Olá pessoal,
É com bastante alegria que informo que, pela primeira vez, teremos uma
experiência completamente nova aqui no blog. O post de hoje, além de trazer à
tona um assunto de extrema relevância – a comparação e o entendimento dos
campos de Percentual Concluído disponibilizados pelo Microsoft Project – também
será o primeiro post a ser publicado no blog por um convidado.
O convidado de hoje é o Erik van
Hurck (@ErikvanHurck), do blog The Project Corner – http://www.theprojectcornerblog.com/. O Erik é um consultor de projetos baseado na Holanda, com
atuação em projetos envolvendo o Microsoft Project, Project Server e Project
Online. O blog do Erik é um dos meus favoritos, tanto pela riqueza no conteúdo
disponibilizado quanto pelos posts técnicos com excelente nível de detalhamento
que ele escreve. Para mim é uma grande honra que ele tenha aceitado
compartilhar um pouco do excelente trabalho que executa junto à comunidade aqui
no blog.
Olha o tamanho da responsabilidade J !
Feitas as devidas introduções, vamos por a mão na massa!
As descrições da Microsoft para os campos de percentual
concluído
A Microsoft disponibiliza uma página na internet que
contém a relação de todos os campos do Microsoft Project, bem como o que eles
fazem. Abaixo estão as descrições para os campos de percentual concluído:
- Porcentagem concluída: o campo % Concluída contém o status atual de uma tarefa, expresso como a
porcentagem da duração da tarefa que foi concluída
- Porcentagem de trabalho concluído: o campo % Trabalho Concluída contém o status atual de uma tarefa, um
recurso ou uma atribuição, expresso como a porcentagem do trabalho que foi
concluída
- Porcentagem física concluída: o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem
concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor
Agregado (VA)
Ok Microsoft, palavras bem legais... mas nós queremos ver isso tudo em
ação! Para isso, criei um projeto com algumas tarefas para que seja possível
exibir as mudanças conforme o progresso é realizado. Vale lembrar que estou
usando o Microsoft Project Pro for Office 365 (versão 2016), mas a
funcionalidade é a mesma para versões anteriores.
Percentual (%) concluído e percentual (%) do trabalho
concluído
A maneira mais simples para monitorar o progresso de um
cronograma é a utilização do campo percentual (%) concluído. Como a própria
descrição do campo nos dá a entender, o campo é responsável por reportar o
progresso da duração das tarefas do cronograma. Nas ilustrações abaixo será
possível verificar como a atualização do campo é refletida no Microsoft
Project:
Este primeiro exemplo é muito
simples... temos uma tarefa sem atribuções de recursos, assim como não há
custos associados. Nada acontecendo, mas de alguma maneira é apontado um
progresso de 50% na tarefa. Já no próximo exemplo, temos uma atribuição gerando
80 horas de trabalho, em uma tarefa do tipo duração fixa:
Quando o campo de percentual
concluído é modificado para 50%, tanto o progresso da duração quanto o
progresso do trabalho são também alterados. Até aqui tudo ok, porém vamos
verificar o que acontece caso o Erik tenha trabalhado, na primeira semana, 12
horas por dia ao invés das convencionais 8 horas (alteração que pode ser
realizada de maneira manual através do modo de exibição Uso do Recurso):
De acordo com o resultado da
modificação, fica evidente que o campo percentual (%) concluído não está
exibindo o que de fato está acontecendo. O Erik já completou até o momento 75%
do trabalho, mas o progresso aponta para apenas 50% de conclusão. A razão para
a discrepância se deve ao fato de estarmos observando o campo que exibe o
progresso baseado na duração... sendo que o correto neste caso seria olharmos
para o campo percentual (%) do trabalho concluído:
O examplo acima é relativamente
fácil de se entender, uma vez que o tipo de tarefa está configurado como
Duração Fixa. Já os tipos Trabalho Fixo ou Unidades Fixas irão exibir
resultados diferentes, e um pouco mais complexos. Observe o exemplo abaixo e
tente descobrir o que aconteceu com o campo percentual (%) concluído:
Neste exemplo, o Erik está atribuído a uma tarefa que irá demandar 80
horas de esforço distribuídos em 10 dias (2 semanas). Entretanto, como o Erik é
um cara hard-working, ele decide
trabalhar 12 houras por dia na primeira semana. Quando uma tarefa é configurada
para o tipo trabalho fixo, o Microsoft Project irá olhar para a quantidade de
horas restantes e assim irá determinar a quantidade de tempo (duração)
necessário para que o trabalho seja feito. Desse modo, o resultado é que a
duração é reduzida em metade de uma semana.
