Guest post: campos de Percentual Concluído do Microsoft Project

Olá pessoal,

É com bastante alegria que informo que, pela primeira vez, teremos uma experiência completamente nova aqui no blog. O post de hoje, além de trazer à tona um assunto de extrema relevância – a comparação e o entendimento dos campos de Percentual Concluído disponibilizados pelo Microsoft Project – também será o primeiro post a ser publicado no blog por um convidado.

O convidado de hoje é o Erik van Hurck (@ErikvanHurck), do blog The Project Corner – http://www.theprojectcornerblog.com/. O Erik é um consultor de projetos baseado na Holanda, com atuação em projetos envolvendo o Microsoft Project, Project Server e Project Online. O blog do Erik é um dos meus favoritos, tanto pela riqueza no conteúdo disponibilizado quanto pelos posts técnicos com excelente nível de detalhamento que ele escreve. Para mim é uma grande honra que ele tenha aceitado compartilhar um pouco do excelente trabalho que executa junto à comunidade aqui no blog.

Este post utiliza como referência o post campeão de visitas no blog do Erik: About Percent Complete in Microsoft Project

Olha o tamanho da responsabilidade J !

Feitas as devidas introduções, vamos por a mão na massa!

As descrições da Microsoft para os campos de percentual concluído

A Microsoft disponibiliza uma página na internet que contém a relação de todos os campos do Microsoft Project, bem como o que eles fazem. Abaixo estão as descrições para os campos de percentual concluído:

• Porcentagem concluída: o campo % Concluída contém o status atual de uma tarefa, expresso como a porcentagem da duração da tarefa que foi concluída
• Porcentagem de trabalho concluído: o campo % Trabalho Concluída contém o status atual de uma tarefa, um recurso ou uma atribuição, expresso como a porcentagem do trabalho que foi concluída
• Porcentagem física concluída: o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)

Ok Microsoft, palavras bem legais... mas nós queremos ver isso tudo em ação! Para isso, criei um projeto com algumas tarefas para que seja possível exibir as mudanças conforme o progresso é realizado. Vale lembrar que estou usando o Microsoft Project Pro for Office 365 (versão 2016), mas a funcionalidade é a mesma para versões anteriores.

Percentual (%) concluído e percentual (%) do trabalho concluído

A maneira mais simples para monitorar o progresso de um cronograma é a utilização do campo percentual (%) concluído. Como a própria descrição do campo nos dá a entender, o campo é responsável por reportar o progresso da duração das tarefas do cronograma. Nas ilustrações abaixo será possível verificar como a atualização do campo é refletida no Microsoft Project:

Este primeiro exemplo é muito simples... temos uma tarefa sem atribuções de recursos, assim como não há custos associados. Nada acontecendo, mas de alguma maneira é apontado um progresso de 50% na tarefa. Já no próximo exemplo, temos uma atribuição gerando 80 horas de trabalho, em uma tarefa do tipo duração fixa:

Quando o campo de percentual concluído é modificado para 50%, tanto o progresso da duração quanto o progresso do trabalho são também alterados. Até aqui tudo ok, porém vamos verificar o que acontece caso o Erik tenha trabalhado, na primeira semana, 12 horas por dia ao invés das convencionais 8 horas (alteração que pode ser realizada de maneira manual através do modo de exibição Uso do Recurso):

De acordo com o resultado da modificação, fica evidente que o campo percentual (%) concluído não está exibindo o que de fato está acontecendo. O Erik já completou até o momento 75% do trabalho, mas o progresso aponta para apenas 50% de conclusão. A razão para a discrepância se deve ao fato de estarmos observando o campo que exibe o progresso baseado na duração... sendo que o correto neste caso seria olharmos para o campo percentual (%) do trabalho concluído:

O examplo acima é relativamente fácil de se entender, uma vez que o tipo de tarefa está configurado como Duração Fixa. Já os tipos Trabalho Fixo ou Unidades Fixas irão exibir resultados diferentes, e um pouco mais complexos. Observe o exemplo abaixo e tente descobrir o que aconteceu com o campo percentual (%) concluído:

Neste exemplo, o Erik está atribuído a uma tarefa que irá demandar 80 horas de esforço distribuídos em 10 dias (2 semanas). Entretanto, como o Erik é um cara hard-working, ele decide trabalhar 12 houras por dia na primeira semana. Quando uma tarefa é configurada para o tipo trabalho fixo, o Microsoft Project irá olhar para a quantidade de horas restantes e assim irá determinar a quantidade de tempo (duração) necessário para que o trabalho seja feito. Desse modo, o resultado é que a duração é reduzida em metade de uma semana.

Para o campo percentual (%) do trabalho concluído, isso significa que:

• 80 horas de esforço representam 100% do trabalho a ser concluído
• 20 horas restantes = 25%
• Desse modo, como temos 60 horas já concluídas na primeira semana, temos 75% do percentual concluído

Já para o campo percentual (%) concluído, temos o seguinte resultado:

• 10 dias eram, na previsão original, 100% do tempo necessário para concluir a tarefa. Porém, hoje, 5 dias da primeira semana mais 2,5 dias da segunda semana são os atuais 100%
• Esta é a razão para que tenhamos, neste campo, dois terços do tempo já decorrido (67% de percentual concluído)

 O campo percentual (%) do trabalho concluído irá reportar progresso com base trabalho total (esforço) que foi planejado e, nesse sentido, pode apresentar um resultado diferente do valor que é reportado no campo percentual (%) concluído. Nesse sentido, os gerentes de projetos que gerenciam cronogramas com foco principal no montante de trabalho que precisa ser entregue, em detrimento a direcionar o foco no tempo necessário para a conclusão das tarefas, devem pensar seriamente em passar a utilizar o campo percentual (%) do trabalho concluído para reportar o progresso dos seus cronogramas.

