Utilização avançada de calendários no Project

Olá pessoal,

Alguns dias atrás, durante um treinamento, surgiu uma dúvida bastante interessante. O cenário proposto era o seguinte:

“Na minha empresa, configuramos o calendário padrão com os devidos feriados nacionais, pontes e demais datas que a empresa considera como dias não trabalhados. Via de regra, todos os projetos e colaboradores da empresa utilizam o calendário padrão. Porém, há um projeto no qual iremos necessitar de uma pessoa que não faz parte da equipe de projetos e esta pessoa só poderá dedicar esforços às segundas e quartas-feiras. Desta maneira, todas as tarefas do projeto que tiverem a participação dessa pessoa deverão respeitar esta restrição – inclusive, se houver mais recursos atribuídos às tarefas nas quais este recurso participa, estas deverão ajustar as datas para respeitar o calendário de exceção deste recurso. Como resolver?”

Esta é uma dúvida muito pertinente, então acho que vale a pena dedicar um post a este assunto.

Os tipos de calendário do Project

Começando pelo começo... a Microsoft disponibiliza na sua página de suporte um excelente artigo com a visão geral dos calendários no Project. Recomendo muito a leitura do artigo para que você possa entender melhor o mecanismo de funcionamento deste recurso. Um resumo bem resumido do artigo diria que existem as seguintes possibilidades:

• Calendário base: um calendário base é aquele que é utilizado como referência para determinar as horas de trabalho do projeto, das tarefas e também dos recursos. Por padrão, há três calendários base no Project: calendário Padrão, 24 horas e Turno da Noite
• Calendário do projeto: é o calendário que define os dias úteis, as folgas e o horário de trabalho padrão das tarefas. Caso você não efetue nenhuma modificação, o Project sempre irá utilizar o calendário Padrão como calendário do projeto
• Calendário dos recursos: você pode configurar calendários que representem a disponibilidade dos recursos para executar o trabalho. Por exemplo, na sua empresa o calendário Padrão é utilizado em todos os projetos, porém há um determinado departamento no qual os colaboradores só podem dedicar 50% do seu tempo a atividades relacionadas a projetos. Neste caso, o ideal é criar um calendário específico que determine a disponibilidade desses recursos (um outro cenário são as empresas que possuem sistema de revezamento e/ou férias coletivas)
• Calendário das tarefas: o Project também permite que você configure calendários específicos para que determinadas tarefas do projeto sejam executadas em períodos diferenciados. Imagine uma situação onde uma atividade apenas possa ser executada nos finais de semana, pois o trabalho dos colaboradores não pode ser paralisado durante o horário comercial

Funcionamento geral dos calendários

Caso você, ao iniciar o trabalho no Project, não crie nenhum calendário novo (digamos que você adicione as datas de exceção ao calendário Padrão), então o calendário Padrão será o calendário do projeto. Se, ao contrário, você tiver criado um novo calendário, então poderá defini-lo como calendário do projeto utilizando a caixa de diálogo Informações do Projeto, ao clicar em Projeto > Informações do Projeto. Porém, neste exercício, vou considerar que o calendário Padrão foi modificado para absorver as datas de exceção da empresa (feriados, pontes e etc.) e nenhum novo calendário foi criado.

Quando você define o calendário do projeto, os recursos que forem cadastrados também irão utilizar este calendário por padrão, a menos que você efetue uma modificação manual (a exceção ocorre quando você cria um novo calendário após os recursos já terem sido criados).

Já as tarefas, como fazem parte do projeto como um todo, não terão nenhum calendário especificamente definido, e irão seguir o que foi definido no calendário do projeto. Tecnicamente falando, as tarefas possuem, por padrão, o calendário “Nenhum”.

Então, neste cenário, temos:

Calendário do projeto = calendário Padrão

Calendário dos recursos = calendário Padrão

Calendário das tarefas = Nenhum

Como as tarefas se ajustam à disponibilidade dos recursos?

