Gerenciando a disponibilidade dos recursos

Olá pessoal,

Após uma relativa pausa em virtude da alta demanda de trabalho nos últimos dois meses, volto a escrever aqui no blog.

Hoje gostaria de iniciar uma discussão extremamente importante, a qual muitos profissionais que utilizam o Microsoft Project ainda possuem bastante dúvida: como utilizar o software para gerenciar a disponibilidade dos recursos?

Ao iniciar a fase de planejamento objetivando a execução de um novo projeto, uma das atividades do gerente de projetos (ou dos membros do PMO) é identificar todas as funções, papéis e responsabilidades que serão necessárias para entregar o empreendimento de acordo com o escopo combinado. É sabido que um projeto possui múltiplas alocações ao longo do tempo, as quais exigem constante observação, análise e atuação do gerente de projetos para o controle e balanceamento entre a demanda e capacidade dos recursos. Assim, é fundamental que o gerente de projetos, ao longo da execução dos cronogramas sob sua responsabilidade, mantenha atualizadas todas as informações sobre eventuais indisponibilidades na agenda dos recursos, de modo que seja possível identificar qual o impacto dessa indisponibilidade no cronograma e para que ações de decisão sejam tomadas com o objetivo de minimizar os impactos causados.

Opções de gerenciamento de disponibilidade

De maneira básica, um gerente de projetos possui duas opções para gerenciar a disponibilidade dos recursos no Microsoft Project: ele pode alterar seus períodos de disponibilidade ou então alterar seu período útil (calendário).

Nos próximos tópicos, veremos os prós e contras de cada uma das opções.

Antes de seguir em frente

Nos exemplos desde post, você verá que estou utilizando funções (tais como Analista, Consultor, Gerente de Projetos e etc.) ao invés de nomes. No mundo real, a indisponibilidade na agenda não será do Analista ou do Gerente, mais sim dos recursos que irão contribuir com o seu projeto, como Raphael, Guilherme ou Renato. Portanto, os exemplos aqui utilizados são apenas ilustrativos.

Alterando a disponibilidade do recurso

No Microsoft Project, alterar o período de disponibilidade de um recurso significa informar ao software que, dentro de um período específico, sua disponibilidade será reduzida. Ao realizar essa alteração, será possível verificar que todas as atividades atribuídas a este recurso no período determinado serão automaticamente sinalizadas com o indicador de superalocação, uma vez que o recurso não está disponivel neste período.

Veja o cronograma abaixo:

Ao observar o calendário do projeto, é possível identificar que os dias não úteis para o período de execução do empreendimento também já foram cadastrados:

Agora imagine que durante o período de 06 a 19 de Julho de 2015 o recurso ‘Consultor Funcional’ gozará de férias, e assim não terá disponibilidade para executar as tarefas sob sua responsabilidade. Para cadastrar no software essa indisponibilidade, navegue até a Planilha de Recursos. Em seguida, selecione o recurso desejado e efetue duplo clique sob seu nome. A caixa de diálogo Informações do Recurso será apresentada, e nela você poderá visualizar a seção Disponibilidade do recurso:

Observer que, por padrão, o recurso selecionado possui disponibilidade de 100% durante todo o tempo em que o projeto for executado. Para modificar essa configuração de modo a atender a necessidade atual, efetue os seguintes passos:

1. No campo Disponível até, insira a data de 05/07/2015, que é a última data em que o recurso terá disponibilide de 100% antes de sair de férias;
2. Na linha seguinte, no campo Disponível de, digite a data 06/07/2015, que é a primeira data na qual o recurso estará indisponível. Em Disponível até, digite a data de 19/07/2015, que é a última data em que o recurso estará indisponível. Em Unidades, insira o valor de 0%, representando assim a indisponibilidade do recurso dentro do período informado;
3. Na linha seguinte, em Disponível de, digite a data de 20/07/2015, que é data onde o recurso voltará a trabalhar após o período de férias. Por fim, em Unidades, o valor a ser digitado será de 100%.

Para finalizar, clique em OK.

Você irá perceber que, de maneira automática, o Microsoft Project passará a sinalizar o recurso Consultor Funcional com o indicador de superalocação:

Ao navegar entre os diferentes modos de exibição de recursos (como Planejadorde Equipe ou Uso dos Recursos), você poderá identificar as tarefas e períodos nos quais o recurso apresenta uma alocação maior que sua capacidade, e assim poderá tomar as medidas necessárias para que este problema seja resolvido (reatribuindo o trabalho deste recurso para outros recursos da equipe ou reagendando o trabalho para quando o recurso retornar à sua capacidade normal):

Alterando o período útil do recurso (calendário)

A segunda opção oferecida pelo Microsoft Project para informar a indisponibilidade do recurso em um determinado período é o cadastramento de um período não útil no seu calendário. Caso você opte por este método, irá perceber que o software irá mover automaticamente as tarefas afetadas pela indisponibilidade, reagendando o trabalho para que coincida com o período onde o recurso esteja novamente disponível.

Para realizar o teste com esta opção, primeiramente remova qualquer configuração previamente realizada na disponibilidade do recurso (conforme tópico anterior). Em seguida, na Planilha de Recursos, efetue duplo clique sobre o recurso e clique em Alterar Período Útil:

Você passará a trabalhar nas configurações do calendário do recurso selecionado. Na guia Exeções, digite o nome do período personalizado (neste caso Férias) e em seguida defina o período desejado:

Clique OK.

Observe agora que a tarefa atribuída para o Consultor Funcional que possui prazos que se encontram dentro do período de férias, Preparação do Ambiente, teve sua data de Término alterada (de 20/07/2015 para 31/07/2015):

Nesse sentido, ao optar por alterar o calendário do recurso de modo a refletir o seu período de indisponibilidade, você não terá problemas com superalocação – entretanto, não será tão fácil perceber as alterações geradas no cronograma em virtude da indisponibilidade do recurso.

Resumo geral

Resumindo as duas opções discutidas neste post, temos:

Agora que você já conhece os dois métodos disponíveis, bem como seus prós e contras, basta entender qual deles melhor se aplica às suas necessidades e colocar a mão na massa!

Você também pode realizar o download deste post clicando aqui.

Espero que tenha achado o post útil J

Um abraço e até a próxima!