Olá pessoal –
Pela primeira vez na história
do blog podemos dizer que temos um post vindo literalmente da nuvem. Estou
escrevendo (e publicando) este post diretamente do avião, num vôo de Dallas
para São Paulo. Internet no avião é vida para aqueles que estão com insônia, fala
aí? 😊
Vamos direto ao ponto: como você
atualiza os seus cronogramas? Essa pode até parecer uma pergunta um pouco rude,
mas por favor, não se incomode com isso... a ideia aqui é gerar uma provocação,
e fazê-lo refletir por um instante. Então, vou perguntar novamente: você segue
um padrão de atualização nos seus cronogramas? Ou a cada período de atualização
você recebe as informações dos membros de equipe e então decide como vai agir
para efetuar o lançamento nas tarefas do seu projeto?
Minha rotina de trabalho me permite
estar em contato com os mais diversos tipos de cliente, os quais utilizam o
Microsoft Project diariamente para gerenciar seus projetos e iniciativas
corporativas. E, nesse contexto, se há uma coisa que me impressiona bastante é
a quantidade de gerentes de projeto que não tem o hábito de atualizar seus
projetos com base na Data de Status.
Mas, afinal, o que é a data de status?
Se você pertence ao grupo de
gerentes de projeto que não atualizam a Data de Status nos seus cronogramas,
vamos começar do começo. A Data de Status tem como principal objetivo calcular
o progresso do projeto. De maneira secundária (mas não menos importante), a
Data de Status também pode ser utilizada para que seja possível realizar os cálculos
relacionados ao método de Valor Agregado. Além disso, a Data de Status permite
a exibição das informações do andamento do progresso do projeto, considerando o
trabalho realizado e o trabalho restante.
Em um cenário ideal de gerenciamento
de projetos com o apoio do Microsoft Project, o gerente de projetos deveria definir
a Data de Status ao final de cada período de apuração para determinar a ‘linha de corte’ esperada para o
cronograma. Dessa maneira seria possível observar as tarefas que deveriam ter
sido finalizadas, as tarefas que deveriam ter algum progresso e as tarefas
futuras (além daquelas já concluídas). Assim, utilizando como referência essa
data de corte, você poderia atualizar o seu cronograma.
Este é um projeto fictício para desenvolver
o novo site institucional de uma determinada organização. Supondo que na sua
empresa a atualização dos projetos deva ocorrer sempre às sextas-feiras, como
seria possível saber o que deveria estar concluído ao final dessa semana? E se
o diretor da empresa perguntasse como está o andamento do progresso, ou se
solicitasse um relatório com as tarefas concluídas, as tarefas em andamento e
as tarefas atrasadas considerando a próxima data de corte? O que você faria
nessa situação?
Em seguida, bastaria definir a Data de Status para a linha de corte desejada.
Perceba que as tarefas 5, 6 e 8 estão atrasadas (Late), pois já deveriam ter sido finalizadas quando levamos em consideração a Data de Status. A tarefa 9 também está atrasada, mas não porque deveria ter sido finalizada – na verdade, esta tarefa está apresentando um progresso aquém do esperado para a Data de Status que foi definida.
Esta ação fará com que o Microsoft Project trace uma linha associada à Data de Status que permitirá rapidamente identificar as tarefas atrasadas (que são aquelas que estão para trás da Linha de Andamento):
Uma vez identificado o status das tarefas e de posse das informações reais apuradas junto aos membros de equipe para o período em questão, você poderá atualizar o cronograma com maior facilidade, rapidez e eficácia. No vídeo abaixo há uma explicação detalhada sobre os métodos recomendados para atualização das tarefas do cronograma:
Como material complementar sobre as boas práticas para atualização de cronogramas no Microsoft Project, sugiro as seguintes leituras:
É isso aí, vou ficando por aqui
pessoal. Espero que tenham gostado do post e não se esqueçam, atualização de
cronograma só com definição da Data de Status.
Caso queiram baixar o arquivo PDF,
basta acessar este link.
Um abraço!
