Microsoft Excel 2013 - Power View

Introdução

Olá pessoal

Se você é fã de Dashboards, gráficos interativos e dinamismo na visualização de informações, o tópico de hoje é direcionado especialmente pra você.

A Microsoft, com o lançamento da versão 2013 do Office, está trazendo aos usuários uma experiência inovadora no modo como grandes volumes de informações são manipuladas, organizadas e exibidas. Até pouco tempo atrás, informações alojadas em diferentes bancos de dados precisavam passar por um processo de manipulação e organização em aplicações externas, para que fossem relacionadas de modo estar disponíveis em forma de consulta aos usuários – que assim estariam aptos a criar tabelas dinâmicas para apresentar os painéis de indicadores e Dashboards gerenciais/executivos.

No Excel 2013 os usuários possuem a sua disposição um conjunto de suplementos, cada um com um objetivo diferente, que podem ser ativados para aumentar a produtividade, interatividade e a maneira como se trabalha com o software para explorar e apresentar um conjunto de informações. E um desses suplementos – tema deste post – é o Power View.

Importante: a maior parte dos suplementos só está disponível na versão Office Professional Plus.

Sobre o Power View

Depois da sopa de letrinhas da introdução acima, vamos resumir: segundo a Microsoft, “o Power View permite que você crie e interaja com gráficos, segmentações de dados e outras visualizações de dados em uma única planilha”.

Caso queira obter informações mais detalhadas sobre o Power View, você pode visitar o link abaixo:

http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/novidades-no-power-view-no-excel-2013-e-no-sharepoint-server-HA102901475.aspx?

O Cenário

Isto dito, vamos supor que você trabalhe na área de RH de uma determinada empresa; você desenvolveu uma planilha de planejamento e controle das férias dos funcionários, conforme exemplo abaixo:

Ao invés de utilizar o método tradicional para gerar os Dashboards, através de Tabelas e Gráficos Dinâmicos, você quer tentar algo diferente – e é aí que entra o Power View.

Ativando o Power View

Como o Power View é um suplemento do novo Excel 2013, ele não está disponível por padrão após a instalação do software, sendo necessária sua ativação. Para isso, clique em Arquivo > Opções > Suplementos. Na lista de suplementos disponíveis, selecione a opção Suplementos COM e clique em Ir...

Selecione a opção Power View e clique em OK para confirmar sua ativação. Após ativar o suplemento, você poderá receberá uma mensagem sugerindo a atualização do hardware do seu computador, caso este não esteja dentro dos requisitos mínimos necessários para utilização do Power View.

Criando tabelas

Para que seja possível utilizar o Power View na criação de Dashboards dinâmicos, é necessário que o intervalo dos dados que será utilizado como referência seja convertido em uma Tabela. A criação de tabelas permite um trabalho mais organizado e facilitado para filtragem, além de oferecer um conjunto de formatações de colunas e linhas calculadas, que simplificam os cálculos.

Para inserir uma tabela utilizando os dados digitados, selecione todas as informações da planilha (neste exemplo, o intervalo compreendido entre as células $B$5:$I$65) e clique em Inserir > Tabela. Após sua criação, o Excel 2013 passará a conhecer o intervalor selecionado como Tabela1:

Para obter mais informações sobre as Tabelas no Excel 2013, visite o link abaixo:

http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/inicio-rapido-criar-uma-tabela-do-excel-HA102749329.aspx?CTT=5&origin=HA102899553

Criando o Dashboard

Depois de converter o intervalo de dados em uma Tabela no Excel 2013, você poderá iniciar a construção do seu Dashboard. Para isso, clique em Inserir > Power View:

Caso já não esteja disponível, será necessário realizar a instalação do SilverLight no seu computador:

Para obter maiores informações sobre o SilverLight, visite o link: http://www.microsoft.com/brasil/silverlight/

Uma vez instalado o plug-in, você poderá iniciar a construção do seu Dashboard. A primeira exibição após a abertura do Power View é de uma página em branco, onde você poderá organizar a exibição das informações conforme necessário.

Esta página é estruturada pelo Power View em duas áreas, as quais podem ser entendidas da seguinte maneira:

• Área de Exibição: nesta área os campos devem ser organizados para criar as visualizações desejadas;
• Área de Filtros: nesta área os campos da lista estarão disponíveis para serem incluídos na exibição ou para serem incluídos nos filtros do relatório.

Após iniciar o trabalho com o suplemento, você poderá observar que o Ribbon (Faixa de Opções) passará a apresentar uma nova guia, chamada Power View. Nela, você poderá optar pela exibição da lista de campos gerada a partir dos dados utilizados como referência na Tabela. Ao clicar em Lista de Campos, você poderá visualizar e selecionar os campos da Tabela que deseja inserir no Dashboard atual:

Pense no painel de lista de campos como um exemplo de Tabela Dinâmica. Ao selecionar os campos na lista, estes serão exibidos no Power View em formato de uma tabela de dados.

A combinação de um número maior ou menor de campos possibilitará a visualização das informações, de acordo com a organização realizada. A grande vantagem é que a área de exibição das informações permite que diferentes dados sejam exibidos, em diferentes formatos – ou seja, a combinação de gráficos, tabelas e outros elementos depende apenas da necessidade – e da criatividade – de quem está efetuando a manipulação das informações.

Os campos com o símbolo de somatória – ∑ – são campos que contém valores numéricos, podendo ser utilizados para agrupamento em totalização através de uma fórmula (como por exemplo Soma, Média, Máximo, Mínimo e etc.)

Com os dados selecionados conforme exemplo ao lado, o resultado do Power View se daria da seguinte maneira:

Como o objetivo principal será utilizar o Power View para geração de Dashboards dinâmicos, oferecendo ao usuário uma experiência visual inovadora, o layout dos dados será modificado.

Na lista de campos, selecione apenas os itens Situação e Valor das Férias. O resultado será:

Veja que agora já temos uma aparência mais voltada a dados consolidados. Entretanto, suponha que nesse momento o mais importante seja descobrir a quantidade de funcionários de acordo com a situação – número de funcionários com Férias a Vencer e o número de funcionários com Férias Vencidas. Como os dados estão sendo apresentados em somatória de valores (Valor das Férias), você pode alterar a maneira como os dados estão resumidos – neste caso de Soma para Contagem. Para isso, clique na drop-down apresentado à direita do campo Valor das Férias e escolha a opção Contagem. Após realizar a alteração, será possível saber a quantidade de funcionários de acordo com o status das férias:

Em seguida, ao invés de manter a exibição dos dados em formato de tabela, o mais interessante é garantir que a exibição seja realizada através de gráficos. Mantendo a tabela com os resultados consolidados selecionada, na guia Design você poderá escolher um dos modelos de gráficos disponibilizados pelo Power View:

Ao determinar que a exibição das informações se dará através de gráficos, você irá visualizar os dados conforme exemplo abaixo (usando como referência um gráfico de barras):

Agora você pode continuar a montagem de outros painéis e dashboards com as demais informações disponíveis. Como exemplo, é possível exibir, através de um gráfico de pizza, a informação consolidada de funcionários por Prioridade de Saída. Para isso, organize uma nova tabela com essas informações e a converta em um gráfico. O resultado será:

Do mesmo modo que as Tabelas Dinâmicas, o Power View também oferece a possibilidade de inserção de Filtros. Para isso, basta clicar com o botão direito do mouse no campo que será utilizado como referência para a filtragem e escolher a opção Adicionar ao Filtro Exibição. Neste exemplo, utilize o campo Departamento. Deste modo, será possível ao usuário segmentar os gráficos e/ou tabelas da visualização conforme sua necessidade:

Drill down

A beleza por trás do Power View, além da facilidade na criação e organização dos gráficos e relatórios, é a possibilidade de realização de Drill down. O drill down permite que, ao clicar em uma parte do gráfico (como em uma coluna ou em um pedaço da pizza), o usuário tenha condições de visualizar apenas as informações relacionadas a este item, desdobrando-se também para os demais gráficos e/ou tabelas a ele relacionados(as).

A título de exemplo, suponha que após finalizar a construção do seu Dashboard, o resultado seja este:

Digamos que agora você precise concentrar o foco do relatório apenas nos funcionários com Prioridade de Saída alta. Basta que você clique na parte da pizza que contém essa informação. Todos os dados relacionados dos demais gráficos/tabelas também serão filtrados:

Pop-out

Ao passar o mouse sobre a parte superior direita de cada gráfico, você observará o ícone Pop-out. Ao clicar neste ícone, o Power View dará prioridade total à visualização do gráfico, expandindo-o sobre as demais informações:

Há ainda outros excelentes recursos oferecidos pelo Power View (!), mas essa é uma discussão para outro post.

Resumindo tudo, that´s a pretty cool stuff  J

Downloads

Quer guardar este post pra depois? Você pode fazer o download da versão digital no link abaixo:

https://app.box.com/s/p4paenqey2j4c39tclmw

Caso queira experimentar o Power View com base nos exemplos deste post, você pode efetuar o download da planilha no link abaixo:

https://app.box.com/s/5mfbsxgwj1xz963munow

Espero que tenha gostado, um abraço e até a próxima!