Compromissos de Recursos - Parte 2

Olá pessoal,

Esta é a segunda parte de um post que começou aqui.

Adoção e utilização dos compromissos de recursos

Uma vez ativada a funcionalidade pelos administradores, os gerentes de projeto poderão iniciar a utilização e a adoção dos compromissos de recursos no processo de gerenciamento de projetos da companhia. Esse é um trabalho que, idealmente, deve ser realizado na fase de planejamento – quando ainda não temos um cronograma 100% definido e a alocação dos recursos ainda está baseada em estimativas (como hoje é feito através do Planejamento de Recursos). Porém, a depender da metodologia e dos processos em vigor em cada empresa, também é possível realizar as solicitações em um cronograma real (que esteja em andamento, por exemplo), com recursos nominais.

Para os exemplos desse post, o seguinte cenário fictício foi criado:

• Uma nova ideia de projeto foi submetida para avaliação no Project Online
• Após estudo da viabilidade inicial e verificação da aderência aos objetivos estratégicos, a ideia foi aprovada
• O próximo passo será realizar as estimativas de demanda dos recursos que serão necessários para a realização do projeto (mesmo considerando que ainda não há um cronograma)

Para realizar esta ação, você deverá acessar o projeto através do Project Desktop 2016. Caso ainda não tenha criado a equipe de projeto, adicione os recursos corporativos ao projeto (nominais ou genéricos). Em seguida, na guia Recursos do Ribbon, clique em Planejador de Equipe e escolha o modo de exibição Planejamento de Recursos:

O modo de exibição Planejamento de Recursos é o local onde todos os compromissos de recursos serão controlados. Ele apresenta a seguinte visualização:

Inicialmente, eu adicionei dois recursos corporativos ao meu projeto: Arthur Rodrigues (um recurso nominal) e Gerente de Projetos (um recurso genérico). Vamos supor que, de acordo com o meu planejamento, pretendo contar com o Arthur durante o mês de Abril/2016, considerando 50% de sua capacidade. Para isso, no modo de exibição Planejamento de Recursos, clique na opção Adicionar Compromisso. Na caixa de diálogo Informações de Compromisso, você poderá determinar as características que o compromisso irá conter:

Após inserir todas as informações relevantes, clique em OK. Perceba que a linha do compromisso será adicionada logo abaixo o nome do Arthur, e seu status será Rascunho (pois o compromisso ainda não foi submetido à aprovação):

Agora digamos que, de acordo com as nossas estimativas, o Gerente de Projetos precisará atuar no projeto entre os meses de Março a Junho de 2016, com um total estimado de 60 horas. Dessa maneira, selecione o gerente de projetos e adicione o compromisso com essas características:

Perceba que como para o gerente de projetos foram solicitadas 60 horas a serem distribuídas ao longo de 4 meses, o Project Desktop calculou automaticamente suas unidades de atribuição propostas para 9%:

Caso você queira descobrir a quantidade de trabalho proposto para cada um dos recursos (ou seja, seu esforço em horas), clique com o botão direito no grip à direita dos compromissos e escolha a opção Trabalho Proposto:

Isso fará com que você passe a visualizar não só as unidades de atribuição, mas também as horas a serem consumidas por cada um dos recursos em cada um dos seus compromissos:

É importante notar que você pode controlar as informações que deseja exibir no grid, a depender da sua necessidade. Outro ponto importante é que você poderá modificar as unidades de atribuição (ou as horas propostas) manualmente, caso queira realizar sua redistribuição ao longo dos meses.

Quando estiver pronto para submeter as horas propostas à aprovação, clique em Enviar e escolha a opção que lhe for mais conveniente (enviar todos os compromissos ou apenas os selecionados):

Perceba que o status dos compromissos passará de Rascunho para Proposto:

Revisão dos compromissos de recursos

Entra em cena agora um novo ator: o Gerente de Recursos. Quando os compromissos de recursos são submetidos pelos gerentes de projeto, caberá ao Gerente de Recursos analisar as demandas propostas e, conforme a disponibilidade dos recursos, aprovar, recusar ou propor uma modificação no compromisso.

Ao acessar o PWA, o Gerente de Recursos poderá selecionar os recursos desejados e visualiar o seu Mapa de Calor de Compromissos e Capacidade. Perceba que para os recursos selecionados – Arthur e Gerente de Projetos, as horas submetidos no projeto “Novo Projeto” estão sendo exibidas:

Em seguida, o Gerente de Recursos também poderá navegar à página Solicitações de Recurso para visualizar os compromissos propostos para os recursos selecionados:

Suponha que, neste cenário, as horas do Gerente de Projetos serão aprovadas sem ressalvas. Assim, o Gerente de Recursos poderá selecionar o compromisso e clicar em Aceitar:

Porém, vamos supor que o recurso Arthur Rodrigues estará alocado em uma atividade interna (não relacionada a projetos) e não estará disponível durante o período proposto. Desse modo, o Gerente de Recursos poderia: a) Rejeitar o compromisso; b) Editar o compromisso alocando as horas em um período diferente do proposto; c) Sugerir a troca do recurso proposto por outro recurso que tenha disponibilidade no período desejado.

Vamos utilizar, neste exemplo, a opção C. Selecione o compromisso do Arthur e clique em Editar Compromisso. Na caixa de diálogo apresentada, você poderá modificar o compromisso, atribuindo-o a outra pessoa:

Neste exemplo, estamos transferindo a solicitação de compromisso do recurso Arthur para a Melissa. Clique em OK para finalizar a edição – assim, você poderá deixar um comentário para que o gerente de projetos saiba o motivo da mudança:

Atualizando as solicitações de compromissos

Ao acessar novamente o Project Desktop, o gerente de projetos poderá clicar em Atualizar para verificar se há novidades em relação aos compromissos submetidos:

Ao clicar em Exibir Contratos, será possível identificar as respostas às solicitações efetuadas (com seus respectivos comentários):

Sugiro que você insira a informação Trabalho Comprometido no grid de visualização, pois assim terá condições de visualizar as horas propostas e comprometidas de cada um dos recursos.

Bem, é isso aí... os compromissos de recursos representam uma mudança significativa na maneira pela qual a demanda dos recursos será analisada e controlada, tanto no Project Online quanto no Project Server 2016 – além de representar também uma mudança profunda no relacionamento entre os gerentes de projeto e os gerentes de recurso.

E você, o que achou dos compromissos de recursos? Pretende implantar esse método de trabalho na sua companhia? Deixe seus comentários e opiniões J

Um abraço e até a próxima!