Webcasts Microsoft Project e Visio

Olá pessoal,

Uma série de Webcasts sobre Project e Visio estão disponíveis para usuários ao redor do mundo. São palestras com os mais variados temas, com foco em ajudar os usuários na melhoria da sua produtividade através da utilização dessas duas ferramentas. E, o melhor de tudo, são realizadas com os melhores profissionais do mercado, de maneira totalmente gratuita!

Os webcasts acontecem uma vez ao mês, sempre às terças-feiras. Algumas seções já foram realizadas, mas você pode assistir seu conteúdo sob demanda. Abaixo a relação das próximas seções, e os respectivos links para inscrição.

Webcasts Microsoft Project 

• Tips and Tricks for More Accurate Scheduling in Microsoft Project | 15-Dezembro-2015
• Reports and Dashboards with Power BI | 19-Janeiro-2016
• Microsoft Project helps simplify an Insurer’s journey to PMO maturity | 16-Fevereiro-2016
• Microsoft Project – Things not to do! | 15-Março-2016
• Top 3 Success Strategies for the PMO | 19-Abril-2016
• Resource Management with Project 2016 | 17-Maio-2016

Para se registrar nos webcasts do Microsoft Project, visite este link:

https://resources.office.com/msproject-webinar-series-registration.html

Webcasts Microsoft Visio 

• Creating Organizational / hierarchical diagrams | 01-Dezembro-2015
• Creating Value Stream Maps | 05-Janeiro-2016
• Learn how IT admins document their Network Topology | 02-Fevereiro-2016
• Solving Real Business Problems with Containers and Lists | 01-Março-2016
• Hidden in the Corners – Visio Diagrams you never knew you could make | 05-Abril-2016
• Is your diagram correct? | 03-Maio-2016
• Moving from Visio “user” to “Power User” | 07-Junho-2016

Para se registrar nos webcasts do Microsoft Visio, visite este link:

https://vts.inxpo.com/scripts/Server.nxp?LASCmd=AI:4;F:QS!10100&ShowKey=26805&Referrer=https%3A%2F%2Fvts.inxpo.com%2Fscripts%2FServer.nxp%3FLASCmd%3DAI%3A4%3BF%3AAPIUTILS!51004%26PageID%3D27276744-71FD-47D1-B184-08B94F478D2B

Agora é só reservar a agenda e aproveitar as palestras! Enjoy!

Novo artigo publicado no MPUG

Olá pessoal, 

Essa semana tive o privilégio de ter mais um artigo publicado pelo MPUG. Dessa vez, falei sobre como calcular o percentual de desvio das tarefas do cronograma para prazo, trabalho e custo. Tudo muito simples, e muito informativo.

Para ter acesso ao post, visite o link abaixo:

http://www.mpug.com/articles/calculating-the-percent-of-variance-in-microsoft-project/

Espero que gostem!

Project Server 2013 / Project Online - Configurando o Gerente de Aprovação

Olá pessoal,

Imagine o seguinte cenário: você é o gerente de projetos responsável pela execução de um projeto que irá envolver inúmeras áreas e departamentos, e que irá exigir um grande esforço para que seja possível controlar o do progresso das tarefas. Para facilitar a gestão das atribuições e dinamizar o trabalho, você pode transferir a responsabilidade de acompanhamento e aprovação de algumas tarefas do cronograma para outro gerente, que está com a agenda um pouco mais livre – ou que, tecnicamente, possui mais condições para validar o trabalho realizado e dar o aval de conclusão.

Para atender esse tipo de necessidade, o Project Server 2013 / Project Online permite que você defina um Gerente de Aprovação. De maneira resumida, podemos dizer que o gerente de aprovação será a pessoa responsável por aprovar o progresso das atividades enviadas pelos membros de equipe.

