Criação de Relatórios e Dashboards no Microsoft Project (versões 2007 a 2013)

Olá pessoal,

Nos últimos tempos tenho recebido uma quantidade razoável de e-mails de pessoas querendo dicas de como criar Dashboards e Relatórios visuais nas versões 2007 e 2010 do Microsoft Project. De certo modo, pude perceber que a maioria desses contatos acontecem após os leitores descobrirem os posts que exibem alguns modelos de Painéis que podem ser criados com o Project 2013 (este post e este aqui).

A má notícia é que tanto a versão 2007 quanto a versão 2010, na minha opinião, são pobres na construção de relatórios. Os Relatórios Visuais, além de não serem flexíveis ao ponto de oferecer todas as informações necessárias para que seja possível criar um bom relatório de status, ainda possuem a desvatagem de não manter o vínculo com os dados originais – pois os dados são processados através da construção de cubos. De maneira simplificada, isso quer dizer que toda vez que uma mudança for realizada no cronograma, um novo relatório terá de ser gerado e depois formatado, para que assim contenha os dados mais atuais.

Em contrapartida, a boa notícia é que é possível gerar um relatório com dados do Microsoft Project (versão 2007, 2010 ou 2013) que seja automático e com aspecto visual muito parecido com os relatórios do Project 2013. Ao final do trabalho, o resultado poderá ser parecido com algo assim:

Exportando dados do Project para o Access

Pouca gente sabe, mas a partir da versão 2007 do Microsoft Project é possível exportar as informações do cronograma para um banco de dados do Access. A partir do momento em que as informações são exportadas para o banco, basta se conectar a ele através do Microsoft Excel e gerar o Dashboard de acordo com as suas necessidades.

Veja o exemplo abaixo, de um cronograma criado na versão 2007 do Project:

Para exportar os dados para o Access, faça o seguinte:

No Project 2007: menu Relatório > Relatórios Visuais

No Project 2010: guia Projeto > Relatórios Visuais

No Project 2013: guia Relatório > Relatórios Visuais

Após escolher a opção na sua versão do software, você irá visualizar a caixa de diálogo Relatórios Visuais. Na parte inferior da caixa de diálogo, clique na opção Salvar Dados:

Na caixa de diálogo seguinte, selecione a opção Salvar Banco de Dados:

Escolha o nome do arquivo e também o local onde o banco de dados deverá ser salvo. 

Criando o Dashboard

Uma vez que as informações já foram exportadas do Project para o Access, entra em cena o Microsoft Excel. De acordo com a versão instalada na sua máquina, importe os dados utilizando a função Obter Dados Externos do software. Ao iniciar o processo de importação dos dados, o assistente de importação irá apresentar uma lista de tabelas que foram geradas no momento de exportação do Project para o Access. As informações de cronograma estão disponíveis na tabela MSP_EpmTask:

Clique em OK. Para finalizar o processo de importação, escolha a visualização dos dados em Relatório de Tabela Dinâmica e clique OK:

WOW!! Veja que agora todas as informações do seu cronograma estão disponíveis em campos na Tabela Dinâmica do Excel:

Agora basta que você combine as informações que considera importantes com sua criatividade para montar o painel de informações do projeto. Abaixo um exemplo de como o meu Dashboard ficou após a conclusão:

Da próxima vez que houver uma atualização do cronograma, basta que você efetue o processo de exportação novamente, substituindo o arquivo salvo anteriormente pelo novo. Assim, quando abrir a planilha do Excel, a leitura dos dados será realizada em um banco de dados que contém as informações mais atualizadas.

Modestamente falando, isso é sensacional. Só quem gasta 1 dia inteiro da semana criando relatórios usando control C control V e jogando para o Power Point na munheca vai entender J

Enfim, espero que você tenha gostado do post.

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Até a próxima!