O Microsoft Project é, sem sombra de dúvidas, um dos softwares mais ricos
em termos de funcionalidades disponibilizadas para os usuários. Uma pena é que,
por falta de tempo e muitas vezes de treinamento, é também um dos softwares mais
subutilizados. Não é pequeno o número de pessoas que utilizam o Project apenas
como se fosse uma planilha de Excel, com uma lista de tarefas a fazer e seus
respectivos responsáveis.
Como o objetivo principal deste blog é oferecer dicas e tutoriais que
auxiliem as pessoas a obter um melhor rendimento na utilização do Microsoft
Project, hoje vamos falar de um recurso quase que desconhecido pela maioria dos
seus usuários: as Tarefas Inativas.
Até a versão 2007, quando uma tarefa era cancelada, havia basicamente duas
opções disponíveis: ou se excluía a tarefa do cronograma ou se modificava sua
duração para 0 dias. A desvantagem da primeira opção era que se perdia seu
histórico no cronograma (até como base de conhecimento e lições aprendidas). Já
a segunda abordagem poderia gerar a falsa impressão de que a tarefa
representava um milestone no cronograma, o que não era verdade.
A partir da versão 2010, e apenas para clientes do Project Professional, a
Microsoft introduziu a opção de inativar uma tarefa. Com essa ação, ao invés de
o usuário excluir a tarefa do cronograma, ele apenas podia dizer ao Project que
aquela tarefa não mais seria necessária, fazendo com que o cronograma se ajustasse
ao novo cenário sem que o histórico fosse perdido.
A Microsoft inclusive disponibiliza um artigo bem interessante sobre isso:
Tarefas Inativas: caso prático
Além de
trabalhar muito bem a questão de tarefas canceladas, mantendo seu histórico ao
longo do cronograma, há ainda outra opção muito interessante para utilização do
recurso de Tarefas Inativas. Os usuários podem utilizar a funcionalidade para
efetuar simulações de variações no cronograma, as quais podem se apresentar de
acordo com cenários distintos.
Suponha
que você tenha construído um projeto para obter a certificação PMP. Você
estruturou a WBS e em seguida converteu os pacotes de trabalho em um
cronograma. Neste exemplo, o resultado foi:
Entretanto,
neste exemplo existe uma fase do projeto que pode não acontecer: a Auditoria. Como este é um processo interno
do PMI que funciona randomicamente, não é possível determinar com 100% de
certeza que para obter a certificação você terá de passar por essa fase ou não.
Aí é que
entram as Tarefas Inativas. Você pode configurar o cronograma para que a fase
de Auditoria esteja vinculada às demais tarefas, e assim simular qual o
comportamento do projeto se esta fase acontecer ou não.
Em
primeiro lugar, é preciso definir criteriosamente o vínculo entre as tarefas.
Observe a imagem abaixo:
Analisando a primeira tarefa da fase de Exame, “Agendamento do exame”, pode-se
verificar que ela possui 3 predecessoras:
- Predecessora:
15
– a tarefa 15 é a última da fase de Capacitação, significando que não é
possível agendar o exame sem antes finalizar a capacitação obrigatória
requerida pelo PMI;
- Predecessora:
26
– a tarefa 26 representa a finalização da fase de Aplicação junto ao PMI.
Assim, caso o processo de aplicação do candidato junto ao PMI não seja
concluída, não será possível realizar o exame;
- Predecessora:
31 – por fim, criou-se o vínculo com
a tarefa 31, que representa que a auditoria foi concluída. Assim, se o processo
de aplicação for submetido à auditoria pelo PMI, o exame não poderá ser
agendado até que ela esteja concluída.
Ao se
considerar o pior cenário, ou seja, se o processo for submetido à auditoria do
PMI, sua duração total levaria 87 dias, conforme apresentado pelo cronograma de
exemplo. Porém, suponha que você queira fazer uma simulação e verificar quantos
dias seriam necessários para que o projeto fosse concluído caso o processo de
auditoria não fosse necessário.
Para
isso, selecione a tarefa 27, que representa a fase de Auditoria. Em seguida, clique no botão Inativa, que está disponível na guia Cronograna do Ribbon, na aba
Tarefa:
Ao executar a ação, o Microsoft Project
desconsidera a fase de Auditoria para execução do cronograma, gerando uma
redução no tempo necessário para sua execução (perceba que o tempo total caiu
de 87 para 71 dias):
Abaixo, duas visões do Gráfico de Gantt. Primeiro,
considerando a fase de Auditoria:
E agora, caso a fase de Auditoria não seja mais
necessária:
Resumindo,
a funcionalidade de Tarefas Inativas pode (e deve) ser um aliado muito eficaz
no trabalho com o Microsoft Project.
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queira arquivar esse post para consulta futura, faça o download da versão
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Até a
próxima!
