Microsoft Ignite 2018: Anúncios e Visão de Futuro para o Project

Olá pessoal,

Durante esta semana (24 a 28 de Setembro de 2018) está acontecendo em Orlando o Microsoft Ignite, uma das maiores conferências para profissionais de TI. O Ignite é um evento muito importante para a comunidade técnica, pois é durante o evento que importantes anúncios são realizados sobre o futuro das diferentes plataformas e ecosistemas suportados pela Microsoft.

Com relação ao nosso querido e estimado Project, anúncios importantes foram feitos, e vamos então discuti-los aqui.

Modern Work Management

A visão de futuro da Microsoft está direcionando a família Project numa direção em que a plataforma seja mais colaborativa, fácil de utilizar e integrada às demais plataformas (como Power Apps, Flow, Teams, Planner e etc.). Nesse sentido, o conceito de Modern Work Management está sendo disseminado e associado ao Project. Em geral, esse conceito vai de encontro à simplificação da experiência de navegação e utilização dos recursos e funcionalidades pelos usuários. Tudo começa pela nova funcionalidade chamada ‘Project Home’, que tem como objetivo prover visibilidade e fácil acesso aos projetos com os quais estamos trabalhando – disponibilizando e agrupando tudo em um único local.

Project Home é uma funcionalidade que já está disponível para os usuários, sobre a qual eu falei um pouco mais nesse vídeo no meu canal do YouTube:

Roadmap

Roadmap (com previsão de lançamento para o início de 2019) é uma plataforma visual que irá permitir que os usuários visualizem seus projetos em uma visão de linha do tempo, garantindo visibilidade integral sobre todo o trabalho que está sendo realizado. O conceito é que cada iniciativa (projeto) seja visualizada em uma linha – em conjunto com outras informações relevantes, como tarefas e marcos. O Roadmap irá permitir a inclusão de diferentes tipos de cargas de trabalho, oriundas de diferentes origens como Project Online, Planner, Azure DevOps (VSTS) e também do novo serviço anunciado pela Microsoft, chamado de ‘Project Service’.

Nas imagens abaixo, que foram originalmente postadas no blog do meu amigo MVP Paul Mather (https://pwmather.wordpress.com), dá pra ter uma ideia preliminar de como será o Roadmap:

Créditos da imagem: Paul Mather - https://pwmather.wordpress.com/2018/09/24/microsoft-project-the-future-ignite-ppm-pmot-workmanagement-projectonline-projectmanagement/

Créditos da imagem: Paul Mather - https://pwmather.wordpress.com/2018/09/24/microsoft-project-the-future-ignite-ppm-pmot-workmanagement-projectonline-projectmanagement/

Project Service

O último anúncio é aquele que vai causar mais impacto, e que promete chacoalhar a maneira com a qual trabalhamos com o Microsoft Project. O Project Service (ou simplesmente Project) é um novo serviço desenvolvido do zero, sem nenhuma relação com a arquitetura atualmente utilizada no Project Online. Ele promete ser um serviço que irá aliar a flexibilidade com simplicidade de utilização, com mudanças significativas em relação à maneira com a qual trabalhamos atualmente no Project Online.

Por exemplo, os conceitos de criação de equipes nos projetos, check-in, check-out e publicação devem deixar de existir. Outra mudança significativa é que o Project Service deve também permitir a co-autoria em cronogramas – um minuto, você prestou atenção nisso? Exatamente, múltiplos gerentes de projeto atualizando seus cronogramas ao mesmo tempo! Wow!!!

Na imagem abaixo, também retirada do site do Paul, dá pra ter uma idea de como a atribuição de recursos irá funcionar:

Créditos da imagem: Paul Mather - https://pwmather.wordpress.com/2018/09/24/microsoft-project-the-future-ignite-ppm-pmot-workmanagement-projectonline-projectmanagement/

O Project Service foi construído com base no MicrosoftCommon Data Services (CDS), o que irá possibilitar uma fácil integração com outras plataformas, como SharePoint, PowerApps, Power BI, Flow, Office 365 e Dynamics 365.

