Project Server 2013 / Project Online - Criando vínculos entre projetos

Olá pessoal,

Uma das principais fontes de inspiração para os posts que escrevo aqui no blog são os treinamentos que ministro. A cada nova turma, uma série de perguntas e questionamentos sobre os limites e funcionalidades disponibilizadas pelo Project Server 2013 / Project Online são feitas, gerando ótimas discussões em grupo que, no final do dia, acabam se convertendo em um post.

Em um treinamento realizado recentemente, surgiu a seguinte pergunta: “na nossa empresa, dada a escassez de recursos, temos projetos que, apesar de não fazerem parte do mesmo programa, possuem dependência entre si. Isso significa que um determinado projeto (vamos chamá-lo de Projeto B) só pode ser iniciado após a conclusão de outro (que vamos chamar de Projeto A). É possível estabelecer vínculos entre projetos sem criar Projetos Mestre e Subprojetos?”

Ótima pergunta! Porém, antes, vamos entender o que são Projetos Mestre e Subprojetos. Segundo a Microsoft, podemos imaginar um projeto mestre como “um conjunto de projetos consolidados que mostram uma hierarquia entre vários projetos relacionados. Os projetos inseridos em um projeto mestre são chamados de subprojetos”

https://support.office.com/pt-br/article/Planejamentos-dentro-de-planejamentos-projetos-mestres-e-subprojetos-35b02e56-0101-4eca-ac33-82d8392d119b

Especificamente no nosso caso, a relação com os Projetos Mestre é bem próxima, com uma sutil diferença: queremos estabelecer vínculos entre dois ou mais projetos, porém eles não possuem nenhuma relação quanto ao seu objetivo. E a resposta para a pergunta é SIM, podemos estabelecer vínculos entre dois ou mais projetos sem maiores dificuldades.

Configurações iniciais

Neste exemplo, o cenário será o seguinte: uma determinada empresa possui dois projetos para desenvolver relatórios customizados para as duas plataformas em que trabalha: Project Server e Project Online. Haverá apenas um recurso disponível para realizar todo o trabalho, então um dos projetos dependerá do término do outro para que possa ser iniciado.

Antes de começar, algumas configurações iniciais deverão ser observadas:

• Você precisa criar os dois novos projetos no Project Server 2013 / Project Online, de acordo com as características de cadastramento em vigor na sua empresa
• Em seguida, no Project Desktop, você deverá desenvolver o cronograma dos projetos individualmente, com durações, predecessoras, etc.
• Após desenvolver os cronogramas, salve-os (não é necessário publicar). Certifique-se também que o Check-in de ambos tenha sido feito

Criando os subprojetos

O próximo passo será organizar os dois projetos existentes em conjunto. Para isso, abra um novo projeto em branco no Project Desktop. Posicione o cursor na primeira linha do novo projeto e clique em Projeto > Subprojeto:

O Project Server 2013 / Project Online irá direcioná-lo à janela onde você deverá selecionar o projeto que deseja inserir. Selecione o projeto desejado e clique em Inserir (neste exemplo, irei selecionar o projeto “Project Online Report Pack”):

Após inserir o subprojeto, você passará a visualizá-lo como uma linha do projeto em branco:

Em seguida, na próxima linha, você deverá repetir os mesmos passos para inserir o segundo subprojeto:

Estabelecendo vínculos

Uma vez que os dois projetos que deverão ser vinculados estão inseridos no projeto em branco, será necessário estabelecer o vínculo existente entre eles. Neste caso, faremos um exercícios simples: a última tarefa do projeto “Project Online Report Pack” será predecessora da primeira tarefa do projeto “Project Server 2013 Report Pack”. Para realizar esta ação, selecione a última tarefa do primeiro projeto (tarefa 24 – “Projeto concluído”) e, em seguida, selecione a primeira tarefa do segundo projeto (tarefa 1 – “Kick-off”). Lembre-se que, neste caso, a ordem de seleção deve obedecer a sequência na qual as predecessoras devem ser definidas:

