;
2. Clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Definir Linha de Base. Selecione a opção Tarefas Selecionadas. A opção Agregar linhas de base Para todas as tarefas de resumo deve ser selecionada se você desejar que o impacto gerado pela redefinição da linha de base se aplique às suas tarefas de resumo:

Feito isso, o Microsoft Project irá salvar a Linha de Base apenas para as tarefas selecionadas, permitindo a identificação de desvios que tenham acontecido anteriormente no cronograma (disponível nas tarefas que não sofreram nenhuma modificação). Neste ponto, como houve um replanejamento no projeto, é interessante salvar o histórico dos novos dados em uma nova Linha de Base (Linha de Base 2, Linha de Base 3 e etc.), para que seja possível fazer comparações futuras (por exemplo, qual a diferença de prazo/custo/esforço entre o primeiro e o segundo planejamento?).

Limpando a Linha de Base

Caso seja necessário, você pode limpar uma ou mais Linhas de Base salvas no seu projeto. A limpeza de uma Linha de Base remove todas as informações dos campos salvos, e faz com que o Microsoft Project entenda que nunca houve dados nela armazenados.

Da mesma maneira como é feito na redefinição da Linha de Base, você pode limpar a linha de base de todo o projeto ou apenas das tarefas selecionadas. Para limpar uma Linha de Base, clique na guia Projeto > Definir Linha de Base > Limpar linha de base. Selecione a linha de base desejada e escolha se deseja limpar a linha para todo o projeto ou apenas para as tarefas previamente selecionadas, conforme exemplo abaixo:

Linha de base para tarefas manualmente agendadas

Se você definir a linha de base para tarefas que estiverem no Modo de Agendamento Manual e que não tiverem informação sobre data de início, término e duração (informações em branco), a informação da linha de base também será armazenada como “em branco” para essas tarefas, possibilitando que você ajuste as informações da linha de base de maneira manual. Deste modo, se você informar manualmente as informações da linha de base dessas tarefas, e se no futuro você informar datas de início e término que sejam diferentes daquelas previstas, você terá como retorno a variação destes campos, uma vez que eles serão diferentes daquilo que foi armazenado na linha de base.

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Até a próxima!