Em geral, com o lançamento do Project Service (previsto para 2019), as empresas poderão continuar trabalhando com o Project Online, mas em algum momento uma transição terá de ser feita para que novos projetos sejam criados e gerenciados no novo serviço – ou seja, aparentemente o Project Online deve ser descontinuado no médio/longo prazo.

Considerações e links complementares

Não há dúvidas de que os anúncios realizados durante o Ignite (principalmente o Project Service) irão causar uma mudança significativa na maneira como as empresas e as pessoas gerenciam seus projetos, iniciativas e cargas de trabalho. Para ajudar nessa transição, a Microsoft está se comprometendo a prover todo o suporte, acompanhamento e ferramentas necesssárias, tanto para empresas que desejam migrar completamente suas informações do Project Online para o Project Service assim como para aquelas que pretendem realizar a transição em pararelo – gerenciando os projetos atuais no Project Online até o seu encerramento e iniciando os novos projetos no Project Service.

Para ajudar as pessoas e organizações a entender melhor o que toda essa mudança significa, e o que podemos esperar disso tudo, a Microsoft disponibilizou alguns comunicados oficiais que possuem informações complementares. Se você está interessado em saber mais sobre a direção que a família Project vai tomar – e como isso vai afetar a sua organização – então é imperativo que você leia os comunicados:

A new vision for modern work managament with Microsoft Project (by Jared Spataro)

A letter to our Microsoft Project community (by Howard Crow)

Q and A on the Future Vision of Project (by Howard Crow)

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Por enquanto é isso pessoal. Vou ficar atento às novidades e, na medida em que elas forem sendo publicadas, eu compartilho por aqui. Pelo visto, haverá muito trabalho pela frente 😊

E você, o que achou das novidades?

Customizando as permissões para os Gerentes de Projeto

Olá pessoal –

Na medida em que as empresas que adotam o Microsoft PPM (Project Online ou Project Server) vão aumentando o seu nível de maturidade na utilização da plataforma, é comum que novas customizações sejam necessárias para refinar as permissões e aumentar os níveis de segurança, governança e conformidade do ambiente como um todo.

Uma dessas customizações pode ser realizada nas permissões de segurança dos gerentes de projeto: via de regra, os gerentes de projeto são usuários do Microsoft PPM que irão receber permissões para criar e gerenciar projetos, atribuindo recursos às tarefas e controlando o desempenho e a evolução dos cronogramas. Por padrão (e considerando o modo de permissão do Project), os membros do grupo de segurança Gerentes de Projeto do Microsoft PPM também podem executar três ações que nem sempre são desejadas:

- Excluir projeto: a configuração nativa do Project Online e Project Server permite que os Gerentes de Projeto possam excluir os projetos dos quais sejam proprietários

- Salvar Linha de Base Protegida: em empresas com um bom nível de maturidade e que tenham processos de governança bem definidos, nem sempre os gerentes de projeto possuem permissões para salvar a Linha de Base. Em geral, esta é uma atividade atribuída a um grupo com maior autoridade na organização, como por exemplo os membros do escritório de projetos (PMO)

- Salvar Modelo de Projeto: os modelos de projeto são cronogramas padrão, normalmente desenvolvidos pela equipe do PMO e que representam o conjunto de atividades comuns normalmente incluídas em projetos da organização. Uma vez salvos, os modelos de projeto poderão ser utilizados por todos os gerentes de projeto quando da iniciação de um novo projeto

Faz sentido pra você restringir as ações acima? Imagine o tamanho do estrago caso um gerente de projetos exclua inadvertidamente um projeto importante do ambiente; ou então alguém que deseje salvar uma nova Linha de Base sem que haja uma mudança formalmente aprovada no processo de gerenciamento de mudanças; ou então talvez haja um cenário no qual alguém queira criar um novo cronograma modelo para utilizá-lo em seus projetos futuros, porém sem antes passar pelos processos de conformidade estabelecidos pelo Escritório de Projetos...

Como um gerente de projetos pode excluir um projeto?

