Calculando o desvio entre datas no cronograma

Olá pessoal,

Um dia desses recebi um e-mail com a seguinte dúvida: “estou gerenciando um projeto e preciso resolver uma necessidade: digamos que hoje é dia 25, e no meu cronograma há uma tarefa que, pelo planejamento, devia ter sido finalizada no dia 20 – porém, até o momento a tarefa não foi concluída. Eu gostaria de criar uma fórmula que me permitisse saber quantos dias se passaram entre a data de término planejada da tarefa e a data atual”.

O Microsoft Project possui uma série de fórmulas nativas para calcular desvios no cronograma – o software calcula automaticamente os desvios de Custo, Trabalho, Início, Término e Duração. Além disso, o Project permite que os usuários criem suas próprias fórmulas e indicadores personalizados, para que possam assim resolver os cenários em que as fórmulas padrão não oferecem ajuda.

Voltando à dúvida do e-mail, o Microsoft Project possui uma função interna chamada ProjDateDiff, cujo objetivo é retornar a diferença de duração existente entre duas datas. Sua sintaxe é bem simples:

ProjDateDiff( Data1, Data2, Calendário )

No argumento Data1 deve ser inserida a data a ser usada como início da duração. No argumento Data2, a data usada como final. Já o argumento Calendário deve ser utilizado para que a função “saiba” quais dias devem ser considerados como úteis ou não dentro do intervaldo de datas especificado. Se nenhum calendário for especificado, o calendário padrão do projeto será utilizado como referência pela função. Veja o exemplo abaixo:

Uma consideração pessoal: ao invés de utilizar na fórmula o campo Data Atual, vou utilizar o campo Data de Status. Isso porque a Data de Status é um elemento fundamental no processo de atualização do progresso do projeto.

Feitas as considerações, mãos à obra. Na imagem anterior, observe a tarefa 36: ela deveria ter sido concluída (de acordo com o Término da Linha de Base), no dia 26/05/2014. Como a tarefa ainda não foi finalizada, a necessidade é saber a quantidade de dias de desvio entre a data planejada e a data de status.

A primeira coisa a ser feita é iniciar a criação de um novo Campo Personalizado. Se você ainda não tem experiência com a criação de campos personalizados no Microsoft Project, sugiro dar uma conferida nesse post:

http://www.raphael-santos.net/2013/07/criacao-de-indicadores-no-microsoft.html

Ao começar a criar o campo, selecione o tipo Duração, pois o Project deve entregar-nos os dados nesse formato. Em seguida, Renomeie o campo com um nome de sua preferência; depois disso, clique em Fórmula e adione a seguinte expressão:

IIf([% concluída]=100 Or [Término da linha de base]>[Data de status];0;ProjDateDiff([Término da linha de base];[Data de status]))

A tabela abaixo explica a fórmula de maneira mais detalhada:

Eu renomeei o meu campo personalizado para Desvio Planejamento. Em seguida, defini a Data de Status do meu projeto como 25/07/2014 e, por fim, inseri a coluna que contém o campo personalizado na Tabela de Entrada. O resultado:

Dessa forma é possível visualizar rapidamente que a tarefa 36, que devia ter sido concluída em 26/05/2014, possui um desvio de 41 dias em relação ao dia 25/07/2014. Do mesmo modo, ao avançar o cronograma para o futuro, é possível visualizar que as tarefas que possum o Término da Linha de Base após o dia 25/07/2014 estão sem desvio:

Achei essa maneira de olhar para o cronograma bem interessante, tanto que já passei a incluir essa informação nos meus projetos. E o grande barato é que cada um pode adaptar a fórmula à sua necessidade. Digamos que você não queira encontrar o desvio entre a Data de Status e a Data de Término Planejada, mas sim entre a Data de Status e a Data de Término Atual. Desse modo, basta alterar na fórmula o campo Término da Linha de Base para o campo Término. Você também pode testar com os campos Início e Início da Linha de Base. Enfim, vai de você descobrir a melhor aplicação à fórmula J

Você irá encontrar o arquivo digital deste post para download aqui.

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Um abraço e até a próxima!