Após toda a explicação teórica, agora vamos começar a resolver o problema colocado no início do post. Para que você possa se situar, o cronograma que estou utilizando neste exercício possui o calendário Padrão como calendário do projeto. O calendário Padrão foi editado para incluir todos os feriados nacionais (fixos e móveis) e nenhuma ponte ou emenda foi considerada.

Agora, como haverá um membro da equipe que poderá trabalhar apenas às segundas e quartas-feiras, será necessário criar um novo calendário que respeite esta restrição. Para isso, clique em Projeto > Alterar Período de Trabalho. Na caixa de diálogo seguinte, clique em Criar Novo Calendário. Como os feriados nacionais previamente cadastrados terão de ser respeitados, então vale a pena manter a opção Criar uma cópia do calendário Padrão selecionada. Dê um nome para o novo calendário (eu irei chamá-lo de Segundas e Quartas) e clique OK:

Em seguida, será necessário determinar que apenas as segundas e quartas-feiras deverão ser consideradas como dias úteis. Sendo assim, ainda na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique em Semanas de Trabalho. Mantenha a linha [Padrão] selecionada e clique em Detalhes...

A caixa de diálogo Detalhes permite que você modifique o padrão dos dias da semana para o calendário. As opções disponíveis são:

• Usar períodos padrão do Project para estes dias: ou seja, seguir o padrão de trabalho de segunda a sexta-feira, com sábados e domingos sendo considerados dias não úteis
• Definir dias para o período de folga: neste caso, poderíamos configurar uma folga para um dia que é normalmente considerado como dia de trabalho
• Definir dias para os períodos de trabalho específicos: esta opção permite que você determine um período de trabalho não padrão. Por exemplo, poderia determinar trabalho em um sábado; ou então definir um período de trabalho diferente para um dia da semana

Como no cenário atual apenas as segundas e quartas-feiras serão consideradas dias úteis para o recurso, então selecione a terça, a quinta e a sexta-feira e marque a opção Definir dias para o período de folga (você pode selecionar os dias alternadamente mantendo a tecla CTRL pressionada):

Clique OK. Observe que agora o padrão desse novo calendário é considerar apenas segundas e quartas como dias úteis:

O próximo passo é cadastrar a equipe do projeto. Todos deverão estar associados ao calendário Padrão, com exceção do recurso que terá disponibilidade reduzida. Utilize a Planilha de Recursos para cadastrar a equipe:

Voltando ao Gráfico de Gantt, vamos testar alguns cenários. Antes, crie uma nova tarefa (vou chamá-la de Planejamento) com duração de 5 dias e início em uma segunda-feira. Configure a tarefa para que seu tipo seja Unidades Fixas e desmarque a opção Controlada pelo empenho. Defina a tarefa como Modo de Agendamento automático:

Cenário 1: atribuição de um recurso com calendário Padrão

Neste primeiro cenário, atribua um recurso que está associado ao calendário Padrão (vou utilizar o recurso Raphael) à tarefa:

Como já era esperado, nada mudou – uma vez que o recurso possui o mesmo calendário do projeto.

Cenário 2: atribuição de um recurso com calendário Segundas e Quartas

Agora, remova o recurso anterior da tarefa e atribua apenas o recurso com o calendário Segundas e Quartas (Arthur):

Aqui é possível enxergar uma mudança significativa. Como o recurso possui disponibilidade para trabalhar apenas às segundas e quartas, o Project precisa reorganizar o trabalho da tarefa para que este esteja em conformidade com a disponibilidade do recurso. Essa reorganização, consequentemente, afeta diretamente a data de término da tarefa. Caso você esteja curioso para saber como o trabalho foi distribuído ao longo do tempo, poderá selecionar o modo de exibição Uso da Tarefa:

O resultado será:

É possível perceber que o recurso Arthur possui trabalho atribuído apenas às segundas e quartas, como era esperado. Isso nos leva a deduzir que, apesar de o calendário Padrão ter sido definido para o projeto, caso o recurso possua um calendário diferente, este terá prioridade, uma vez que representa a disponibilidade real do recurso para trabalhar nas tarefas do projeto.

