Project e Visio: Better Together - Parte 1

Olá pessoal,

Apenas uma observação: para não ficar muito extenso, este post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível neste link.

Nos últimos tempos vinha pensando em criar algum relatório no qual fosse possível exibir, em uma única página, um resumo do projeto – como foco, digamos, em dados de prazo – filtrando apenas as principais fases do cronograma (utilizando a estrutura de nível 1 da EAP). Teria que ser um relatório simples, daqueles que para que a informação seja bem recebida pelo interessado final basta que você envie por e-mail, publique no SharePoint ou mesmo imprima e coloque no mural da sala de projetos.

Algo que fosse mais ou menos assim:

 Apesar de o Project Professional 2013 oferecer uma série de opções para compartilhamento de informações, como por exemplo a Linha do Tempo, os novos e excelentes Relatórios... os modos de exibição e Grupos Personalizados... isso sem falar na exibição do Caminho Crítico e do Caminho da Tarefa, entre outros importantes recursos, eu ainda não estava satisfeito.

Pois é...

Há um tempo atrás postei aqui no blog um artigo que teve um alto número de acessos, explicando como gerar relatórios visuais em qualquer versão do Microsoft Project – aqui o link para o post. Também tinha demonstrado neste post como é possível obter dados externos para criar painéis muito bacanas no Visio. Foi aí que surgiu a ideia: se é possível exportar dados do Project para uma base Access, e se é possível consumir dados de uma base Access no Visio, por que não juntar as duas coisas? J

Antes de começar

Em primeiro lugar, você deve ter uma EAP criada no Visio e um cronograma no Project que represente esta EAP. Se não os tem, sem problemas, eu dou uma ajuda. Aqui o link para a EAP e aqui o link para o cronograma.

Importando os dados

Agora é hora de colocar a mão na massa. A primeira coisa que você deve fazer é exportar as informações do cronograma do Project para uma base Access, conforme explicado no post disponibilizado dois parágrafos atrás. Uma vez salvo o banco de dados, abra o arquivo do Visio que contém a EAP.

Após abrir a EAP no Visio, na guia Dados, clique em Vincular Dados a Formas. Na caixa de diálogo Seletor de Dados, escolha a opção Banco de Dados do Microsoft Access:

Clique em Avançar. Na janela seguinte, selecione o banco de dados salvo que contém as informações do cronograma. Na opção Que tabela você deseja importar, selecione a tabela MSP_EPMTask:

Clique em Avançar. Na caixa de diálogo seguinte, você pode configurar filtros para que os dados importados sejam apenas aqueles que deseja utilizar no relatório. Isso faz com que a relação entre o Access e o Visio fique mais leve, e permite que você obtenha melhor performance. Para estabelecer um filtro dos campos a serem importados, clique em Selecionar Colunas:

Eu selecionei algumas colunas para a importação:

• TaskIntUID
• Duração da Linha de Base
• Término
• Variação do Término
• Nome
• Porcentagem concluída
• Início
• EDT

Clique OK. Ao retornar à janela anterior, clique em Selecionar Linhas para filtrar apenas as tarefas necessárias. O assistente de importação irá exibir a caixa de diálogo Filtrar Linhas, na qual você poderia aplicar os filtros de acordo com as colunas desejadas (mais ou menos como no AutoFiltro do Excel). Entretanto, esta é uma tarefa trabalhosa e que acaba tomando muito tempo. Para agilizar o processo de aplicação de filtros, clique no botão de AutoFiltro de um dos campos exibidos e escolha a opção Personalizar:

Na combinação dos filtros a serem aplicados, escolha É Resumo Igual a True:

Clique OK e depois OK novamente. Em seguida, clique em Avançar. Na próxima etapa, o assistente de importação irá avisá-lo sobre a escolha de um campo único, a ser utilizado de modo exclusivo quando os dados forem alterados / atualizados. Ele deve sugerir o campo TaskIntUID. Mantenha a sugestão do assistente e clique em Avançar:

Você deverá receber a mensagem de que os dados foram importados com êxito. Clique em Concluir. Você passará a visualizar os dados importados na janela Dados Externos do Visio. Neste exemplo, eu reorganizei o posicionamento das colunas e classifiquei a exibição pelo campo TaskIntUID:

Para continuar a leiteura, veja a segunda parte deste post.