Olá pessoal –
Muitos gerentes de projeto que
utilizam o Microsoft Project acabam não seguindo as boas práticas de utilização
do software – as vezes por desconhecimento, as vezes por negligência – o que
pode gerar resultados diferentes daqueles esperados para o cronograma, podendo
inclusive comprometer o planejamento, a execução e a monitoria e controle do
empreendimento.
Uma das ações mais comuns dos
gerentes de projeto com os quais trabalho no meu dia-a-dia é a de atribuir
recursos à tarefas resumo (as tarefas resumo são aquelas
que representam um grupo comum de tarefas do projeto, normalmente representando
uma fase do projeto). O argumento utilizado, na maioria dos casos, é o
seguinte: “o recurso fulano será
responsável por toda essa fase do projeto, logo, vou atribuí-lo à fase (tarefa
resumo) ao invés de atribuí-lo a cada tarefa individualmente, o que seria muito
trabalhoso”.
Esta é, definitivamente, uma prática
não recomendada ao se trabalhar com o Microsoft Project. E como sempre procuro
explicar com exemplos práticos os motivos de não recomendar que se trabalhe no
software dessa maneira, resolvi escrever este post pois assim podemos ajudar um
maior número de pessoas e também pra já ter tudo documento nos casos futuros 😊.
Abaixo vou listar os principais
motivos para que se evite a atribuição de recursos à tarefas resumo.
Problema #001 – superalocação, atribuições duplicadas
e cálculo de esforço incorreto
1 - Cálculo incorreto do montante de
horas de trabalho (esforço) requerido ao recurso
2 - Problemas de superalocação e
duplicidade de trabalho caso o recurso também esteja atribuído às subtarefas
Já no segundo cenário, caso o recurso também seja atribuído às sub-tarefas, o montante de esforço será calculado em duplicidade. Perceba que o trabalho esperado para o projeto já não é mais de 72 horas (a soma das 3 sub-tarefas), mas sim de 96 horas. Além disso, uma vez que há atribuições em duplicidade, o recurso também passa a ser apresentado como superalocado, pois o total de esforço de suas atribuições será superior à sua capacidade diária de trabalho:
Apenas para
contextualizar melhor, em ambos os casos estou utilizando um modo de exibição
combinado, ou seja, uma janela dividida com os modos de exibição Gráfico de
Gantt e Uso dos Recursos.
Problema #002 – reporte de progresso
Outro problema recorrente da atribuição de recursos à tarefas resumo se dá quando é necessário reportar o progresso das tarefas. Por padrão, o comportamento das tarefas resumo no Microsoft Project é o de absorver e consolidar o montante de progresso reportado nas suas sub-tarefas. Nesse sentido, caso o reporte de progresso seja realizado nas sub-tarefas, o percentual concluído da tarefa resumo será calculado automaticamente pelo software:
Da mesma maneira, ao reportar progresso na tarefa resumo, as sub-tarefas serão impactadas automaticamente, mesmo que essa não seja a intenção:
Problema #003 – modelos de cronograma
Se você utiliza uma plataforma
unificada de gerenciamento de projetos como o Microsoft PPM (Project Server ou
Project Online), você não poderá iniciar novos projetos que tenham como modelo
um cronograma com recursos atribuídos à tarefas resumo. Ao iniciar a criação de
um novo projeto, a plataforma bloqueia o processo e uma mensagem de erro é
apresentada, de modo que não é possível concluir a ação.
Conclusão
Para finalizar este post e reforçar
a ideia de que nunca devemos atribuir recursos à tarefas resumo, para além dos
argumentos citados anteriormente, acredito que valha a pena fazer uma pequena
reflexão: em um projeto, as pessoas (recursos) são responsáveis pela execução
de atividades (tarefas) que, juntas, formam um determinado pacote de trabalho (normalmente
representada em uma tarefa resumo). Nesse sentido, um recurso nunca será, na
prática, responsável por uma “fase” do projeto: ao contrário, ele irá executar
ações coordenadas para que as entregas daquela fase sejam realizadas.
Portanto, se você ainda faz parte do
time dos gerentes de projeto que atribuem recursos à tarefas resumo, chegou a
hora de mudar de lado.
Como já é de praxe, neste link você poderá fazer o download deste post.