EPM 2013: Vinculando documentos, riscos e problemas às tarefas

Olá pessoal,

Entre as inúmeras vantagens disponibilizadas pela utilização do Project Server 2013 / Project Online, uma funcionalidade que merece destaque é o Site do Projeto. A principal função do site do projeto é oferecer um repositório único para centralização das informações que são geradas ao longo do ciclo de vida dos projetos, assim como aumentar a colaboração da equipe de trabalho.

Com os sites de projeto, as equipes poderão realizar o carregamento de documentos, poderão cadastrar riscos, questões e entregas, assim como ter acesso às principais informações do projeto – como calendários, tarefas do cronograma, fórum de discussões e etc.

Ao realizar o upload de documentos e/ou o cadastro de riscos e problemas, muitas vezes é necessário estabelecer vínculos entre estes items e as tarefas do cronograma, especialmente nos cenários onde os itens possuem impacto direto nas tarefas (caso dos riscos e problemas) ou são o produto final delas (no caso dos documentos).

Abaixo as possibilidades para estabelecimento de vínculos no Project Server 2013 / Project Online.

Vinculando documentos

Para vincular documentos a uma tarefa do cronograma, primeiramente efetue o carregamento do documento ao site do projeto. Em seguida, na lista de links rápidos, clique em Tarefas. Você passará a visualizar a lista de tarefas do cronograma:

Em seguida, clique na tarefa à qual deseja estabelecer o vínculo do documento carregado. Neste caso, a tarefa escolhida será Definição do escopo do projeto. Você passará a visualizar os detalhes da tarefa selecionada:

Clique na opção Mostrar Mais:

A janela será expandida e você passará a visualizar também a opção Adicionar Item Relacionado. Para estabelecer o vínculo, clique neste link:

Uma nova janela será aberta, onde você poderá visualizar todos os ativos disponíveis no site do seu projeto:

Clique em Documentos. Caso você tenha criado pastas na biblioteca de documentos (ou caso um conjunto de pastas padrão tenha sido definida pelo administrador do Project Server 2013), elas serão apresentadas:

Clique na pasta onde está armazenado o documento e, em seguida, selecione o documento desejado e clique em Inserir:

A partir de agora, as informações da tarefa passarão a especificar que a tarefa selecionada possui um vínculo estabelecido com o documento carregado ao site do projeto:

Vinculando riscos e/ou problemas

O processo para estabelecer vínculos entre riscos e/ou problemas com tarefas do cronograma segue o mesmo passo-a-passo que foi utilizado no estabelecimento de vínculo de documentos. Entretanto, você também pode optar por utilizar um caminho alternativo.

Para isso, clique no item que deseja vincular a uma tarefa (neste caso, utilizarei um risco). Após clicar em Riscos, clique no risco desejado para abrir a janela de detalhes do risco. Após abrir as informações do risco, clique em Adicionar item relacionado:

Em seguida, na janela de ativos, navegue até a seção de Tarefas para vincular o risco à tarefa desejada:

A partir de agora, as informações da tarefa passarão a especificar que a tarefa selecionada possui um vínculo estabelecido com o risco/problema cadastrado no site do projeto:

Caso você navegue até o cronograma do projeto, na Central de Projetos, poderá visualizar o ícone de vínculo com a tarefa:

Espero que o post tenha sido útil!

Até a próxima :-D

EPM 2013: Criando regras para aprovação automática de tarefas

Olá pessoal,

Ao gerenciar um grande número de projetos, os quais contam com múltiplos recursos envolvidos em diferentes atividades, os gerentes podem criar procedimentos que aprovem automaticamente o progresso das atualizações de tarefas enviadas, desde que as informações estejam de acordo com um conjunto de parâmetros pré-predefinidos. Uma vez criadas, essas regras poderão ser executadas de maneira automática pelo servidor ou poderão ser processadas individualmente, de acordo com a ação do gerente de projeto.

No exemplo a ser considerado para este artigo, será criada uma regra para que todo o progresso das tarefas enviado pelos recursos seja aprovado automaticamente, desde que a tarefa não esteja atrasada.

