Criando Relatórios Visuais no MS Project - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Configurando os aspectos visuais do relatório

Agora que a organização estrutural das Tabelas Dinâmicas que serão usadas no relatório já foi feira, é a hora da diversão!

Em primeiro lugar, selecione a Tabela Dinâmica que contém as tarefas de resumo e os percentuais concluídos e insira um gráfico do tipo Barras. Em seguida, clique com o botão direito no eixo X do gráfico (que contém os valores percentuais) e escolha a opção Formatar Eixo. Na caixa de diálogo Formatar Eixo, selecione a opção Categorias em ordem inversa:

Aplique a formatação que desejar ao seu gráfico. No meu caso, o resultado foi:

Comparando o trabalho Planejado x Atual

Dentre as várias opções disponíveis para exibição das informações do seu projeto, vou destacar a possibilidade de comparar o trabalho planejado versus o trabalho atual.

Para isso, copie uma das Tabelas Dinâmicas existentes. Em seguida, aplique as seguintes configurações: 

• No campo É Etapa da nova Tabela Dinâmica, aplique o filtro FALSO
• No Campo É Resumo, aplique também o filtro FALSO
• Remova o campo Percentual Concluído da área de Valores
• Ainda na área de Valores, insira os campos Trab da Linha de Base e Trabalho

 O resultado deverá ser parecido com este:

Basicamente esta Tabela Dinâmica está apresentando o Trabalho da Linha de Base (planejado) e o Trabalho (atual) com base na data de término de cada tarefa do cronograma. Porém, em um cenário no qual você possua muitas tarefas no seu projeto, talvez faça sentido agrupar as informações a um nível de meses,e não de dias. Para isso, Clique com o botão direito do mouse sobre as datas apresentadas na Tabela Dinâmica e escolha a opção Agrupar. Em seguida, escolha a opção Meses (caso seu cronograma se extenda de um ano para outro, selecione também a opção Anos):

O resultado deverá ser:

Agora você poderá inserir um gráfico combinado para exibir as informações com um aspecto visual mais bacana:

Uma vez se acostumando com as informações disponibilizadas através da exportação de dados do Project para o Access, você poderá montar suas próprias Tabelas Dinâmicas, com as informações que forem relevantes para você e para sua empresa:

Quando seu projeto for atualizado, bastará exportar as informações novamente para o Access e, em seguida, atualizar a conexão no Excel.

Espero que tenha gostado dos posts!

Você poderá baixar as versões digitais do post aqui:

Parte 1 – https://app.box.com/s/crj848okeztui7vb3203hx6zd9371e02

Parte 2 – https://app.box.com/s/0pzwbhdptfqbiv81qjc6f7ooopgjdsmd

Criando Relatórios Visuais no MS Project - Parte 1

Olá pessoal,

Um dos posts campeões de audiência aqui no blog é o que trata de como criar relatórios visuais com versões anteriores à 2013 no Microsoft Project (você pode acessar o conteúdo deste post clicando aqui). O post de hoje tem como objetivo aprofundar um pouco mais as opções disponíveis quando se utiliza este recurso.

Para facilitar o entendimento e não ficar muito extenso, o post será dividido em duas partes. A parte 2 está disponível aqui.

Exportando os dados para o Access e importando para o Excel

Para começar, você deverá exportar as informações do seu projeto para um banco de dados do Access. Após realizar este procedimento, importe a tabela MSP_EpmTask para o Excel (siga os passos do post referenciado acima) e escolha a opção de exibir os dados em uma Tabela Dinâmica.

Organizando o layout da Tabela Dinâmica

Organize a sua Tabela Dinâmica da seguinte maneira: o campo Nome, que se refere às tarefas, deve ser inserido na seção Linhas. Em seguida, insira o campo Término Agendado na seção Valores:

Você irá perceber que o campo será inserido na Tabela Dinâmica como Contagem, que é o padrão do Microsoft Excel para campos não numéricos. Clique com o botão direito na área Contagem de Término Agendado e escolha a opção Configurações do Campo de Valor. Em Resumir campo de valor por, escolha a função Soma. Você poderá alterar o nome do campo para um nome amigável, como por exemplo Data de Término:

Em seguida, clique em Formato do Número para aplicar a formatação de data ao campo:

Clique OK. A visualização da sua Tabela Dinâmica deve ser igual a esta:

Outras duas configurações adicionais importantes estão relacionadas ao aspecto visual da Tabela Dinâmica quando os dados forem atualizados. Clique com o botão direito do mouse na Tabela Dinâmica e selecione Opções da Tabela Dinâmica. Na aba Layout e Formato, desmarque a opção Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar:

Em seguida, vá à aba Totais e Filtros e desmarque as opções Mostrar totais gerais das linhas e Mostrar totais gerais das colunas:

Clique OK para finalizar as configurações de layout da Tabela Dinâmica.

