Olá pessoal –
Um dos maiores benefícios de se
utilizar uma suíte de aplicativos como o Office 365 é a possibilidade de
integração e comunicação entre os diferentes aplicativos que são parte
integrante da plataforma. Há inúmeros cenários, requisitos de negócio e
necessidades do dia-a-dia que podem ser resolvidos através da integração de um
ou mais aplicativos, facilitando a comunicação entre as equipes e garantindo
que as pessoas tenham em mãos as informações que precisam, no momento certo e
com a qualidade necessária.
Recentemente tive a oportunidade de trabalhar
com um cliente em um projeto de adoção do Project Online para um pequeno time
que estava sendo formado (um novo escritório de projetos dentro da TI). Como a
área ainda estava sendo criada, não haviam processos estruturados e definidos
sobre como os projetos seriam gerenciados, bem como não havia um fluxo formal
de como os novos projetos seriam cadastrados e aprovados na organização.
A necessidade inicial do time
responsável por utilizar o Project Online na organização era simples: cada novo
projeto criado deveria disparar automaticamente uma mensagem/alerta para um
endereço de email, de modo a informar a equipe sobre a nova empreitada. Como não
havia nada complexo no processo e também não haveria a necessidade de que
aprovações fossem disparadas, a utilização do SharePoint Designer para
construção de um workflow seria algo além do necessário. E foi então que o Flow
entrou em ação...
O Microsoft Flow (https://flow.microsoft.com/pt-br/)
é uma poderosa plataforma de automação, que permite aos usuários a criação de
fluxos de trabalho automatizados entre seus aplicativos e serviços, de modo a
garantir o recebimento de notificações e ações em geral (como sincronização de
arquivos, coleta de dados e etc.).
O Flow é uma plataforma que está disponível
para diferentes planos da suíte do Office 365, e pode ser inclusive utilizado
de maneira gratuita (para maiores informações sobre as versões do Flow, visite
este link: https://us.flow.microsoft.com/pt-br/pricing/).
Como possui uma série de modelos e conectores que permitem aos usuários executar
inúmeras ações de comunicação entre diferentes aplicativos, o Flow pode ser
utilizado no contexto do Project Online (como será discutido neste post) como
também em inúmeras outras situações e necessidades de negócio. Vale a pena dar
uma olhada na galeria de modelos disponíveis: https://flow.microsoft.com/pt-br/templates/
Criando um flow
Uma das opções disponíveis é “Receive an email when a new Project is created in Project Server Online”. Selecione esta opção e você será direcionado à página seguinte, onde você precisará informar as suas credenciais no Project Online:
Após inserir suas credenciais, você precisará conceder permissão para que o Flow possa ler algumas informações do Project Online:
Os passos seguintes são simples e intuitivos. Primeiro, você deverá informar qual o nome da instância do Project Online à qual deseja se conectar, assim como o endereço de email para o qual as mensagens devem ser enviadas. Já no corpo do email você poderá determinar quais as propriedades que deseja utilizar quando cada notificação for enviada:
Uma vez criado o Flow, você poderá publicá-lo. Então, a cada novo projeto criado, as notificações serão enviadas automaticamente para os destinatários informados:
Mamão com açúcar, não é? 😊
Nos próximos posts vou procurar
explorar um pouco mais da integração entre os recursos do Office 365 e o
trabalho que executamos no nosso dia-a-dia de gerenciamento de projetos.
