Adicionando a Data de Status nos relatórios

Olá pessoal –

Um post bastante famoso aqui do blog é um que falo sobre o conjunto de relatórios personalizados para o Microsoft Project que eu construí e disponibilizei de forma gratuita para os usuários do software. Até hoje, os arquivos com os relatórios foram baixados 2.472 vezes (!), um número que eu jamais imaginei que pudesse alcançar. No meu canal no YouTube eu também falei sobre como construir os relatórios do zero, para os casos nos quais o conjunto que eu havia disponibilizado não atender necessidades específicas.

Recentemente recebi um e-mail de uma pessoa que havia feito o download e estava usando os relatórios. A pessoa havia comentado que o Project era um software fundamental na empresa, e que eles sempre utilizavam a Data de Status para atualizar os cronogramas. Porém, havia um problema: o time do PMO havia realizado algumas modificações nos relatórios, e identificaram que o campo contendo a Data de Status não estava disponível para ser inserida nos relatórios 😕

Poxa Microsoft, que bola fora! Deixar de fora dos campos disponíveis para os relatórios uma informação tão importante? Mas acontece que, como somos todos inconformados, fomos lá tentar resolver o problema 😁

É interessante perceber que, ao acessar a área de relatórios e expandir a seção de Datas, várias informações estão disponíveis – como por exemplo a Data Limite, Data de Restrição, e as datas de Início e Término dos sprints – mas a bendita da Data de Status não está lá.

Então, para dar um jeito nessa situação, temos que criar um campo personalizado do tipo Data que seja uma réplica da Data de Status. O passo-a-passo:

1. Clicar em Projeto > Campos Personalizados > selecionar o tipo Data
2. Selecionar o primeiro campo de data disponível e clicar em Renomear. Eu renomeei o meu campo para Data Status, mas você pode ficar à vontade para renomear o campo de acordo com a sua necessidade
3. Em seguida, clicar em Fórmula. Na caixa de diálogo, clicar em Campo > Projeto > Data > Data de Status

4. Em Cálculo das linhas de resumo de tarefa e de grupo selecionar Usar Fórmula

Em seguida você deve garantir que a Data de Status está definida para o seu projeto. Ao retornar ao seu relatório personalizado, expanda a visualização da Lista de Campos e então a subseção Data. Em Personalizado você deverá encontrar o campo que acabou de ser criado, e então poderá adicioná-lo ao relatório:

Problema resolvido:

🚀🚀🚀

Novidades no Project for the web

Olá pessoal –

Aproveitando um pouco de tempo livre para tirar a poeira aqui no blog. Infelizmente não tenho mantido a regularidade de postagens como gostaria, pois acabei direcionando o trabalho mais para o meu canal no YouTube – porém, prometo que irei retomar as postagens com mais frequência.

Hoje quero aproveitar para compartilhar alguns anúncios realizados recentemente pela Microsoft, no que se refere ao Project for the web. O Project for the web é uma versão completamente renovada do Microsoft Project, baseado no Power Platform (eu falei em detalhes sobre o Project for the web nesse post e também nesse vídeo).

#1: Licenciamento

Pois bem, o que acontece é que, desde sempre, o assunto licenciamento tem sido um problema frequente para as organizações que utilizam a solução PPM (Project Server e Project Online). Como existem diferentes perfis que utilizam a plataforma (Administradores, Executivos, Gerentes de Portfólio, Gerentes de Projeto e etc.), a Microsoft dividiu o licenciamento (do Project Online) em três tipos: Project Online Premium (agora chamado de P5), Project Online Professional (agora P3) e Project Online Essentials (agora P1). Mesmo com essa divisão do licenciamento, alguns cenários ainda ficaram descobertos: o que fazer com os usuários que desejam apenas visualizar as informações dos projetos, sem necessariamente realizar interação com os cronogramas? E os gerentes e/ou executivos que precisam ter visibilidade de datas importantes do portfólio, mas que não irão atuar na manipulação dos dados?

Para resolver esse problema a Microsoft anunciou, agora no mês de Abril/2020, que usuários com licenças do Office 365 terão acesso de leitura ao Project for the web e ao Roadmap. Isso significa que algumas licenças do Office 365 com maior nível (as licenças E5) irão conceder permissão para que os usuários possam visualizar informações dos projetos do Project for the web e também dos roteiros do Roadmap que forem compartilhados com eles.

Essa é uma excelente notícia para as organizações que desejam ter mais flexibilidade na colaboração entre as diferentes equipes que participam dos projetos, sem necessariamente ter que aumentar o valor do investimento em licenciamento.

#2: Filtros de tarefas

Outra novidade do Project for the web é que agora a plataforma irá permitir que filtros sejam realizados nas tarefas do cronograma através de uma pesquisa simples, usando o nome das tarefas como referência. Agora, ao abrir o cronograma de um projeto no Project for the web, os usuários passarão a visualizar a opção de Filtros na parte superior direita da janela, o que permitirá filtrar as tarefas através de uma digitação simples:

Aqui ainda vale ressaltar que, infelizmente, a opção de filtro só está disponível na visão Tabela. As áreas de Quadro e Linha do Tempo ainda não disponibilizam a opção de filtrar as tarefas.

#3: Copiar projetos

A terceira novidade planejada pela Microsoft trata-se da possibilidade de copiar projetos existentes quando da criação de um novo projeto, permitindo assim que os usuários não iniciem seus novos projetos do zero. Esse é um tópico muito importante para garantir certo grau de conformidade e padronização às organizações que desejam utilizar (ou que já estejam utilizando) o Project for the web, principalmente se considerarmos que no Project Online já podemos fazer isso através da utilização de modelos.

Bem pessoal, por hoje é isso.

Uma coisa que seria interessante saber é quem aqui já está utilizando o Project for the web: o que estão achando? Quais as sugestões de melhorias que poderiam ser desenvolvidas na plataforma?

Um grande abraço!