Valor Agregado e o campo porcentagem (%) física concluída

Voltemos agora nossa atenção para o último campo de percentual concluído do Microsoft Project. Assim, vamos observar atentamente a descrição deste campo segundo a Microsoft: “o campo % Física Concluída mostra um valor inserido de porcentagem concluída que pode ser usado como uma alternativa para calcular o Valor Agregado (VA)”

Agora, vamos inserir o campo porcentagem (%) física concluída nos exemplos anteriores para verificar o que é exibido:

Nenhum progresso no campo até o momento. Isso acontece porque este é um campo que, por padrão, deve ser manualmente alterado. Vejamos o que acontece quando o campo é modificado para 100%:

Aqui é possível verificar que ainda temos trabalho restante, e que os campos percentual (%) concluída e percentual (%) do trabalho concluído também não sofreram nenhuma alteração. Também podemos verificar, na imagem abaixo, que as barras do Gráfico de Gantt permanecem sem modificação com relação ao progresso das tarefas:

Aí é que entra em cena a opção Método de Valor Agregado. Esta é uma opção que deve ser selecionada para as tarefas (ou para o cronograma inteiro) quando desejarmos monitorar o progresso baseado neste campo. Você irá encontrar esta opção ao efetuar duplo-clique em uma tarefa, visualizando a caixa de diálogo Informações da tarefa:

Assim que você selecionar o % física concluída como o método de valor agregado, uma série de modificações serão realizadas na maneira como o campo COTE (Valor Agregado) é calculado – e isso faz com que outros campos que também são utilizados para o cálculo do valor agregado também sejam impactados (caso você não encontre o campo COTE no Microsoft Project instalado na sua máquina, procure pelo campo COTR – Custo Orçado do Trabalho Realizado). A descrição a seguir é apresentada pelo arquivo de ajuda do Microsot Project:

“Aqui um exemplo de como os valores de percentuais concluídos podem variar, de acordo com o método de valor agregado utilizado: digamos que você esteja construindo uma parede que consiste de 100 pedras, empilhadas em 5 fileiras. Você assenta a primeira fileira de pedras, contendo 20 pedras, em 20 minutos. Entretanto, a segunda fileira de pedras leva 25 minutos para ser assentada, porque precisa assentá-las em um nível superior à anterior. A terceira fileira leva 30 minutos, a quarta 35 minutos e a última fileira leva 40 minutos, para um total de 150 minutos para este projeto. Após completar a terceira fileira, você poderá dizer que a parede está 60% concluída, uma vez que foram assentadas 60 de 100 pedras. Contudo, em termos de duração, o projeto está apenas 50% concluído, uma vez que você concluiu 75 dos 150 minutos necessários. A depender da maneira como você é pago pelo trabalho (ou seja, como o valor é agregado – por pedra assentada ou por hora), você poderá escolher o percentual concluído ou o percentual físico concluído para refletir a maneira como o valor agregado é calculado”

Sintetizando, você apenas deverá se preocupar com o campo percentual físico concluído quando utilizar o método de valor agregado para monitorar o progresso de seus projetos. Aqui, vale indicar dois links úteis que não fazem parte do post original do Erik:

Sobre o campo Porcentagem Física Concluída

Sobre a Análise de Valor Agregado

Comportamento no Microsoft Project e Project Online

O comportamento dos campos de percentual concluído são exatamente iguais quando conectamos o cronograma ao Project Server ou Project Online. Entretanto, uma recomendação importante é que você verifique, junto à sua companhia, se existe alguma política de utilização desses campos antes de realizar alguma modificação no seu método de acompanhamento do progresso.

Notas finais

Lembre-se de que o progresso sempre deve ser inserido nas tarefas selecionadas, ou em sua tarefa resumo. Caso você possua, por exemplo, uma tarefa resumo com duas subtarefas e um marco, garanta que o progresso do marco (ou seja, sua conclusão), seja também imputado. Outra alternativa é imputar o progresso na tarefa resumo caso todas as tarefas estejam concluídas. Caso você impute progresso em todas as tarefas mas se esqueça de definir o marco como concluído, a tarefa resumo apresentará o valor de 99% de conclusão.

Nota de agradecimento

Finalizando, gostaria de deixar registrado uma vez mais o agradecimento ao Erik por compartilhar um material tão útil de maneira expontânea, colaborando assim para que a comunidade do Microsoft Project de língua portuguesa possa enriquecer cada vez mais seu conhecimento na utilização da ferramenta.

Valeu, Erik!

Lembrando que o post em formato digital está disponível neste link:

https://app.box.com/s/9n1krzgv3nnp9hq58ljxu0hsotwy4va8

Espero que tenham gostado do post.

Até a próxima!