Cenário 3: atribuição dos recursos Raphael e Arthur à mesma tarefa

Por fim, vamos testar um terceiro cenário: voltando ao modo de exibição do Gráfico de Gantt, mantenha o recurso Arthur atribuído à tarefa e adicione o recurso Raphael. O resultado:

Aparentemente, não houve uma mudança significativa em relação ao cenário anterior. Porém, se você observar melhor, a duração da tarefa, que antes era de 5 dias, foi alterada para 8 dias. Modifique o modo de exibição para Uso das Tarefas para visualizar as informações de distribuição de trabalho dos recursos:

Agora tudo fica bem mais claro: como a tarefa possui duração de 5 dias e não é controlada pelo empenho, quando você adiciona o recurso Raphael (que está associado ao calendário Padrão), o Project considera que este recurso poderá trabalhar os 5 primeiros dias da tarefa (de segunda a sexta-feira), pois seu calendário assim o permite. Desta forma, ele trabalhará 5 dias diretos e sua participação na tarefa estará encerrada. Em contrapartida, o recurso Arthur (associado ao calendário Segundas e Quartas) só poderá trabalhar em dias específicos, logo, na primeira semana trabalhará apenas dois dias, depois mais dois dias na semana seguinte e encerrará sua participação na segunda-feira da terceira semana.

Porém, esse não era exatamente o resultado esperado. Considerando que a tarefa deverá ser executada apenas de acordo com a disponibilidade do recurso Arthur, o trabalho do recurso Raphael também deveria ser ajustado para atender esta restrição nas tarefas em que eles trabalham juntos.

Atribuindo um calendário a uma tarefa

Para que seja possível resolver o problema e distribuir o trabalho do recurso Raphael da mesma maneira que o recurso Arthur, uma possível solução seria atribuir o calendário Segundas e Quartas ao recurso Raphael. Entretanto, essa não é uma alternativa viável, uma vez que sua disponibilidade deve ser considerada com base no calendário Padrão.

Nesse sentido, dadas as circunstâncias atuais, a melhor alternativa é atribuir o calendário diretamente à tarefa. Para realizar a ação, efetue duplo-clique na tarefa e clique na aba Avançado. Em seguida, na opção Calendário, selecione o calendário Segundas e Quartas e marque a opção O agendamento ignora calendários do recurso, para que o calendário da tarefa tenha prioridade quando houver conflito com os calendários atribuídos aos recursos:

Perceba que a duração da tarefa voltará a ser de 5 dias. Ao selecionar o modo de exibição Uso da Tarefa, também será possível ver que agora o trabalho dois dois recursos está sincronizado nos mesmos dias:

Ufa! Demorou, mas conseguimos atingir o objetivo esperado!

Nota

O comportamento observado ao atribuir um recurso adicional à tarefa pode variar em virtude de uma série de fatores: configuração do Tipo de Tarefa (Duração Fixa, Unidades Fixas ou Trabalho Fixo com ou sem controle de empenho), Unidades Máximas do Recurso (disponibilidade) e Unidades de alocação à tarefa (Atribuição). Portanto, caso você observe um resultado diferente, atente-se a estas configurações para conseguir atingir o mesmo resultado deste exercício.

Links complementares

Para finalizar, gostaria de compartilhar alguns links interessantes que podem complementar o estudo sobre os tópicos discutidos neste post:

Post: Gerenciando a disponibilidade dos recursos no Microsoft Project

Suporte Microsoft: Trabalhar com Calendários no Microsoft Project

Suporte Microsoft: Visão Geral – Usando Calendários no Microsoft Project

Post: Excluindo Calendários no Microsoft Project

Suporte Microsoft: Alterar o Tipo de Tarefa que o Project usa para calcular a duração da tarefa

Arquivo digital

O arquivo digital deste post, em PDF, está disponível para download aqui:

https://app.box.com/s/b85ezk16r2lzglkez4rs3h1gnshd02g1

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É isso aí pessoal! Espero que tenham gostado do post! Até a próxima!