Project Online / Server: Criando um Site de Projetos Modelo

Olá pessoal,

O Project Online, assim como o Project Server, permite que a cada novo projeto criado a plataforma também crie automaticamente um Site de Projetos. De um modo geral, o site de projetos é um espaço centralizado e exclusivo que deve ser utilizado para o trabalho colaborativo entre os membros do projeto, de maneira que toda a informação gerada ao longo do seu ciclo de vida seja coletada, organizada e compartilhada. Os integrantes do projeto (e também os demais usuários com as devidas permissões) poderão utilizar o site de projetos para:

• Armazenar arquivos (documentos, planilhas, apresentações, fotografias e etc.)
• Coletar e monitorar Riscos e Problemas
• Visualizar as tarefas do cronograma
• Visualizar as entregas do projeto
• Ter acesso a modelos de documento homologados na empresa (termo de abertura, relatório de status, declaração de escopo e etc.)

Apesar de o site de projetos padrão disponível no Project Online / Project Server oferecer um bom número de recursos e funcionalidades, muitas empresas sentem a necessidade de extender a sua utilização, de modo que seja possível criar listas personalizadas para coletar e gerenciar informações adicionais relevantes ao projeto. Alguns exemplos são:

• Coleta e gerenciamento de Interessados (Stakeholders)
• Coleta e gerenciamento de Mudanças (Change Management)
• Coleta e gerenciamento de Lições Aprendidas (Lessons Learned)
• Organização da Biblioteca de Documentos em pastas (como, por exemplo, as fases do projeto ou as áreas de conhecimento de projetos)
• Entre outros...

Para que seja possível extender as funcionalidades do site de projetos, a plataforma PPM permite a criação de um modelo de site personalizado que pode ser aplicado a todos os novos projetos da companhia. Este post irá explorar o passo-a-passo necessário para sua construção.

Antes de começar: definição das Configurações de Provisionamento

Antes de iniciar o processo de construção do modelo de site personalizado, é importante que você defina as Configurações de Provisionamento de sites de projeto no seu ambiente. Essas configurações formam parte das Políticas Operacionais em vigor no PWA, e irão definir itens fundamentais relacionados ao provisionamento de sites, como por exemplo sua URL, as propriedades padrão do site e também suas configurações de criação (ou seja, se o Project Online / Project Server deverá criar um novo site de maneira automática toda vez que um novo projeto for publicado pela primeira vez). Caso você tenha dúvidas e queira saber mais sobre as opções de configurações de provisionamento de sites, visite o link abaixo:

https://technet.microsoft.com/pt-br/library/gg982961.aspx

Configurando o Site de Projetos Modelo

Uma vez definidas as políticas operacionais, podemos iniciar o processo de criação do site de projetos modelo. Abaixo o passo-a-passo.

Passo 1: Criação de um novo subsite

O primeiro passo deve ser a criação de um novo subsite abaixo do site raiz (PWA). Este subsite deve ser customizado para que contenha todas as funcionalidades e recursos que fazem parte do processo de gerenciamento de projetos da companhia. Para criar um novo subsite, navegue até o PWA e clique no ícone de Configurações > Conteúdo do Site:

Na página seguinte, cliquem em Novo > Subsite:

Em seguida, você deverá definir as características do site, como nome, endereço da URL, idioma e qual o modelo a partir do qual ele será criado. Utilize o exemplo abaixo como referência e modifique os itens que forem adequados à sua empresa (nome do site e URL). Em Selecione um modelo, utilize a opção Site do Projeto.

Em Permissões, mantenha selecionada a opção “Usar as mesmas permissões que o site pai”. Em Navegação, modifique a opção “Exibir este site na barra de links superior do site pai” para Não. Por fim, em Herança de Navegação, mantenha a opção “Usar a barra de links superior do site pai” como Não. Clique em Criar para criar o novo subsite.

