Project Server 2013 / Project Online: Planejamento de Recursos

Olá pessoal,

Desde o mês de Setembro-2015, as empresas que utilizam o Project Online para gerenciar seus projetos tem a disposição uma nova funcionalidade que pode ser atividada na sua Tenant: o Compromisso de Recursos (que a princípio era chamado de Engajamento de Recursos, mas que depois teve seu nome alterado). Inclusive, logo após o anúncio público da disponibilização desta funcionalidade pela Microsoft, eu publiquei um post com links que descreviam as linhas gerais de como será a mecânica de sua utilização. Em breve, pretendo esmiuçar melhor o Compromisso de Recursos e postar aqui no blog uma revisão geral sobre o seu funcionamento.

Nesse momento, você deve estar se perguntando: mas o que o Compromisso de Recursos tem haver com o título do post? Pois bem, esta funcionalidade, em breve, irá substituir completamente a atual maneira como se trabalhar com recursos no Project Server 2016 / Project Online: a funcionalidade Planejamento de Recursos. Portanto, para poder trabalhar bem com o Compromisso de Recursos, é importante conhecer como o Planejamento de Recursos funciona, certo? Então, vamos lá!

Conceitos

O Planejamento de Recursos é uma ferramenta de previsão e estimativa do total de trabalho que será requerido para a execução de um projeto, antes mesmo de o projeto ser iniciado. Podemos pensar da seguinte maneira: uma determinada empresa está avaliando a viabilidade de execução de um projeto, porém, antes mesmo deste ser aprovado (e possuir um cronograma, mesmo que preliminar), é necessário estimar quais os recursos serão requeridos e quantas horas cada um deles deverá contribuir durante o seu ciclo de vida. Nesse momento, você não deve se preocupar muito em ser exato, afinal, estamos falando de estimativas.... e é essa a beleza do Planejamento de Recursos pois, no final das contas, você não estará atribuindo atividades a nenhum recurso e poderá, conforme for refinando o seu plano, alterar as estimativas preliminarmente indicadas.

Trabalhando com Planejamento de Recursos

Para iniciar o trabalho com o Planejamento de Recursos, o primeiro passo é ter um projeto criado no Project Server 2013 / Project Online. Neste momento, pense que, de fato, o que temos pode não vir a ser um projeto de fato, e sim uma nova proposta que talvez esteja em análise de viabilidade.

Uma vez cadastrado o novo projeto no PWA, click na aba Projeto do Ribbon e, em seguida, clique em Planejamento de Recursos:

Na janela seguinte, você deverá definir a equipe que deseja utilizar no seu planejamento de recursos. Clique em Criar Equipe:

A recomendação é efetuar o planejamento de recursos sempre com recursos genéricos, entretanto, você pode utilizar recursos reais (os Membros de Equipe da sua empresa) caso não haja recursos genéricos cadastrados:

Neste exemplo, iremos selecionar os recursos genéricos Gerente de Projetos e Instrutor:

Clique em Salvar e Fechar para voltar à janela anterior.

Após a seleção dos recursos, o próximo passo será estabelecer o período de tempo estimado no qual eles serão necessários ao projeto. No Ribbon, voce poderá definir o Intervalo de Datas desejado:

Neste exemplo, eu iremos precisar desses dois recursos entre os meses de Novembro e Dezembro de 2015. Note que, após selecionar o período, a escala de tempo é exibida de acordo com a seleção efetuada:

A depender do período de tempo em que você estima que os recursos serão necessários ao projeto, voce poderá modificar as Unidades de Trabalho na qual deseja efetuar os lançamentos... você poderá utilizar o lançamento em Horas, Dias ou Equivalente de Tempo Integral. A recomendação é utilizar as unidades em horas, pois a estimativa nesse método tende a ser mais próxima da realidade:

Você também pode modificar a Escala de Tempo na qual deseja que as informações sejam exibidas:

O próximo passo é simples: você deverá efetuar o lançamento das horas (Unidades de Trabalho) que estima serem necessárias para cada recurso, dentro da Escala de Tempo selecionada:

Uma vez lançadas as informações, clique em Salvar.

Em seguida, você poderá especificar o Tipo de Reserva que será aplicado para os recursos neste projeto. Existem dois Tipos de Reserva no Project Server 2013 / Project Online: 

• Comprometido: um Tipo de Reserva comprometido indica que o recurso, ao ser adicionado ao projeto, já está sendo considerado como comprometido, ou seja, quando atribuído às tarefas irá visualizá-las na sua janela de tarefas
• Proposto: um Tipo de Reserva proposto indica que o recurso ainda não está confirmado, ou seja, sua atribuição ainda deve ser tratada como uma tentativa. Quando (e se) atribuído à tarefas, o recurso não as visualizará caso seu Tipo de Reserva seja proposto

Neste caso, para melhor entendimento da utilização do Tipo de Reserva, matenha o instrutor como Comprometido e o Gerente de Projetos como Proposto. Em seguida, na área Calcular de, especifique que o método de cálculo de utilização dos recursos utilizará, ao invés do Plano do Projeto (ou seja, o cronograma), o Planejamento de Recursos:

Para finalizar, clique em Publicar para que o Planejamento de Recursos atual seja processado internamente pelo Project Server 2013 / Project Online, de modo que possa ser visualizado por outros gestores que eventualmente venham a necessitar dos mesmos recursos em seus projetos. Após publicar, clique em Fechar.

Como o Planejamento de Recursos afeta a disponibilidade dos recursos?

Uma vez que o Planejamento de Recursos foi criado e publicado, a pergunta que surge é: como é possível visualizar seu impacto na disponibilidade dos recursos?

Ao acessar a Central de Recursos, é possível selecionar um dos recursos para os quais o Planejamento de Recursos foi configurado – neste caso, o recurso genérico Instrutor. Em seguida, basta clicar Disponibilidade do Recurso:

Dessa maneira é possível visualizar que, no período de 23/11/2015 a 01/12/2015, o recurso genérico Instrutor possui atribuições de 4 horas diárias. Ao navegar à parte inferior da janela, também é possível observar que as horas são oriundas de um projeto que está sendo calculado a partir do Planejamento de Recursos:

Como o Tipo de Reserva do recurso genérico Instrutor foi definido como Comprometido, as horas estimadas para sua colaboração no projeto são visualizadas assim que o gráfico de disponibilidade é exibido. Por outro lado, caso você selecione o recurso genérico Gerente de Projetos e clique em Disponibilidade do Recurso, irá perceber que o gráfico de disponibilidade aparece como vazio, mesmo considerando que as horas foram lançadas no Planejamento de Recursos:

E isso se deve ao simples fato de que, para o recurso genérico Gerente de Projetos, o Tipo de Reserva foi definido com Proposto. Caso você queira visualizar as horas propostas estimadas para o recurso, basta selecionar a opção Incluir reservas propostas (que se encontra junto às Opões de Exibição) e clicar em Aplicar:

Considerações finais

Conforme comentado ao longo do post, o Planejamento de Recursos deve ser entendido como uma ferramenta de apoio aos gerentes de projeto (e, principalmente, ao escritório de projetos) na geração de uma expectativa de utilização dos recursos nos projetos vindouros – quando ainda não temos cronograma, e quando nem mesmo o projeto tenha sido aprovado. Uma vez que o projeto venha a ser aprovado, possuindo um cronograma próprio, o Planejamento de Recursos será deixado de lado, dando lugar às atribuções dos recursos reais que serão encerregados de executar as tarefas.

Espero que o post tenha sido útil.

Um abraço e até a próxima!