EPM 2013: Criando Dashboards no Project Online

Olá pessoal,

Vou divulgar aqui um post que foi ao ar há algum tempo no Wiki do Technet. 

Com o lançamento da versão 2013 da suíte de gestão de projetos corporativos, a Microsoft seguiu uma tendência irreversível e também disponibilizou o Project Server na nuvem – o qual recebeu o nome de Project Online. Com a vantagem de não requerer infraestrutura para instalação, além da facilidade de setup e a disponibilidade de acesso de virtualmente qualquer lugar, o Project Online se mostra uma ótima alternativa para empresas que precisam levar seus portfólios, programas e projetos para um nível corporativo, a um baixo custo.

Entre as muitas novidades do Project Online, a criação de Relatórios e Dashboards é uma das que mais sofreram alterações – em se comparando ao método tradicional das versões anteriores. Diferentemente do Project Server 2013 On-premisses, no Project Online não há o acesso direto às tabelas do SQL, e toda coleta de informações disponíveis deverá ser realizada através de conexões OData (Open Data Protocol). Nesse sentido, o objetivo deste post é oferecer um guia rápido em como criar relatórios através de conexões OData para o Project Online.

Se quiser saber mais sobre o Open Data Protocol, visite os links abaixo:

Whitepaper – Introducing OData: http://msdn.microsoft.com/pt-br/data/hh237663

OData Service Reference: http://msdn.microsoft.com/pt-br/library/office/jj163015.aspx

Antes de começar

Para que os usuários da sua empresa consigam acessar e atualizar os relatórios que você criou através de um navegador, é necessário que você defina as permissões para o Project Web App. Para efetuar as configurações necessárias, visite o link abaixo:

http://office.microsoft.com/en-001/office365-project-online-help/grant-reporting-access-in-project-online-HA104021109.aspx?CTT=5&origin=HA102923779

Criando a conexão de dados

Para se conectar ao feed OData e iniciar a construção de Dashbords no Project Online, o usuário precisa ter o Microsoft Excel 2013 instalado na máquina. O serviço OData deve ser acessado através da URL do Project Web App da sua empresa, de acordo com a seguinte estrutura:

http://ServerName/ProjectServerName/_api/ProjectData/$metadata

Para se conectar a um feed que contém as informações de projetos, por exemplo, você teria de utilizar a seguinte consulta:

http://ServerName/ProjectServerName/_api/ProjectData/Projects

No Excel 2013, clique em Dados > Obter Dados Externos > De Outras Fontes > Do Feed de Dados OData:

Na caixa de diálogo aberta, insira a URL do Project Web App da sua empresa. Caso você queira visualizar todas as tabelas disponíveis (Projetos, Recursos, Tarefas, Riscos e etc.), poderá optar por não especificar diretamente a extensão dos metadados desejados, utilizando a seguinte estrutura:

http://ServerName/ProjectServerName/_api/ProjectData/

Após especificar o endereço da URL, clique em Avançar. Saiba que que durante o processo de obtenção de dados, pode ser necessário efetuar o login com uma conta válida. Interessante reparar na mensagem da Microsoft J

Uma vez reconhecida e autenticada a fonte de dados, as tabelas do Project Online que contém as informações da sua empresa serão exibidas e poderão ser selecionadas para que a conexão seja criada:

Escolha a tabela Projetos e clique em Avançar. Na caixa de diálogo seguinte, confirme a criação da conexão clicando em Concluir. Para finalizar a obtenção dos dados, exiba o resultado da consulta em um Relatório de Tabela Dinâmica e clique em OK. Após obter os dados e gerar a tabela dinâmica, você irá visualizar todos os dados disponíveis para sua empresa – incluindo os campos personalizados que foram criados:

Para uma melhor organização dos dados, clique no ícone de engrenagem acima dos campos e escolha a opção Classificar de A a Z, para que seja possível encontrar os campos de maneira mais rápida:

A partir daí, use sua criatividade para atender as necessidades da sua empresa. Terminado seu relatório, bastará publicá-lo no Project Online para que esteja disponível para os usuários da sua empresa.

Meu Dashboard inicial ficou assim, com aplicação de Slicers e Linha do Tempo:

Considerações

Para quem está iniciando o trabalho de Administração e/ou PMO utilizando o Project Online, a criação de Relatórios e Dashboards é muito simples e intuitiva. Basta alguns passos simples e, pronto, seu Dashboard está disponível. Porém, para quem já tem experiência em versões anteriores, há alguns pontos importantes a se considerar:

• Como dito no início do post, não há mais acesso direto às tabelas do SQL. Sendo assim, há uma significativa redução na flexibilidade de obtenção e manipulação dos dados, uma vez que o feed OData entrega o que foi determinado pela Microsoft, sem muita margem de manobra;
• Também não há mais dados processados em Cubos;
• Dadas as características das informações disponíveis no feed OData, os campos são importados na sua grande maioria como texto, impedindo algumas ações muito úteis que são passíveis de serem feitas quando se possui acesso direto às tabelas SQL permite, como:
• Não é possível a criação de campos calculados nas tabelas dinâmicas
• Não é possível agrupar as datas nas tabelas dinâmicas (este um ponto muito interessante quando se deseja saber, por exemplo, quando projetos foram iniciados/finalizados por ano)
• Os campos de Baseline não estão disponíveis na tabela de Projetos. Desse modo, caso seja necessário criar um relatório onde seja possível comparar o planejado com o realizado, uma solução é criar relatórios através do PowerView (assunto a ser abordado em um post futuro)

De qualquer maneira, a criação de Relatórios e Dashboards no Project Online é um tema muito interessante. Se você está começando a utilizar a plataforma, essa é a hora de colocar a mão na massa.

Um abraço e até a próxima J