Passo 2: Ativação da ‘Conectividade do Project Web App’

Uma vez criado o novo subsite, será necessário ativar a funcionalidade “Conectividade do Project Web App”. Essa funcionalidade fornece as listas de Riscos, Problemas e Entregas do Project Online / Project Server. Para ativar o recurso, no subsite, clique no ícone de Configurações > Configurações do Site. Na página seguinte, no contexto do grupo Ações do Site, clique em Gerenciar Recursos do Site. Utilize o cursor para rolar a página para baixo até encontrar a opção “Conectividade do Project Web App”. Clique em Ativar:

Você irá perceber que as listas de Entregas, Riscos e Problemas serão adicionadas ao subsite:

Passo 3: Customização do Subsite

Neste passo você deverá realizar as customizações necessárias ao subsite, as quais deverão fazer parte do modelo de site de projetos da sua empresa. Você poderá criar novas Listas personalizadas, organizar a Biblioteca de Documentos, reorganizar os links de navegação do Início rápido entre outras ações. Abaixo alguns links úteis:

Criação de Listas Personalizadas:

http://social.technet.microsoft.com/wiki/pt-br/contents/articles/15411.sharepoint-2013-como-criar-uma-lista.aspx

Configuração da Biblioteca de Documentos:

https://msdn.microsoft.com/pt-br/library/ms181484.aspx 

Organização dos links no Início rápido:

https://support.office.com/pt-br/article/Personalizar-a-navega%C3%A7%C3%A3o-em-seu-site-de-equipe-3cd61ae7-a9ed-4e1e-bf6d-4655f0bf25ca

Passo 4: Salvar o site como modelo

Uma vez realizadas todas as customizações no subsite, você deverá então salvá-lo como um modelo, de modo que possa utilizá-lo no Project Online / Project Server como padrão para a criação de novos sites quando novos projetos forem publicados pela primeira vez. Para isso, ainda no subsite, clique no ícone de Configurações > Configurações do Site. Na página seguinte, no contexto do grupo Ações do Site, clique em Salvar site como modelo. Você deverá fornecer um nome para o arquivo, assim como para o modelo que será salvo. Caso você tenha criado uma estrutura de pastas que deverão estar disponíveis em todos os novos sites (ou caso você tenha incluído modelos de documentos que deverão estar disponíveis nos sites), selecione a opção Incluir Conteúdo para que esses elementos sejam carregados e salvos no contexto do site:

Clique em OK para salvar o modelo.

Passo 5: Associar o modelo de site aos Tipos de Projeto da Empresa

Uma vez salvo o modelo de site, você precisará associá-lo aos Tipos de Projeto da Empresa (EPTs) que irão utilizá-lo. Para isso, no site raiz (PWA), clique no ícone Configurações > Configurações do PWA.. Em seguida, em Páginas de Detalhe de Fluxo de Trabalho e Projeto, clique em Tipos de Projeto da Empresa. Clique no tipo de projeto que deverá utilizar o modelo de site e navegue até o final da página. Em Modelo de Site de Projeto, selecione o modelo que acabou de ser salvo:

Clique em Salvar e repita o útimo passo caso você queira utilizar este modelo de site em outros tipos de projeto no seu ambiente.

A partir de agora, caso as configurações de provisionamento em vigor no Project Online / Project Server estejam definidas para que um novo site seja criado automaticamente na primeira publicação do projeto, os novos projetos criados irão utilizar o modelo pré-definido.

Informações Importantes!

Para finalizar este post, é prioritário deixar claro dois pontos importantes:

1) Os sites de projeto criados antes do desenvolvimento deste modelo não serão modificados para que estejam em conformidade com as características/configurações do site modelo. Apenas os sites criados após a associação do modelo com os tipos de projeto é que assumirão as novas características

2) Sua empresa pode ter diferentes sites para diferentes tipos de projeto. Por exemplo, suponha que você possua projetos de TI, Marketing e Engenharia. Você poderá criar diferentes modelos de site para atender as diferentes necessidades de cada área, e depois associar os modelos criados com os seus respectivos tipos de projeto (EPTs)

É isso aí pessoal. O post ficou grande, mas o objetivo era detalhar o passo-a-passo para oferecer a maior quantidade possível de informações.

Caso você queira baixar a versão digital deste post, ele está disponível neste link:

https://app.box.com/s/4cxggl7al1d0gxkugtuvwba8b7oy8j2i 

Espero que gostem!

Um abraço e até a próxima!