Muita gente que utiliza o Microsoft PPM desconhece esta opção, mas um gerente de projetos pode excluir um projeto ao acessá-lo via Project Professional. Logo após se conectar à instância do Microsoft PPM, basta clicar com o botão direito do mouse no projeto desejado e a opção de exclusão será exibida:

Restringindo permissões

Para restringir as permissões, a minha preferência é sempre por criar um novo grupo de segurança e então customizá-lo de acordo com as necessidades. Deste modo, preservamos o grupo padrão (neste caso, o grupo Gerentes de Projeto), mantendo-o sem alterações – de modo que o novo grupo personalizado possa ser modificado inúmeras vezes sem que se perca as configurações e permissões nativas da plataforma PPM.

Para criar um novo grupo de segurança, certifique-se que seu ambiente esteja no modo de permissão do Project. Em seguida, clique Configurações do PWA > Gerenciar Grupos. Na janela Gerenciar Grupos, clique em Novo Grupo:

Você deverá então determinar o nome do novo grupo, e poderá também inserir uma descrição. Neste exemplo, irei chamar o grupo de # Líderes de Projeto, conforme exemplo abaixo:

Em seguida você deverá determinar quais as Categorias de segurança que estarão associadas ao grupo. Por padrão, no Microsoft PPM o grupo Gerentes de Projeto está associado à Categoria Meus Projetos, representando o que o usuário poderá fazer com os projetos nos quais ele for o proprietário. Adicione a categoria Meus Projetos à área Categorias Selecionadas. Em seguida seria necessário determinar as permissões dinâmicas que devem ser aplicadas à categoria selecionada no contexto do grupo atual. Como não é fácil saber exatamente quais são as permissões que um gerente de projetos deve possuir, você poderá definir as permissões com base em um modelo pré-existente. Para isso, basta selecionar a categoria adicionada recentemente e então selecionar o modelo Gerente de projeto em Definir Permissões com Modelo:

Uma vez aplicadas as permissões com base no modelo, você poderá remover aquelas que não serão concedidas aos membros do grupo recém criado. No nosso exemplo, irei desmarcar as permissões Excluir Projeto e Salvar Linha de Base Protegida:

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Neste ponto é importante compartilhar duas informações complementares:

1) Para desabilitar uma permissão no Microsoft PPM, simplesmente desmarque a opção desejada. Caso você clique em Negar, a permissão será negada a todos os usuários do grupo de maneira definitiva, independentemente de o usuário possuir a permissão ativa em outros grupos nos quais for um membro

2) As Linhas de Base Protegidas são as Linhas de Base numeradas de 1 a 5, enquanto as Linhas de Base desprotegidas são numeradas de 6 a 10. Como eu havia comentado anteriormente, em algumas organizações o salvamento da Linha de Base é restrito apenas aos membros do Escritório de Projetos (PMO), então uma abordagem que pode ser adotada é permitir que os Gerentes de Projeto salvem as informações de planejamento nas Linhas de Base de 6 a 10, de modo que o projeto possa ser submetido à revisão final do PMO antes de ser movido para a fase de execução. Então, caso o planejamento tenha sido aprovado, os membros do PMO podem copiar os dados das Linhas de Base desprotegidas para a Linha de Base 0 (e assim sucessivamente), registrando então aquilo que foi acordado no plano original.

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Em seguida, você deverá navegar à parte inferior da janela, até encontrar as Permissões Globais. As permissões globais representam os recursos e funcionalidades que os membros de um determinado grupo possuem, independente das categorias de segurança as quais o grupo está associado. Ao encontrar as Permissões Globais, repita o passo anterior e defina as permissões com base no modelo Gerente de projeto:

Desta maneira você poderá garantir que os gerentes de projeto na sua organização possam salvar linhas de base desprotegidas (de 6 a 10), assim como restringir suas permissões para salvar modelos de projeto:

Clique em Salvar para concluir as configurações do novo grupo.

Resultados

Uma vez configurado o grupo, você deverá incluir os usuários que irão herdar as suas permissões. Ao tentar repetir a ação de exclusão de um determinado projeto, os membros deste grupo serão notificados de que esta ação não é permitida:

Do mesmo modo, caso tentem salvar uma Linha de Base protegida (de 0 a 5), também serão impedidos pela plataforma:

Caso você queira ler com calma, a versão digital desse post está disponível para download.

Um abraço e até o próximo post!