Olá pessoal,
Nos últimos
tempos tenho recebido uma quantidade razoável de e-mails de pessoas querendo dicas
de como criar Dashboards e Relatórios visuais nas versões 2007 e 2010 do
Microsoft Project. De certo modo, pude perceber que a maioria desses contatos
acontecem após os leitores descobrirem os posts que exibem alguns modelos de
Painéis que podem ser criados com o Project 2013 (este post e este aqui).
A má notícia é
que tanto a versão 2007 quanto a versão 2010, na minha opinião, são pobres na
construção de relatórios. Os Relatórios Visuais, além de não serem flexíveis
ao ponto de oferecer todas as informações necessárias para que seja possível
criar um bom relatório de status, ainda possuem a desvatagem de não manter o
vínculo com os dados originais – pois os dados são processados através da
construção de cubos. De maneira simplificada, isso quer dizer que toda vez que
uma mudança for realizada no cronograma, um novo relatório terá de ser gerado e
depois formatado, para que assim contenha os dados mais atuais.
Exportando dados do Project para o
Access
Pouca gente sabe,
mas a partir da versão 2007 do Microsoft Project é possível exportar as
informações do cronograma para um banco de dados do Access. A partir do momento
em que as informações são exportadas para o banco, basta se conectar a ele
através do Microsoft Excel e gerar o Dashboard de acordo com as suas
necessidades.
Para exportar os
dados para o Access, faça o seguinte:
No Project 2007:
menu Relatório > Relatórios Visuais
No Project 2010: guia
Projeto > Relatórios Visuais
No Project 2013: guia
Relatório > Relatórios Visuais
Na caixa de diálogo seguinte, selecione a opção Salvar Banco de Dados:
Escolha o nome do
arquivo e também o local onde o banco de dados deverá ser salvo.
Criando o Dashboard
Clique em OK. Para finalizar o processo de importação, escolha a visualização dos dados em Relatório de Tabela Dinâmica e clique OK:
WOW!! Veja que agora todas as informações do seu cronograma estão disponíveis em campos na Tabela Dinâmica do Excel:
Agora basta que você combine as informações que considera importantes com sua criatividade para montar o painel de informações do projeto. Abaixo um exemplo de como o meu Dashboard ficou após a conclusão:
Da próxima vez
que houver uma atualização do cronograma, basta que você efetue o processo de
exportação novamente, substituindo o arquivo salvo anteriormente pelo novo.
Assim, quando abrir a planilha do Excel, a leitura dos dados será realizada em
um banco de dados que contém as informações mais atualizadas.
Modestamente falando, isso é
sensacional. Só quem gasta 1 dia inteiro da semana criando relatórios usando control C control V e jogando para o Power Point na munheca vai entender J
Enfim, espero que você
tenha gostado do post.
Não se esqueça de
participar do nosso grupo ‘Project na
Prática’ no LinkedIn, para particupar de discussões e estar sempre por
dentro das novidades a respeito do Microsoft Project:
Se você quiser
ler e estudar o post com mais calma, poderá fazer o download da versão digital
neste link: