Tarefas Inativas

O Microsoft Project é, sem sombra de dúvidas, um dos softwares mais ricos em termos de funcionalidades disponibilizadas para os usuários. Uma pena é que, por falta de tempo e muitas vezes de treinamento, é também um dos softwares mais subutilizados. Não é pequeno o número de pessoas que utilizam o Project apenas como se fosse uma planilha de Excel, com uma lista de tarefas a fazer e seus respectivos responsáveis.

Como o objetivo principal deste blog é oferecer dicas e tutoriais que auxiliem as pessoas a obter um melhor rendimento na utilização do Microsoft Project, hoje vamos falar de um recurso quase que desconhecido pela maioria dos seus usuários: as Tarefas Inativas.

Até a versão 2007, quando uma tarefa era cancelada, havia basicamente duas opções disponíveis: ou se excluía a tarefa do cronograma ou se modificava sua duração para 0 dias. A desvantagem da primeira opção era que se perdia seu histórico no cronograma (até como base de conhecimento e lições aprendidas). Já a segunda abordagem poderia gerar a falsa impressão de que a tarefa representava um milestone no cronograma, o que não era verdade.

A partir da versão 2010, e apenas para clientes do Project Professional, a Microsoft introduziu a opção de inativar uma tarefa. Com essa ação, ao invés de o usuário excluir a tarefa do cronograma, ele apenas podia dizer ao Project que aquela tarefa não mais seria necessária, fazendo com que o cronograma se ajustasse ao novo cenário sem que o histórico fosse perdido.

A Microsoft inclusive disponibiliza um artigo bem interessante sobre isso:

http://office.microsoft.com/pt-br/project-help/desativar-uma-tarefa-HA010370341.aspx

Tarefas Inativas: caso prático

Além de trabalhar muito bem a questão de tarefas canceladas, mantendo seu histórico ao longo do cronograma, há ainda outra opção muito interessante para utilização do recurso de Tarefas Inativas. Os usuários podem utilizar a funcionalidade para efetuar simulações de variações no cronograma, as quais podem se apresentar de acordo com cenários distintos.

Suponha que você tenha construído um projeto para obter a certificação PMP. Você estruturou a WBS e em seguida converteu os pacotes de trabalho em um cronograma. Neste exemplo, o resultado foi:

Entretanto, neste exemplo existe uma fase do projeto que pode não acontecer: a Auditoria. Como este é um processo interno do PMI que funciona randomicamente, não é possível determinar com 100% de certeza que para obter a certificação você terá de passar por essa fase ou não.

Aí é que entram as Tarefas Inativas. Você pode configurar o cronograma para que a fase de Auditoria esteja vinculada às demais tarefas, e assim simular qual o comportamento do projeto se esta fase acontecer ou não.

Em primeiro lugar, é preciso definir criteriosamente o vínculo entre as tarefas. Observe a imagem abaixo:

Analisando a primeira tarefa da fase de Exame, “Agendamento do exame”, pode-se verificar que ela possui 3 predecessoras:

• Predecessora: 15 – a tarefa 15 é a última da fase de Capacitação, significando que não é possível agendar o exame sem antes finalizar a capacitação obrigatória requerida pelo PMI;
• Predecessora: 26 – a tarefa 26 representa a finalização da fase de Aplicação junto ao PMI. Assim, caso o processo de aplicação do candidato junto ao PMI não seja concluída, não será possível realizar o exame;
• Predecessora: 31 – por fim, criou-se o vínculo com a tarefa 31, que representa que a auditoria foi concluída. Assim, se o processo de aplicação for submetido à auditoria pelo PMI, o exame não poderá ser agendado até que ela esteja concluída.

 Ao se considerar o pior cenário, ou seja, se o processo for submetido à auditoria do PMI, sua duração total levaria 87 dias, conforme apresentado pelo cronograma de exemplo. Porém, suponha que você queira fazer uma simulação e verificar quantos dias seriam necessários para que o projeto fosse concluído caso o processo de auditoria não fosse necessário.

Para isso, selecione a tarefa 27, que representa a fase de Auditoria. Em seguida, clique no botão Inativa, que está disponível na guia Cronograna do Ribbon, na aba Tarefa:

Ao executar a ação, o Microsoft Project desconsidera a fase de Auditoria para execução do cronograma, gerando uma redução no tempo necessário para sua execução (perceba que o tempo total caiu de 87 para 71 dias):

Abaixo, duas visões do Gráfico de Gantt. Primeiro, considerando a fase de Auditoria:

E agora, caso a fase de Auditoria não seja mais necessária:

Resumindo, a funcionalidade de Tarefas Inativas pode (e deve) ser um aliado muito eficaz no trabalho com o Microsoft Project.

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Até a próxima!