Criando a Regra

Para criar a nova regra, no Project Server 2013 ou no Project Online, clique em Aprovações. Ao acessar o Centro de Aprovação, clique em Gerenciar Regras:

Clique no botão Novo:

Insira o nome da regra a ser criada e, caso necessário, digite o comentário para os membros da equipe:

Se você desejar que a regra seja executada automaticamente para todas as tarefas que receber, selecione a opção Executar esta regra automaticamente. Você também poderá deixar selecionada a opção Publicar automaticamente as atualizações, para que o Project Server 2013 / Project Online efetue a publicação das atualizações sem a necessidade de qualquer intervenção manual (aqui, a sugestão é para que você efetue testes para validar o funcionamento da regra antes de selecionar estas opções).

Para o exemplo que está sendo criado, as opções não serão selecionadas.

Em seguida, você deve selecionar quais os parâmetros que serão considerados na execução da regra. O Project Server 2013 / Project Online oferece as seguintes opções:

• Todas as novas solicitações de tarefa e atribuição: ao selecionar esta opção, o Project Server 2013 / Project Online irá aprovar todas as atualizações enviadas pelos recursos, independente de qual tipo de informação e/ou alteração foi realizada na atribuição;
• Todas as solicitações de reatribuição de tarefa: selecione esta opção se desejar aprovar todas as atualizações em que a ação seja reatribuir a tarefa a outro recurso dos seus projetos;
• Todas as solicitações de exclusão de atribuição: somente selecione esta opção se desejar que as solicitações de exclusão de atribuição das tarefas sejam aprovadas automaticamente (uma exclusão de atribuição remove o recurso responsável pela execução da tarefa);
• Atualizações de tarefa: ao selecionar esta opção, você irá definir quais regras deverão ser consideradas para aprovação automática das tarefas dos seus projetos. Neste exemplo, Selecione esta opção.

Para configurar a regra, selecione a opção Onde o campo atualizado coincide com um campo no projeto publicado. Esta opção irá validar a regra baseada na informação de determinados campos, quando a atualização enviada for similar ao que está planejado para o projeto. Para atingir o objetivo deste exemplo, configure a regra com os seguintes parâmetros:

De acordo com as condições estabelecidas, as tarefas apenas serão aprovadas se a data de término da atualização seja igual a data de término publicada.

Na seção Projetos você poderá definir se a regra valerá para todos os projetos da base ou apenas projetos específicos. Na seção Recursos você poderá identificar se deseja aprovar as atualizações de recursos específicos. Deixe ambos os campos com sua configuração padrão, sem especificar projetos ou recursos:

Após atribuir tarefas aos recursos nos seus projetos e receber as devidas atualizações, o Project Server 2013 / Project Online irá apresentar a necessidade de aprovação na seção Lembretes. Ao clicar no item, você será direcionado para a Central de Aprovação, onde poderá visualizar os dados da atualização enviada pelo recurso:

Ainda na Central de Aprovação, clique no botão Gerenciar Regras. Selecione a regra criada e clique no botão Executar Selecionados:

Ao retornar para a Central de Aprovação, você irá perceber que não há mais tarefas a serem executadas, uma vez que a regra aprovou a tarefa que estava de acordo com os parâmetros estabelecidos. Ao visitar a seção de Histórico de Atualizações de Status, você poderá visualizar os dados da aprovação realizada automaticamente:

Você também poderá clicar sobre a tarefa para visualizar seus detalhes:

Após verificar o funcionamento da regra, caso queira tornar sua execução um procedimento automático, clique no item Gerenciar Regras, selecione a regra desejada e clique em Editar. Em seguida, selecione as opções Executar esta regra automaticamente e, se desejar, Publicar Automaticamente as Atualizações.

Agora é com você. Crie novas regras, faça simulações e aumente a sua produtividade na hora de aprovar as atualizações enviadas pelos recursos da sua empresa ;-)

Até a próxima!