Nunca atribua recursos à tarefas resumo

Olá pessoal –

Muitos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project acabam não seguindo as boas práticas de utilização do software – as vezes por desconhecimento, as vezes por negligência – o que pode gerar resultados diferentes daqueles esperados para o cronograma, podendo inclusive comprometer o planejamento, a execução e a monitoria e controle do empreendimento.

Uma das ações mais comuns dos gerentes de projeto com os quais trabalho no meu dia-a-dia é a de atribuir recursos à tarefas resumo (as tarefas resumo são aquelas que representam um grupo comum de tarefas do projeto, normalmente representando uma fase do projeto). O argumento utilizado, na maioria dos casos, é o seguinte: “o recurso fulano será responsável por toda essa fase do projeto, logo, vou atribuí-lo à fase (tarefa resumo) ao invés de atribuí-lo a cada tarefa individualmente, o que seria muito trabalhoso”.

Esta é, definitivamente, uma prática não recomendada ao se trabalhar com o Microsoft Project. E como sempre procuro explicar com exemplos práticos os motivos de não recomendar que se trabalhe no software dessa maneira, resolvi escrever este post pois assim podemos ajudar um maior número de pessoas e também pra já ter tudo documento nos casos futuros 😊.

Abaixo vou listar os principais motivos para que se evite a atribuição de recursos à tarefas resumo.

Problema #001 – superalocação, atribuições duplicadas e cálculo de esforço incorreto

Ao atribuir recursos à tarefas resumo, o MS Project poderá acabar apresentado resultados divergentes no que se refere ao montante de trabalho (esforço) requerido ao recurso ao longo do projeto. Além disso, outros problemas também podem acontecer, a depender de como as atribuições são configuradas. Os problemas mais comuns são:

1 - Cálculo incorreto do montante de horas de trabalho (esforço) requerido ao recurso

2 - Problemas de superalocação e duplicidade de trabalho caso o recurso também esteja atribuído às subtarefas

Veja o exemplo abaixo, referente ao primeiro cenário. Ao atribuir o recurso apenas à tarefa resumo, o cálculo do trabalho apresenta um valor incorreto (enquanto o montante total de esforço do recurso é de 24 horas, o trabalho total esperado para as 3 sub-tarefas do projeto é de 72 horas):

Já no segundo cenário, caso o recurso também seja atribuído às sub-tarefas, o montante de esforço será calculado em duplicidade. Perceba que o trabalho esperado para o projeto já não é mais de 72 horas (a soma das 3 sub-tarefas), mas sim de 96 horas. Além disso, uma vez que há atribuições em duplicidade, o recurso também passa a ser apresentado como superalocado, pois o total de esforço de suas atribuições será superior à sua capacidade diária de trabalho:

Apenas para contextualizar melhor, em ambos os casos estou utilizando um modo de exibição combinado, ou seja, uma janela dividida com os modos de exibição Gráfico de Gantt e Uso dos Recursos.

            

Problema #002 – reporte de progresso

Outro problema recorrente da atribuição de recursos à tarefas resumo se dá quando é necessário reportar o progresso das tarefas. Por padrão, o comportamento das tarefas resumo no Microsoft Project é o de absorver e consolidar o montante de progresso reportado nas suas sub-tarefas. Nesse sentido, caso o reporte de progresso seja realizado nas sub-tarefas, o percentual concluído da tarefa resumo será calculado automaticamente pelo software:

Da mesma maneira, ao reportar progresso na tarefa resumo, as sub-tarefas serão impactadas automaticamente, mesmo que essa não seja a intenção:

Problema #003 – modelos de cronograma

Se você utiliza uma plataforma unificada de gerenciamento de projetos como o Microsoft PPM (Project Server ou Project Online), você não poderá iniciar novos projetos que tenham como modelo um cronograma com recursos atribuídos à tarefas resumo. Ao iniciar a criação de um novo projeto, a plataforma bloqueia o processo e uma mensagem de erro é apresentada, de modo que não é possível concluir a ação.

Conclusão

Para finalizar este post e reforçar a ideia de que nunca devemos atribuir recursos à tarefas resumo, para além dos argumentos citados anteriormente, acredito que valha a pena fazer uma pequena reflexão: em um projeto, as pessoas (recursos) são responsáveis pela execução de atividades (tarefas) que, juntas, formam um determinado pacote de trabalho (normalmente representada em uma tarefa resumo). Nesse sentido, um recurso nunca será, na prática, responsável por uma “fase” do projeto: ao contrário, ele irá executar ações coordenadas para que as entregas daquela fase sejam realizadas.

Portanto, se você ainda faz parte do time dos gerentes de projeto que atribuem recursos à tarefas resumo, chegou a hora de mudar de lado.

Como já é de praxe, neste link você poderá fazer o download deste post. 

Um forte abraço e até o próximo post!