Clique no botão Vincular as Tarefas Selecionadas, disponível na seção Tarefas do Ribbon. Após executar o comando que estabelece o vínculo entre as tarefas, perceba que agora todo o cronograma do projeto “Project Server 2013 Report Pack” irá obedecer o término do projeto anterior (“Project Online Report Pack”):

As datas de início e término do projeto, que anteriormente eram 26/11/2015 e 16/12/2015 agora são 16/12/2015 e 08/01/2016 respectivamente. Observe que a coluna Predecessora da tarefa “Kick-off” do projeto “Project Server 2013 Report Pack” passa a fazer referência ao projeto “Project Online Report Pack”:

Para encerrar o processo de estabelecimento de vínculos entre os projetos, você deverá fechar o projeto em branco. Ao fechá-lo, o Microsoft Project irá perguntar se você deseja salvar as alterações. Neste caso em especial, o projeto em branco serviu apenas para que fosse possível estabelecer o vínculo entre os dois projetos criados anteriormente, então, não será necessário salvá-lo no servidor. Na caixa de diálogo Fechar, marque a opção Não, descartar as alterações:

Em seguida, o software irá perguntar se as modificações que foram realizadas nos dois projetos devem ser mantidas. Neste caso a resposta será sim, pois desejamos manter os vínculos que foram estabelecidos entre os dois projetos. Na caixa de diálogo apresentada, clique em Sim para tudo:

Visualizando os vínculos

Após o salvamento das alterações para os dois projetos no Project Server 2013 / Project Online, você poderá acessar cada projeto individualmente para visualizar os vínculos que foram estabelecidos. Por exemplo, abra o primeiro projeto (neste exemplo, o projeto chamado “Project Online Report Pack”). Perceba que uma nova tarefa chamada “Kick-off” foi adicionada ao final do cronograma (trata-se de uma sucessora externa, oriunda do projeto “Project Server 2013 Report Pack”):

Há também uma maneira de visualizar todos os vínculos existentes, caso mais do que um vínculo tenha sido estabelecido. Para isso, no Project Desktop, clique em Projeto > Vínculos entre projetos:

A caixa de diálogo Vínculos entre Projetos irá exibir todos os vínculos existentes para o projeto atual (no caso, as sucessoras externas):

Se você abrir o segundo projeto (“Project Server 2013 Report Pack”) também irá visualizar as tarefas externas – porém, neste caso, a tarefa a ser visualizada será um predecessora externa, chamada “Projeto Concluído”:

A partir deste ponto, você poderá continuar trabalhando na organização dos dois cronogramas, estimando durações, atribuindo recursos e realizando todas as demais atividades requeridas. Quando tudo estiver pronto, você poderá salvar a Linha de Base para cada cronograma e publicá-los no Project Server 2013 / Project Online.

Considerações finais

Ao vincular dois ou mais projetos no Project Server 2013 / Project Online, é importante observar algumas considerações:

• Os dois projetos devem ser gerenciados individualmente. Isso significa que todas as estimativas de durações de tarefas, atribuições de recursos, definição de Linhas de Base e demais ações gerenciais devem ser realizadas em cada projeto separadamente
• As alterações realizadas no projeto A não serão refletidas no projeto B até que este seja aberto. Em resumo, caso sejam realizadas alterações no projeto A que causem impacto direto no projeto B, as alterações não serão aplicadas automaticamente no cronograma deste projeto. Para visualizar as alterações, você deverá abrir o projeto B no Project Desktop. Ao fazer isso, caso existam alterações, você será informado pelo software para que possa tomar as decisões, conforme apontado abaixo:

Neste exemplo, uma alteração realizada no projeto “Project Online Report Pack” gerou um impacto na atividade Kick-off do projeto “Project Server 2013 Report Pack”. Ao acessar este projeto, a caixa de diálogo Vínculos entre projetos informa que existem diferenças na tarefa “Projeto concluído” – alteração das datas de Início e Término para 17-Dez-2015. Assim, você terá condições de entender onde as alterações ocorreram e poderá aceitá-las para verificar seu impacto no cronograma.

Espero que o post tenha sido útil. Até a próxima!