Organizando os dados

Agora vamos dizer que você queira visualizar não todas as tarefas do cronograma, mas apenas as informações que você julgue relevantes. Desse modo, digamos que você queira visualizar apenas os Marcos do cronograma. Para obter essa visualização, selecione o campo É Etapa e posicione-o na seção Filtros da Tabela Dinâmica. Em seguida, aplique o filtro VERDADEIRO para filtrar apenas os Marcos:

Em seguida, mova o campo Percentual Concluído para a seção de Valores e formate-o para que seja exibido em percentual:

Para finalizar a organização dos dados, execute os seguintes passos: 

• Copie a Tabela Dinâmica atual e cole-a duas colunas à direita (coluna E)
• No campo É Etapa da nova Tabela Dinâmica, modifique o filtro de VERDADEIRO para FALSO
• Insira o campo É Resumo na seção de filtros e aplique a opção VERDADEIRO
• Remova o campo Data de Término

 Após finalizar esses passos, a visualização das suas Tabelas Dinâmicas deve se parecer com essa:

Resumo: nesta primeira parte do post vimos como organizar e estruturar as informações em Tabelas Dinâmicas para criar o relatório. Na segunta parte do post, o foco será no desenvolvimento dos aspectos visuais do relatório. Vamos lá!

Novos Gráficos do Excel 2016

Olá pessoal,

No mês de Setembro, o novo Office 2016 foi oficialmente lançado pela Microsoft. Em um post no mês de Maio, eu havia feito pequenos comentários sobre algumas das novidades da nova versão do Microsoft Excel – porém, baseado na versão beta disponível à época (veja o post aqui). Pois agora que temos em mãos o novíssimo Excel 2016, já é possível testar os novos gráficos que foram acrescentados neste release.

No Excel 2016, 5 novos tipos de gráfico foram adicionados: Treemap, Explosão Solar, Histograma, Caixa e Caixa Estreita e Cascata.

Vamos dar uma passada rápida nesses novos gráficos.

Treemap

O gráfico Treemap oferece um modelo de visualização hierárquica, de uma maneira que seja simples comparar diferentes níveis de informação dentro de uma planilha. Observe a tabela abaixo:

Suponha que você utilize esta planilha para organizar a distribuição das suas despesas pessoais ao longo de um mês. Como os lançamentos estão organizados de maneira hierárquica (cada despesa pertence a uma categoria), você pode utilizar o gráfico Treemap para exibir a distribuição proporcional das suas despesas:

Explosão Solar

Assim como o gráfico Treemap, o novo gráfico Explosão Solar também apresenta a visualização hierárquica das informações, oferecendo a possibilidade de comparação do tamanho e contribuição relativa do tamanho de cada grupo/categoria analisada. Ainda usando como base a planilha de despesas, se aplicássemos o gráfico de Explosão Solar o resultado seria:

Histograma

Um dos pedidos mais frequentes dos usuários do Excel foi finalmente atendido: habemus histograma! Normalmente, um gráfico de Histograma é utilizado para realizar o agrupamento de dados em classes, de modo a contabilizar o número de itens/ocorrências em cada classe.

Se selecionássemos apenas os valores das despesas, sem levar em conta a sua categoria, e criássemos um gráfico de Histograma, teríamos:

É claro que, após criado o gráfico, você poderia modificar o eixo X para agrupar os valores em frequências diferentes.

Caixa e Caixa Estreita

Por ser um tanto quanto específico, direcionado a um público-alvo bem direcionado, sugiro verificar no próprio blog do Office a aplicação do gráfico de Caixa e Caixa Estreita (em inglês):

https://blogs.office.com/2015/08/18/visualize-statistics-with-histogram-pareto-and-box-and-whisker-charts/

Cascata

Outro tipo comum de gráfico muito requisitado pelos usuários do Excel, os pedidos para inclusão do gráfico de Cascata finalmente foram atendidos. Através da utilização de um gráfico deste tipo, os usuários podem rapidamente ilustrar informações financeiras para que seja possível compreender o comportamento de uma série de dados.

Veja a planilha abaixo:

Ao selecionar os dados e criar um novo gráfico de Cascata, será possível entender a relação entre receita/despesa dos lançamentos financeiros realizados:

Mãos à obra!

Quer sair barbarizando com os novos gráficos disponíveis no Excel 2016? Se você é assinante do Office365, já pode baixar e instalar a nova versão do Pacote Office sem custos adicionais. Caso ainda não seja assinante, você pode experimentar o Office 2016 por até um mês:

https://products.office.com/pt-br/try-office-365-home

Downloads

Quer baixar a planilha usada como exemplo neste post? Ela está disponível aqui:

https://app.box.com/s/cdw6g30u8qolze1xv4b4f4xz4rjnf2xq

Já a versão digital deste post pode ser baixada no seguinte link:

https://app.box.com/s/3uted92tvlhcjlqnsvllefu9rdvi2z9b

Espero que tenha gostado. Um abraço e até a próxima! J