Métodos Ágeis no Microsoft Project

Olá pessoal,

Há alguns dias, durante o evento Microsoft Project Ignite em Orlando, foi anunciada pela Microsoft uma notícia que há muito tempo era esperada pela comunidade de gerenciamento de projetos: o Microsoft Project passaria a disponibilizar recursos e funcionalidades que permitiriam aos gerentes de projeto gerenciar seus projetos no software através de metodologias ágeis.

Em comparação com as pequenas novidades/melhorias que foram incorporadas ao Microsoft Project ao longo dos últimos meses (como por exemplo a opção de se trabalhar com múltiplas Linhas do Tempo, o novo método para definição das predecessoras ou a integração preliminar entre o Project e o Planner), podemos dizer que esta é, de fato, uma novidade que altera o software de maneira significativa, trazendo funcionalidades e recursos que não existiam anteriormente.

Se você utiliza o Project através de uma assinatura do Office 365, a versão 1710 (Build 8625.2055) é a que incorpora os novos recursos para trabalho com métodos ágeis:

Assim, após realizar a atualização do Project, você já receberá a seguinte mensagem:

Mesmo não sendo um especialista nos métodos ágeis para o gerenciamento de projetos (e agora, mais do que nunca, estou adicionando mais essa necessidade de aprendizado ao meu check-list), acredito que vale a pena explorar o que foi preparado pela Microsoft nessa versão inicial que combina métodos ágeis e Project. Então vamos lá.

Conceitos iniciais

A partir desta atualização, o Microsoft Project irá permitir que os gerentes de projeto criem novos projetos utilizando conceitos de metodologias ágeis, ou então que apliquem visualizações alinhadas às metodologias a projetos já em curso – que aqui chamaremos de “tradicionais” (ou waterfall). As ferramentas e funcionalidades incorporadas ao software permitem que os gerentes de projeto utilizam técnicas do Scrum ou Kanban, incluindo Quadro de Tarefas, criação de Backlogs e utilização de Sprints. O software também inclui uma série de novos relatórios visuais que apresentam estatísticas e informações relevantes baseadas nas informações coletadas no cronograma.

Iniciando um projeto Ágil

 
No Microsoft Project, quando você clica em Arquivo > Novo, uma série de modelos são apresentados pelo software com o objetivo de oferecer ajuda na iniciação de um novo projeto. Agora, dentre os modelos existentes, passamos a encontrar três novos tipos de projeto, Projeto Scrum, Projeto Kanban e Projeto de Cascata:

Ao escolher o modelo Scrum ou Kanban, somos apresentados com um novo modo de exibição, chamado Painel de Planejamento de Sprints:

Através deste painel é possível criar novas tarefas e atribuí-las aos respectivos Sprints:

Uma coisa interessante é que é possível arrastar as tarefas e posicioná-las dentro do seu respectivo Sprint:
  

É importante notar que as novas tarefas adicionadas através do Painel de Planejamento de Sprints são consideradas tarefas regulares no Microsoft Project. Você modificar sua visualização para o Modo de Exibição Gráfico de Gantt para visualizar as tarefas:

Novas guias na Faixa de Opções

Outro item importante a se notar é que o Microsoft Project sofreu algumas modificações/inclusões na Faixa de Opções. Na guia Projeto, um novo ícone chamado Agile foi incorporado:

Ao clicar neste ícone, você poderá selecionar a metodologia com a qual deseja trabalhar:

A depender da metodologia escolhida, você irá perceber que a guia dinâmica da Faixa de Opções será alterada para refletir as opções disponíveis na seleção efetuada:

Guia dinâmica Scrum:

Guia dinâmica Kanban:

A partir da nova guia Srum na Faixa de Opções, é possível utilizar o botão Ajustar para determinar o comprimento e as datas de início e término dos Sprints:

Novas Tabelas

 

Com a incorporação da metodologia Ágil, novas tabelas que organizam as informações das tarefas foram adicionadas ao Microsoft Project. Por consequência, essas novas tabelas também incluem os novos campos que suportam os métodos ágeis. As novas tabelas adicionadas ao Microsoft Project são: 

• Lista de Pendências
• Planejamento de Sprint
• Sprint Atual
• Tarefas do Agile

Novos Campos

 

Assim como temos novas tabelas que organizam e exibem as informações referentes a metodologia Ágil, esta atualização adicionou novos campos ao Microsoft Project. São eles: 