Para habilitar o gerente de aprovação, primeiramente você deve se certificar de que a pessoa que atuará realizando as aprovações nas tarefas do seu cronograma tenha condições de visualizar e editar o seu projeto. Se por algum motivo houver restrições na sua empresa que inabilitem a pessoa na visualização ou editação o projeto, você deverá conceder-lhe as devidas permissões. Para conceder as permissões, siga os passos:

1. Acesse o Project Server 2013 / Project Online e vá até a Central de Projetos;
2. Selecione o projeto desejado e, no Ribbon, clique em Permissões do Projeto;
3. Clique no botão Novo;
4. Selecione e em seguida adicione a pessoa que irá ajudá-lo na aprovação de tarefas à caixa Usuários e Grupos com Permissões;
5. Selecione as seguintes opções:
• Abrir o projeto no Project Professional ou no Project Web App
• Editar e Salvar o projeto no Project Professional ou no Project Web App
• Publicar o projeto no Project Professional ou Project Web App
6. Clique em Salvar.

Modificando o Gerente de aprovação

Após garantir que a pessoa que atuará como gerenciador de status possua as devidas permissões ao seu projeto, ela deverá acessar o cronograma através do Project Desktop em modo de edição. Após abrir o arquivo, ela deverá inserir a coluna Gerente de Aprovação. No cenário atual eu, Raphael Santos, serei o gerente de aprovação de algumas tarefas de um projeto que pertence a Flávia Mamede. Ao inserir a coluna Gerente de Aprovação, posso verificar que a Flávia, por ser a dona do projeto, está definida como aprovadora para todas as tarefas:

Então, para as tarefas nas quais eu serei responsável pelas aprovações, basta me incluir como gerente de aprovação no lugar da Flávia:

Após realizar as modificações, basta Salvar e Publicar o projeto. Quando os recursos acessarem as tarefas em que o gerente de aprovação foi modificado, irão visualizar suas informações da seguinte maneira:

Deste modo, todas as aprovações de atualização dessas tarefas serão direcionadas ao Gerente de Aprovação, e não mais ao Gerente do Projeto.

Espero que o post tenha sido útil.

Um abraço e até a próxima!

Project Server 2013 / Project Online - Criando entregas

Olá pessoal,

Segundo o PMBOK®, um projeto “é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultados únicos”:

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx

Pegando carona nesta definição, é possível dizer que após estabelecer os objetivos do projeto, é necessário definir o(s) produto(s) ou serviço(s) que atenda(m) este objetivo, sendo este produto um resultado, consequência ou item perceptível e mensurável que deve ser produzido para concluir um projeto ou parte dele. De maneira geral, um projeto pode ter um produto final constituído de subprodutos.

No Project Server 2013 / Project Online o termo “Produto” é convertido para “Entrega”. Uma entrega é um resultado tangível e mensurável, tipicamente acordado formalmente entre a equipe do projeto e seus patrocinadores antes do início do empreendimento. O cadastramento e a gestão de entregas no Project Server 2013 / Project Online permitem ao gerente de projetos a publicação de datas importantes nos Sites de Projeto, de modo a universalizar o acesso a esses eventos com todos os envolvidos no projeto. Desta maneira, a equipe poderá trabalhar de modo integrado com a finalidade de que as entregas planejadas atendam as expectativas dos patrocinadores do projeto, assim como os objetivos estratégicos traçados no seu planejamento.

Cadastrando entregas

Para cadastrar uma entrega no Project Server 2013 / Project Online, você deve primeiramente se certificar de que o seu projeto possui um Site. Caso seu projeto ainda não possua um site associado a ele, publique o cronograma via Project Desktop (se após a publicação o site ainda não estiver disponível, consulte o Administrador do Project Server 2013 / Project Online na sua empresa para verificar se esta funcionalidade está ativa).

Após garantir a existência de um Site associado ao seu projeto, no Project Desktop, selecione a tarefa que deseja associar a sua entrega. Em seguida, clique na guia Tarefa e depois em Entrega > Criar Entrega:

Neste exemplo, eu selecionei a tarefa “Iniciação / Planejamento concluídos” para criar uma nova entrega. Após finalizar o processo, perceba que o Project Desktop passa a exibir o ícone de entrega na columa Indicadores:

Após salvar e publicar o projeto, você e todos os colaboradores com as devidas permissões poderão navegar até o Site de Projetos para visualizar as entregas cadastradas:

Um outro ponto interessante é que os usuários com as devidas permissões também poderão, caso necessário, criar relatórios a partir da base do Project Server 2013 / Project Online com o objetivo de consolidar em uma única visão todas as entregas disponíveis nos projetos da organização.

Espero que o post tenha sido útil. Até a próxima!