Criando Organogramas no Microsoft Visio

Olá pessoal,

A partir de hoje, o blog abrirá espaço para mais postagens e discussões de mais uma ferramenta de grande utilidade – o Microsoft Visio. Apesar de já ter feito duas postagens relacionadas ao Visio (aqui e aqui), ainda há muito a ser explorado sobre o software, e acho que vale a pena dar o pontapé de maneira oficial oficial.

Via de regra, a maioria das pessoas enxerga o Visio como um software para criação de diagramas – e, na sua essência, é isso o que ele é. Entretanto, não se deve subestimar a capacidade do software e subjulgá-lo como um mero criador de workflows. O Microsoft Visio permite, além das funções tradicionais de criação de diagramas, que os usuários vinculem dados externos às formas, permitindo que dados complexos sejam compreendidos de maneira rápida e simples. Além disso, através da utilização do Office 365 ou do SharePoint, os diagramas criados no Microsoft Visio podem ser compartilhados dentro e/ou fora da empresa, de modo que os usuários possam compartilhar informações e trabalhar colaborativamente, sem que necessariamente possuam o software instalado na sua estação de trabalho.

Ao longo dos próximos posts, a ideia é trazer uma série de opções de criação de diagramas e dashboards com o Microsoft Visio, conectando dados às formas e reiventando a maneira de compartilhar informações. Bem vindo a bordo!

Començando os trabalhos

Para começar a explorar as funcionalidades do Visio, vamos simular um cenário bem comum: suponha que vc possua uma planilha de Excel que contenha a lista dos vendedores da sua empresa. Com base nessa planilha, você precisa montar um organograma corporativo, para apresentar numa reunião gerencial. Abaixo um exemplo da planilha:

A princípio, o mais comum seria criar o organograma no Power Point, uma vez que o software possui um conjunto de ferramentas e shapes com essa finalidade. A desvantagem da utilização do Power Point é que ele não estabelece vínculo com dados externos, o que significa que, se houver alguma mudança no organograma da empresa, você precisará editar o slide diretamente. Por isso, vamos partir para o Visio...

Ao abrir o software, você será direcionado a uma galeria de modelos. O objetivo dessa galeria é apresentar ao usuário um conjunto de opções com base nas necessidades mais comuns, uma vez que o Visio pode ser utilizado para uma série de diferentes ações. Dentro das opções existentes, escolha Assistente de Organograma:

Após escolher o assistente, na próxima caixa de diálogo, clique em Criar. Você será direcionado ao Assistente de Organograma, que o guiará através dos passos necessários para a configuração. Na caixa de diálogo aberta, selecione a opção Informações já armazenadas em um arquivo ou banco de dados:

Na janela seguinte, você precisará determinar a fonte de dados que alimentará o organograma. Escolha a origem como planilha do Excel e clique Avançar:

Em seguida, você precisará determinar o local onde a planilha está armazenada. Clique em procurar e selecione o arquivo:

A partir desse momento, você deverá dizer ao Microsoft Visio como organizar as informações para que o organograma seja estabelecido. Como o nome das colunas na planilha podem ser genéricos – por exemplo, uma coluna que contém a informação do gerente da área pode estar nomeada como “Gerente”, “Coordenador”, “Líder” ou etc., é necessário realizar o “de – para” das informações:

No passo seguite, você deve escolher quais campos da planilha deverão ser exibidos no organograma. Neste exemplo, selecione os campos “Nome” e “Cargo”:

Em seguida, você deve determinar quais campos da planilha deverão ser adicionadas às formas do organograma. Como cada forma do Microsoft Visio contém um conjunto de campos pré-definidos, os campos selecionados nesta etapa serão adicionados aos demais campos da forma:

Se desejar, a próxima etapa permite que você inclua fotos dos colaboradores da empresa no organograma. Você poderá corresponder as fotos através dos nomes dos colaboradores (para isso, o nome de cada imagem deverá ser igual ao nome do colaborar na planilha). Clique em Procurar e escolha o local onde as fotos estão armazenadas:

Por fim, você deverá determinar as quebras de página a serem aplicadas no organograma. Como o organograma pode conter um número excessivo de posições, que eventualmente não poderão ser disponibilizadas em uma única página, nesta etapa você deverá especificar a maneira como deseja que as informações sejam exibidas:

Clique em Concluir e, voilà, o Microsoft Visio entregará o organograma pronto:

Configurações Adicionais

Ao término da criação do organograma, você pode realizar algumas alterações para melhorar sua visualização. Ao clicar na opção Organograma, na Faixa de Opções, você pode escolher um layout diferente do layout padrão:

Você também pode mudar o estilo do organograma, clicando na opção Design:

Muito bacana, não é? Espero que tenha gostado.

Mãos à obra

Comece a construir seus próprios diagramas. Links abaixo:

Baixe uma versão de avaliação do Visio 2013 por 60 dias:

http://technet.microsoft.com/pt-BR/evalcenter/hh973399?WT%2Eintid1=ODC%5FPTBR%5FFX103796044%5FXT103993062&WT%2Eintid2=ODC%5FPTBR%5FFX103791368%5FXT104000916

Veja o guia do iniciante para o Visio:

http://office.microsoft.com/pt-br/visio-help/guia-do-iniciante-para-o-visio-HA102749363.aspx?CTT=5&origin=HA102749197

Veja um tutorial com as tarefas básicas no Visio:

http://office.microsoft.com/pt-br/visio-help/tarefas-basicas-no-visio-HA102749197.aspx

Aqui você pode baixar a planilha que foi utilizada neste exemplo:

https://app.box.com/s/pbo7fmflw0ye0qeedg9n

Por fim, aqui você pode baixar o arquivo digital deste post:

https://app.box.com/s/795pcv42var4ahxh7hn1 

Até a próxima!