Para o campo percentual (%) do trabalho concluído, isso
significa que:
- 80 horas de esforço representam 100% do trabalho a ser concluído
- 20 horas restantes = 25%
- Desse modo, como temos 60 horas já concluídas na primeira semana, temos
75% do percentual concluído
Já para o campo percentual (%) concluído, temos o seguinte resultado:
- 10 dias eram, na previsão original, 100% do tempo necessário para concluir
a tarefa. Porém, hoje, 5 dias da primeira semana mais 2,5 dias da segunda
semana são os atuais 100%
- Esta é a razão para que tenhamos, neste campo, dois terços do tempo já
decorrido (67% de percentual concluído)
O campo percentual (%) do trabalho concluído irá reportar progresso com
base trabalho total (esforço) que foi planejado e, nesse sentido, pode
apresentar um resultado diferente do valor que é reportado no campo percentual
(%) concluído. Nesse sentido, os gerentes de projetos que gerenciam cronogramas
com foco principal no montante de trabalho que precisa ser entregue, em
detrimento a direcionar o foco no tempo necessário para a conclusão das
tarefas, devem pensar seriamente em passar a utilizar o campo percentual (%) do
trabalho concluído para reportar o progresso dos seus cronogramas.
Valor Agregado e o campo porcentagem (%) física concluída
Voltemos agora nossa atenção para o último campo de percentual concluído
do Microsoft Project. Assim, vamos observar atentamente a descrição deste campo
segundo a Microsoft: “o campo % Física
Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado
como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)”
Agora, vamos inserir o campo porcentagem (%) física concluída
nos exemplos anteriores para verificar o que é exibido:
Nenhum progresso no campo até o
momento. Isso acontece porque este é um campo que, por padrão, deve ser
manualmente alterado. Vejamos o que acontece quando o campo é modificado para
100%:
Aqui é possível verificar que
ainda temos trabalho restante, e que os campos percentual (%) concluída e
percentual (%) do trabalho concluído também não sofreram nenhuma alteração.
Também podemos verificar, na imagem abaixo, que as barras do Gráfico de Gantt
permanecem sem modificação com relação ao progresso das tarefas:
Aí é que entra em cena a opção Método de Valor Agregado. Esta é uma
opção que deve ser selecionada para as tarefas (ou para o cronograma inteiro)
quando desejarmos monitorar o progresso baseado neste campo. Você irá encontrar
esta opção ao efetuar duplo-clique em uma tarefa, visualizando a caixa de
diálogo Informações da tarefa:
Assim que você selecionar o % física concluída como o método de valor
agregado, uma série de modificações serão realizadas na maneira como o campo
COTE (Valor Agregado) é calculado – e isso faz com que outros campos que também
são utilizados para o cálculo do valor agregado também sejam impactados (caso
você não encontre o campo COTE no Microsoft Project instalado na sua máquina,
procure pelo campo COTR – Custo Orçado do Trabalho Realizado). A descrição a
seguir é apresentada pelo arquivo de ajuda do Microsot Project:
“Aqui um exemplo de como os valores de percentuais concluídos podem
variar, de acordo com o método de valor agregado utilizado: digamos que você
esteja construindo uma parede que consiste de 100 pedras, empilhadas em 5
fileiras. Você assenta a primeira fileira de pedras, contendo 20 pedras, em 20
minutos. Entretanto, a segunda fileira de pedras leva 25 minutos para ser
assentada, porque precisa assentá-las em um nível superior à anterior. A
terceira fileira leva 30 minutos, a quarta 35 minutos e a última fileira leva
40 minutos, para um total de 150 minutos para este projeto. Após completar a
terceira fileira, você poderá dizer que a parede está 60% concluída, uma vez
que foram assentadas 60 de 100 pedras. Contudo, em termos de duração, o projeto
está apenas 50% concluído, uma vez que você concluiu 75 dos 150 minutos
necessários. A depender da maneira como você é pago pelo trabalho (ou seja,
como o valor é agregado – por pedra assentada ou por hora), você poderá
escolher o percentual concluído ou o percentual físico concluído para refletir
a maneira como o valor agregado é calculado”
Sintetizando, você apenas deverá se preocupar com o campo percentual
físico concluído quando utilizar o método de valor agregado para monitorar o
progresso de seus projetos. Aqui, vale indicar dois links úteis que não fazem
parte do post original do Erik:
Comportamento no Microsoft Project e Project Online
O comportamento dos campos de percentual concluído são exatamente iguais
quando conectamos o cronograma ao Project Server ou Project Online. Entretanto,
uma recomendação importante é que você verifique, junto à sua companhia, se
existe alguma política de utilização desses campos antes de realizar alguma
modificação no seu método de acompanhamento do progresso.
Notas finais
Lembre-se de que o progresso sempre deve ser inserido nas tarefas
selecionadas, ou em sua tarefa resumo. Caso você possua, por exemplo, uma
tarefa resumo com duas subtarefas e um marco, garanta que o progresso do marco
(ou seja, sua conclusão), seja também imputado. Outra alternativa é imputar o
progresso na tarefa resumo caso todas as tarefas estejam concluídas. Caso você
impute progresso em todas as tarefas mas se esqueça de definir o marco como
concluído, a tarefa resumo apresentará o valor de 99% de conclusão.
Nota de agradecimento
Finalizando, gostaria de deixar registrado uma vez mais o agradecimento ao
Erik por compartilhar um material tão útil de maneira expontânea, colaborando
assim para que a comunidade do Microsoft Project de língua portuguesa possa
enriquecer cada vez mais seu conhecimento na utilização da ferramenta.
Valeu, Erik!
Lembrando que o post em formato digital está disponível neste link:
https://app.box.com/s/9n1krzgv3nnp9hq58ljxu0hsotwy4va8
Espero que tenham gostado do post.
Até a próxima!
