Project Online: Concedendo acesso a usuários externos

Uma dúvida bastante comum entre as empresas que utilizam o Project Online (principalmente aquelas que entregam projetos a clientes externos) é sobre a possibilidade de compartilhar informações de um projeto específico com usuários de fora da organização.

O objetivo por trás dessa dúvida é bastante simples: se pudéssemos prover algum acesso a usuários externos, o compartilhamento das informações gerais do projeto com o cliente seria muito facilitado – por exemplo, através da concessão de acesso à documentação do projeto, aos relatórios de status gerados ao longo do tempo e, principalmente, ao cronograma. Tudo isso em tempo real,  de acordo com a necessidade do cliente em ter acesso às informações – sem a costumeira troca de telefonemas e e-mails no final de semana com pedidos urgentes de status!

O Project Online permite que os administradores habilitem o acesso de usuários externos aos sites de projeto de cada instância. Assim, caso esta opção esteja habilitada, os gerentes de projeto poderão compartilhar o site de seus projetos e garantir que seus clientes estejam sempre atualizados.

Ativando o compartilhamento externo

O primeiro passo para conceder acesso a usuários externos é a ativação do recurso de compartilhamento. Para ativar este recurso, o usuário deverá ser um administrador global do Office 365. Após acessar o centro de administração do Office 365, clique em Compartilhamento Externo > Visão Geral de Compartilhamento. Em seguida, verifique se a opção Permitir que usuários externos acessem seus sites:

Em seguida, você deverá selecionar o site (ou os sites) ao qual os usuários externos poderão ter acesso:

Após selecionar o site desejado, clique em Editar. Na janela seguinte, você deverá determinar as características de compartilhamento que deseja aplicar ao site:

Selecione o método que esteja alinhado às políticas de segudança da sua empresa e clique em Salvar.

Concedendo acesso a usuários externos

Uma vez que o compartilhamento externo foi habilitado pelo administrador global do Office 365, os gerentes de projeto passarão a ter permissão para compartilhar seus sites. Para isso, em um site de projetos, basta clicar na opção Compartilhar, no canto superior direito do site:

Após clicar em compartilhar, você deverá especificar o e-mail do usuário (ou dos usuários) que poderão acessar o site – lembrando que apenas contas que estejam sob um dos domínios da Microsoft (@hotmail.com, @live.com, @outlook.com) serão permitidas:

Após incluir a conta de e-mail do usuário que terá permissão de acessar o site, você poderá selecionar o nível de permissão que será concedido (para mais informações sobre os níveis de permissão, visite este link - https://technet.microsoft.com/pt-br/library/cc721640.aspx):

Caso queira notificar o usuário externo do compartilhamento, mantenha a opção Enviar um convite por email selecionada. Para finalizar, clique em Compartilhar.

Acessando o site

Após configurar o acesso externo, o usuário ao qual a permissão foi concedida receberá um e-mail com as seguintes características:

Ao clicar no link disponibilizado no e-mail, ele deverá se autenticar para ter acesso ao site, caso este tenha sido o método definido pelo administrador global do Office 365:

Desse modo, após autenticar-se, o usuário poderá visualizar e contribuir com o site de projetos de acordo com as permissões que lhe foram concedidas, sempre que assim lhe for conveniente:

Removendo as permissões de acesso

Caso seja necessário remover as permissões de acesso de um determinado usuário externo, o seguinte passo-a-passo deverá ser seguido:

1) Acessar o site de projetos ao qual a permissão foi concedida

2) Clicar em Compartilhar > Compartilhado com  > Avançado

3) Selecionar o nível de permissão ao qual o usuário externo foi inserido (caso não se saiba qual o nível de permissão concedida ao usuário, clique em Verificar Permissões e digite o e-mail do usuário)

4) Selecionar o usuário (a partir do grupo de permissão ao qual ele está inserido) e clicar em Ações > Remover Usuários do Grupo

Dessa maneira, na próxima vez em que o usuário tentar acessar o site a partir do link compartilhado, receberá esta mensagem:

Espero que tenham gostado do post!

Até a próxima!