Importando cronogramas para o Project Online

Olá pessoal –

Uma situação muito comum nas empresas que implantam o Project Online como plataforma de PPM para suportar seu processo de gerenciamento de projetos é a necessidade de importar para o ambiente seus cronogramas em execução, que na maioria das vezes estão sendo gerenciados individualmente no Project Professional. Com base nessa necessidade, este post irá explorar o ‘Assistente de Importação’, recurso que pode ajudar os gerentes de projeto no processo de importação de seus cronogramas para o Project Online.

Após conectar o Project Professional ao Project Online você poderá salvar o seu cronograma local na plataforma PPM. Para isso clique em Arquivo > Salvar como, selecionando a opção Usar Assistente de Importação:

O assistente de importação é um guia que irá prestar auxílio na identificação e resolução de eventuais problemas e inconsistências existentes no cronograma, em virtude da necessidade de padronização deste em relação às configurações realizadas no Project Online. Essas inconsistências podem acontecer em razão de divergência nos nomes dos recursos, utilização no cronograma de calendários locais desconhecidos pelo Project Online, mapeamento de campos personalizados, entre outros.

Etapa 1: mapeamento de recursos

Ao optar pela utilização do assistente de importação, um Wizard contendo 5 etapas será exibido na barra lateral esquerda do Microsoft Project. A etapa 1 consiste em mapear os recursos locais para que seja possível associá-los a recursos corporativos, quando aplicável:

Veja o exemplo abaixo... a maior parte dos recursos locais existentes no cronograma foi mapeada automaticamente para o recurso da empresa correspondente (considerando que os recursos corporativos tenham sido cadastrados previamente no Project Online). O mapeamento automático acontece porque a plataforma verifica os nomes dos recursos locais e então efetua a comparação com os recursos da empresa: caso os nomes sejam idênticos, a sugestão de mapeamento é apresentada; caso o assistente de importação não encontre o nome correspondente dentro da lista de recursos corporativos, os recursos serão mantidos como locais até que se opte por efetuar o mapeamento manual:

Assim, para os recursos locais que não encontrarem um correspondente no diretório de recursos corporativos, você poderá realizar o mapeamento manual (especialmente caso algum recurso local possua o nome diferente em comparação à relação existente no diretório de recursos corporativos):

Uma vez resolvidos os conflitos e mapementos, continue para a etapa 2.

Etapa 2: importar recursos

Após resolver os problemas de mapeamento dos recursos locais, convertendo-os em recursos corporativos (quando aplicável), você deverá determinar quais recursos locais devem ser adicionados ao Project Online. Recursos locais são aqueles que não existem no diretório de recursos da empresa, ou seja, não são recursos corporativos de fato mas precisam ser mantidos no cronograma. Particularmente, não sou favorável à utilização de recursos locais no Project Online, e sempre procuro orientar meus clientes a não utilizar esta abordagem (este será assunto para outro post). Entretando, entendo que existem situações que requerem a aplicação desta abordagem e, como se trata de uma situação suportada pela plataforma, vamos considerá-la no post.

Perceba que na etapa 2 o assistente de importação irá validar se existem erros associados à importação de recursos locais – como calendários específicos associados a esses recursos:

Não havendo erros na validação da importação dos recursos locais, continue para a etapa 3.

Etapa 3: mapeamento de campos personalizados

Caso seu cronograma possua campos personalizados associados às tarefas que tenham de ser mapeados à campos personalizados criados pela sua empresa no Project Online, este será o momento de efetuar o mapeamento:

Uma vez realizada a ação, você poderá avançar à etapa 4.

Etapa 4: confirmar e validar erros nas tarefas

Na etapa 4 o assistente de importação tentará encontrar possíveis erros e inconsistências nas tarefas do cronograma. Por exemplo, seu cronograma pode conter um calendário personalizado associado a uma tarefa que não é válido no contexto do Project Online, conforme exemplo abaixo (onde a tarefa possui um calendário chamado ‘Weekend’):

Se este for o caso, você poderá utilizar a coluna Calendário da tarefa para realizar os ajustes e atribuir os calendários disponíveis no seu ambiente à tarefa:

Etapa 5: salvar o cronograma no project online

Após finalizar todas as etapas de validação e correções, você poderá salvar o cronograma no Project Online clicando em Salvar:

A caixa de diálogo Salvar no Project Web App será aberta, e você poderá então preencher as informações do projeto conforme o processo em vigor na organização:

Durante o processo de salvamento, o assistente de importação poderá validar mais uma vez os recursos locais, comparando-os aos recursos corporativos e sugerindo sua substituição. Nos casos aplicáveis, clique Sim (ou Sim para tudo):

É importante perceber que os recursos locais que não forem mapeados como recursos corporativos continuarão disponíveis no cronograma, com suas respectivas tarefas:

Por fim, você deverá publicar o projeto para compartilhar suas informações com os demais interessados. Neste momento, a depender das configurações do ambiente, você poderá criar um site para o projeto (por se tratar da primeira publicação):

ações complementares

Após publicar o seu cronograma no Project Online, você terá de executar algumas ações adicionais que irão complementar o trabalho. Por padrão, quando um projeto é importado para o Project Online através do assistente de importação do Microsoft Project, ele é associado ao tipo de projeto padrão. A depender dos tipos de projeto utilizados na sua empresa, será necessário que você converse com um administrador do Project Online para que ele o ajude a alterar o tipo de projeto, de modo a associá-lo à categoria adequada.

Quando isso acontecer, a depender da configuração do ciclo de vida dos projeto em vigor na organização, você poderá ser solicitado a mover o projeto ao longo das fases e estágios associados ao tipo de projeto escolhido:

Certifique-se de conversar com a equipe de PMO, com os administradores do Project Online ou então com os responsáveis pela plataforma na sua organização para entender melhor o ciclo de vida que os projetos devem seguir.