• Status do Quadro
• Sprint
• Agile
• Início do Sprint
• Término do Sprint

Novos Relatórios

 

Também foram incluídos no Microsoft Project novos relatórios que se alinham às tarefas que seguem o método ágil. Ao navegar na Faixa de Opções e clicar em Relatórios, você irá perceber que uma nova categoria chamada Agile foi incorporada:

Assim você pode escolher um determinado relatório e visualizar as informações que ele entrega:

Impacto no Project Online

 Por enquanto, as modificações realizadas não foram sumarizadas no Project Online – o que basicamente quer dizer que a lista de novos campos que foi incorporada ao Microsoft Project ainda não está disponível nas tabelas do esquema OData do Project Online. Assim, até que a Microsoft disponibilize os campos para consulta no Project Online, a metodologia ágil é passível de ser utilizada apenas no nível Project Desktop, sem qualquer comunicação com a plataforma PPM.

Considerações e leitura complementar

 É isso aí pessoal... apesar de não ser tão detalhado quanto a interação e a gestão propriamente dita de projetos que utilizam a metodologia ágil no Microsoft Project, a ideia deste post era fazer um resumo das novidades, funcionalidades e recursos disponibilizados através dessa atualização do software. Na medida em que novas informações surgirem e eu for me acostumando/aperfeiçoando a utilizar todo o novo potencial disponibilizado, irei procurar escrever novos posts para ir atualizando este assunto.

 Como leitura complementar, vale a pena dar uma olhada na área de suporte da Microsoft que faz também um resumo sobre a utilização da metodologia ágil no Microsoft Project. Link aqui.

Como já é tradição aqui no blog, se você quiser poderá baixar este post na íntegra em PDF. Ele está disponível aqui.

Um grande abraço e até a próxima!

Atualização em 30-Outubro-2017

Hoje a Microsoft anunciou de maneira oficial a introdução dos métodos ágeis no Microsoft Project, e assim atualizou a documentação na área de suporte de maneira a incluir maior detalhamento sobre como utilizar os métodos ágeis no software:

https://support.office.com/en-us/article/Use-agile-in-Microsoft-Project-1b9b44d7-fd8e-4b3b-ab94-2b97deb9945b

Project Online / Project Server: Organizando a Hierarquia das Tarefas

Olá pessoal,

Uma situação interessante que vivencio nos projetos nos quais participo está relacionada à visualização e organização das tarefas que são atribuídas aos membros de equipe. Não é incomum a utilização de um mesmo nome em diferentes tarefas do cronograma. Quando isso acontece, o membro de equipe que as recebe pode eventualmente se confundir e não saber ao certo qual a procedência das tarefas que lhe foram atribuídas – assim como sua organização dentro do cronograma. Veja o exemplo abaixo:

Neste exemplo é possível visualizar as atribuições de um determinado recurso, referentes a um projeto chamado Formação Gerência Operacional. Entre as diferentes tarefas atribuídas, é possível perceber que há uma repetição de nomes, como Validar Conteúdo, Receber Conteúdo, Reunir com coordenadores para definição de conteúdo e etc.

Para que seja possível minimizar a confusão que pode eventualmente ser causada para o usuário atribuído às tarefas com nomes semelhantes, o administrador do Project Online / Project Server poderá modificar o modo de exibição adicionando informações relevantes – que ajudem a indicar qual a procedência de cada tarefa no cronograma.

Para isso, clique no menu de administração do Project Online / Project Server e, em seguida, clique em Configurações do PWA. Ao acessar a área de administração da plataforma, clique em Gerenciar Modos de Exibição:

Entre os modos de exibição disponíveis, navegue até o agrupamento Meu Trabalho e selecione o modo de exibição Minhas Atribuições:

Em seguida, na seção Campos disponíveis, encontre o campo chamado Hierarquia das Tarefas e adicione-o à seção Campos exibidos:

Posicione o campo da maneira que lhe for mais conveniente e salve as alterações. Após atualizar o modo de exibição no seu painel de tarefas, os membros de equipe irão visualizar a nova configuração já contando com as informações de hierarquia, o que irá facilitar muito a sua interpretação e entendimento em caso de tarefas com nomes repetidos:

É isso aí, espero que o post ajude a agilizar o trabalho dos membros de equipe na sua empresa!

Um abraço e até a próxima!